Actividad 2

SISTEMA INFORMÁTICO PARA EL MANEJO INTEGRAL DE LA CONTABILIDAD DE ESTABLECIMIENTOS COMERCIALES – CONEC

ELABORADO POR:

JOHN JHERZON SIABATO RIAÑO

 JOHN JAIRO PALMA GARCÍA

 MIGUEL ÁNGEL ARÉVALO CONTRERAS

OSWALDO GUILLERMO SAUMETT SUAREZ.

PRESENTADO A:

ING. LIESEL GISELA CLAVIJO VARGAS

TECNOLOGÍA EN ANÁLISIS Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

SERVICIO NACIONAL DE PARENDIZAJE SENA

AGOSTO 30 DE 2015

Contenido

1.        Resumen        

2.        Objetivo General:        

3.        Objetivos específicos:        

4.        Stakeholders:        

5.        Selección de instrumentos:        

6.        Aplicación de los Instrumentos:        

6.1.        Observación directa:        

6.2.        Entrevista        

7.        Conclusiones        

1. Resumen

Para la realización de cualquier proyecto tenemos que tener en cuenta que uno de los principales factores que pueden determinar si este es exitoso o no, es la recolección de la información; ya que de hacer una buena recolección de los requerimientos y necesidades de nuestros clientes depende que nuestro producto cumpla con las expectativas de él.

Por eso tratamos de presentar a continuación de forma clara y concreta los instrumentos para la recolección de información para el desarrollo del “Sistema informático para el manejo integral de la contabilidad de establecimientos comerciales-CONEC”

1. Objetivo General:

• Identificar los procesos, stakeholders y manejo de las funciones realizadas en las tiendas de barrio y/o mini mercados (compra, venta, inventario, consignaciones y transacciones).

1. Objetivos específicos:

• Identificar los stakeholders involucrados en cada proceso.
• Seleccionar las herramientas que para estén caso nos resulten más efectivas a la hora de obtener la información.
• Obtener la mayor cantidad de información posible de cada uno de los procesos teniendo en cuenta los stakeholders involucrados en ellos.
• Ordenar y clasificar la información de acuerdo al área de donde se obtenga, y establecer su posible relación con las otras áreas.

1. Stakeholders:

Stakeholders Internos:

• Propietarios
• Empleados

Stakeholders externos:

• Proveedores
• Clientes
• Acreedores

1.         Selección de instrumentos:

• Observación directa
• Entrevista no estructurada
• Cuestionario

1. Aplicación de los Instrumentos:

Una vez seleccionados los instrumentos que se enumeran en el punto anterior se procede a la aplicación y por ende al registro de la información obtenida en el proceso.

1. Observación directa:

Tomamos a la tienda “Mi barrio” la cual funciona de 6:00am a 9:00pm horario continuo. Está localizada en la Cr 4 # 18-70 Barrio alto del rosario (Girardot-Cund.). Está ubicada en una zona donde atiende cliente desde nivel socioeconómico 1 hasta nivel 3. El portafolio de productos es muy completo vende víveres, granos, abarrotes, frutas, verduras, carnes en general, productos de aseo y productos básicos de papelería. Es atendida por su propietario y dos empleados. Durante esta observación se pueden identificar los siguientes procesos:

• Venta: Es desempeñada por uno de los empleados, al cual se dirige el cliente y este le pide la mercancía que va a llevar. Cuando son varios productos van tomando nota de los precios en una hoja de papel periódico para luego hacer la cuenta total. El cliente entrega su dinero y la persona encargada de recepcionar el pago es el propietario entregando al cliente su respetivo cambio (si es pertinente). No se lleva un registro de cada venta que se hace. No se dan créditos a los clientes. Solo se recibe efectivo.
• Caja : Todos los días inician sus labores con una base en una caja metálica de $200.000 los cuales están divididos así: $100.000 en monedas de todas la denominaciones, $50.000 en billetes de $1.000 y $2.000, y $50.000 en billetes de $10.000. Allí van depositando los dineros de las ventas que se realizan en el día y si sale algún gasto, sea por pago de una factura por pago a un empleado o por otro motivo, sale el dinero de esta caja registrando en un cuaderno la información de este gasto (Fecha, Concepto, Numero de factura y Valor). Al finalizar la jornada se realiza el arqueo de la siguiente manera:

1. Se deja en la caja el valor correspondiente a la base $200.000
2. Se suman los gastos reportados en el cuaderno de gastos
3. El resto de dinero se cuenta, y a este valor se le suma el valor de los gastos, este total se asume como el valor de la venta del día, este valor se apunta en otro cuaderno “Cuaderno de Ventas Diarias” (Fecha, Valor de la venta, efectivo, gastos”

