Analisis y representacion de documentos

ANALISIS Y REPRESENTACION DE DOCUMENTOS

El análisis documental crea métodos y técnicas para analizar documentos, clasificar acervos y facilitar el uso colectivo. Crea esquemas de clasificación de acuerdo a contenidos temáticos. Los principios, métodos y técnicas permite examinar, distinguir y separar las partes de un documento para: categoría a que pertenece, estructura formal y propiedades y significativos de sus contenidos temáticos.

Las categorías de documentos tienen conceptos abstractos que definen propiedades comunes y relaciones generales del documento. Su estudio se basa en la clasificación, modo  de organización y producción de los documentos por modo de tipologías, se describen también por medios de manuales para publicarlos.

La creación de documentos ha sido motivo de estudio de diferentes disciplinas. Para construir y validar un determinado documentos denominados secundarios, los documentos primarios describen a los documentos secundarios. Los documentos secundarios: índices, catálogos y bibliográficas son de tipo de orientador con fines científicos, esta información puede hacer referencia a las colecciones documentales, custodiadas por las bibliotecas, ya que su producción puede ser parcial o general, facilitan la información y acceso a documentos originales.

El estudio y clasificación, su descripción se hace de forma abreviada  se representa en forma univoca y singular que facilita la ubicación de materiales dentro de un acervo y el acceso al mismo, ejemplo: la clasificación que hacen las bibliotecas.

Se crean medios para su localización y adquisición; la operación de la biblioteca está sustentado por: la selección-formación y administración de colecciones de documentos.

Con la automatización y digitalización ha cambiado la estructura, tiende su crecimiento a presentarlos como documentos en línea vía intranet o internet, aunque no existan acuerdos o convenciones para este tipo de documentos, puesto que solo se ha estudiado los impresos pero también documentos en línea y se relacionan o clasifican por sus contenidos temáticos, la tendencia es que la estructuración sea en el lenguaje SGML y esta permanezca. Los sistemas de almacenamiento de información permiten Almacenar, organizar y controlar los documentos con más demanda de usuarios, de modo que pueda ser identificado claramente. Analizar su contenido conceptual, traducirlo a un vocabulario determinado como instrumento de sistema y finalmente almacenarlo en una base de datos.

El ámbito del análisis documental tiene como función es expresar una idea acerca de un medio por medio de palabras, signos y códigos convencionales. Conocer un documento su condición es captarlo en los diferentes matices: forma, manera, estilo, relación de las partes con el todo y relacionar las partes de la doctrina. La representación de un documento implica: integrar lo que sabe de él, comprender sus contenidos y captar su articulación interna, conocer es distinto de saber, la representación de un documento se expresa de diversas formas. Ejemplo resumen, reseña, ficha etc.

Los modos para representar documentos tienen su origen por conceptos inherentes o por reglas regulativas, la representación documental y comunicación. Para facilitar la enseñanza existen diferentes formas de agrupar conocimientos que sirvan a la representación de algunos tipos de documentos con fines específicos como por ejemplo el caso de la catalogación descriptiva. Como parte del análisis de documentos podemos identificar tres niveles o clases de principios para: describir, clasificar, evaluar.

El estudio de las finalidades de la representación documental involucra problemas de significados en cuanto al uso que se le pretenda asignar a la producción de esas representaciones. Podríamos pensar en terrenos de significación en los niveles de comunican entre el emisor y el receptor de información, el primer terreno el sujeto que informa y el que se informa, el segundo terreno no se tiene vinculación con el significado de la información final.

El modo más general consistiría en describir un documento con objeto de identificarlo y diferenciarlo de los demás, pues no está más recordar que la representación de un documento siempre se realiza en función de otras representaciones.  

La descripción de un documento no debe pretender únicamente enumerar datos, sino buscar convertir sus características en elementos productores de información al servicio de la interrogación del público que utilice la representación.

El significado de la descripción formal es secuencia de los conocimientos que se tienen acerca de los elementos que se considera contribuyen para lograr que esta sea relevante. El análisis debe obedecer en una primera instancia a esas formas generales de la representación; por tanto, si para representar documentos es necesario establecer clases para agruparlos. Entonces la primera condición del análisis es determinar si existe una clase dentro de la cual sea factible incluir el material que se pretende analizar y en caso de no existir debe empezarse por determinarla.

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