• Compras: El proceso de compra empieza con la visita de los proveedores de las diferentes empresas que les despachan, estos llevan un portafolio de todos sus productos, el propietario que es el encargado de este proceso hace los pedidos sin ningún apunte o algún dato que le ayude a saber que tanto rota un determinado producto. El proveedor le informa la posible fecha de entrega del pedido y el valor de la factura, algunos productos como las leches diarias, panes, arepas se entregan en el instante. Las carnes se piden la noche anterior, llamando al proveedor e indicándole a este que referencias y que tanta mercancía necesitan. Para las frutas y verduras el proceso cambia un poco debido a que el propietario se dirige a la central de acopio (lugar donde llegan los camiones con todos los productos de frutas y verduras para distribuir a la ciudad, un Corabastos acá en Girardot) a eso de las 3:00 am llevando consigo una lista de la mercancía que necesita, para adquirir sus productos. Toda la mercancía que se compra es de contado lo que indica que apenas el proveedor entregue el pedido se debe cancelar la factura, registrándola en el cuaderno de los gastos. La liquidación de la mercancía que es el proceso de saber a como se compró y  a como se va a vender está a cargo del propietario quien renta sus productos con una utilidad del 17%. Los encargados de recibir la mercancía y surtirla son los empleados, quienes tienen que estar pendientes que no salgan averías.
• Inventario: El manejo de inventario no se lleva, solo se tiene en cuenta las averías que hay para que el proveedor haga su respetivo cambio.
• Contabilidad: Al llevar los registros en los cuadernos hace más tediosa la tarea al final de mes ya que deben totalizar los ingresos como los egresos. Cambiaria completamente al llevar los registros en un software ya que solo sería imprimir un reporte.

1. Entrevista

• Propietario: Fue una entrevista de aproximadamente 15 minutos, donde se pudieron sacar las siguientes conclusiones:

• No cuenta en la actualidad con computador, hay toda la intención de adquirir un equipo para montar un punto POS (Computador, impresora, lector de códigos de barra, Datafono)
• Conoce el manejo de un computador
• Ante todo le interesa tener un control sobre la mercancía y sobre el dinero.
• Llevar los datos de compras y ventas.
• Poder hacer comparativos de ventas y compras por días, meses, años
• Determinar si la utilidad con la que está rentando la mercancía es la adecuada.
• Llevar un inventario con cifras exactas que le ayuden al momento de la compra
• Crear una base de datos de sus clientes para futuras tomas de decisiones
• Determinar fácilmente como esta su estados financiero
• Base de datos de los clientes para promociones del establecimiento.

• Empleados: Se reunieron a los dos empleados para realizar la entrevista y se concluyó:

• En ocasiones hay dificultades para vender productos de baja rotación porque no hay un registro para determinar fácilmente el precio de venta.
• Cuando hay clientes que van a hacer un cambio de mercancía no hay un soporte para establecer si efectivamente la mercancía se le vendió a este cliente o no (Una factura).
• Muchas veces hay agotados de mercancía y no se dan cuenta sino hasta cuando llega un cliente pidiendo el producto, lo que ocasiona que se pierda la venta.
• Cuentan con conocimientos para el manejo de un computador

• Clientes: Se entrevistaron varios clientes al azar de los que obtuvimos las siguientes conclusiones:

• Cuando llevan varios productos salen con dudas si les cobraron lo correcto o no ya que no tienen un soporte como una factura, y más cuando los que hacen los mandados son los niños.
• Ocurre que un día le cobran un producto a un precio, y al otro día se lo cobran a otro precio.
• Se encuentran con productos agotados.

• Proveedores: Al indagar a 4 proveedores ellos coincidían en que lo más importante es que tuvieran un registro de los agotados, debido a no contar con un inventario que sirva para determinar que productos esta agotados y si la cantidad que se pide cubre el periodo de post venta.

1. Conclusiones

Teniendo en cuenta la información recolectada en este documento tenemos las bases para poder elaborar un Software que cumpla con las necesidades de la tienda “Mi Barrio”, y llevando siempre la idea que tenemos es de cumplir con los requerimientos que tenga nuestro cliente. Teniendo la ventaja que las personas involucradas en el futuro manejo del software cuentan con conocimientos mínimos en el manejo de un computador lo que se convierte en una ventaja a la hora de capacitación.

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