Aplicaciones y funciones de Excel en ela Administración Empresas Turísticas

Universidad de Oriente

Núcleo Nueva Esparta

Colegio de Hotelería y Turismo

T.S.U. Administración de Empresas Turísticas

APLICACIONES Y USOS QUE SE LE DA A EXCEL EN LA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS TURÍSTICAS

Realizado por:

Samantha Velásquez

C.I. 28.412.100

Sección: 0700

Guatamare, mayo de 2019

A lo largo de la carrera profesional de cualquier persona que se dedique a la gestión empresarial y financiera, es relativamente frecuente que se produzcan cambios de empresas, así como en las aplicaciones de gestión y contabilidad que utiliza en su operativa diaria. Sin embargo, hay una constante, la utilización de Excel aplicado a la gestión administrativa y al diseño y manejo de diferentes modelos financieros, así como al tratamiento de la información generada en el desarrollo de la actividad de la empresa.

El conocimiento y utilización de hojas de cálculo en la administración de una empresa no es pues una opción, es una obligación, tanto a nivel de la gestión administrativa, como a nivel de la dirección administrativa y financiera, ya que su potencia, además de permitir importantes ahorros de tiempo en la manipulación de los datos, permite diseñar de forma rápida informes y gráficos dinámicos de gran utilidad.

Algunos ejemplos de hojas de cálculo en Excel de utilidad para la gestión administrativa y financiera serían los siguientes:

Control de cobros por TPV, se relacionan ene una tabla Excel y se pueden agrupar por bancos, si se utilizan varios TPV de diferentes entidades financieras y/o días, con el uso de filtros, o automáticamente con la utilización de tablas dinámicas. . Estas hojas son de gran utilidad, ya que es frecuente que quien realice el cobro por el TPV no sea la misma persona que el contable que registra el movimiento en la aplicación de contabilidad, facilitando, de esta manera, la comprobación de que el importe abonado en el banco coincide con el sumatorio de las diferentes operaciones del día.

Control de caja,  se genera una hoja de cálculo con los cobros y los pagos, en donde se parte del saldo inicial de la anterior. Cuando se cierra la caja tendremos el saldo que tendría que haber en caja, que podemos contrastarlo con otra hoja en donde realicemos un arqueo de caja en el que solo tengamos que introducir el número de monedas y billetes de cada tipo.

Control de financiaciones, agrupando las financiaciones por líneas y disponibilidad, para lo cual podemos utilizar la combinación de una tabla dinámica con la utilización de fórmulas del tipo SI (FECHA DE VENCIMIENTO < FECHA DE HOY;""; IMPORTE DE LA FINANCIACIÓN), de esta manera solo tendríamos en cuenta las operaciones vivas. Esta hoja de cálculo es muy útil en la gestión de las líneas de COMEX.

Para la elaboración de cuadros de amortización de préstamos a interés fijo o variable, el cálculo de la TAE y el coste del capital, tanto de los recursos ajenos como propios, utilizando para ello las funciones financieras.

Hoja de previsiones de pagos vinculada, a una tabla dinámica donde la actualización de los saldos bancarios indica las necesidades. Si se incluyen los préstamos y se refleja este concepto podemos realizar otra tabla dinámica con las cargas por amortización e intereses totales agrupadas por banco.

Pull bancario, exportando a Excel un balance de sumas y saldos que puede ser fácilmente contrastado con la CIRBE.

Plantilla de Excel, para facilitar la realización del asiento de nóminas y el control de los empleados. Se pueden desglosar los empleados en una tabla, agruparlos en función de los centros de costes para los que trabajen y a partir de ahí generar diferentes informes, entre ellos uno que facilite el registro contable del asiento de nóminas.

Conciliación de mayores, en ocasiones la revisión de determinados mayores presenta cierta complejidad, siendo de gran utilidad la utilización de hojas de cálculo para ir conciliando las operaciones.

La realización de presupuestos, su seguimiento y el análisis de las desviaciones. En su realización son de utilidad determinadas opciones de Excel como: el uso de formularios para la gestión de informes financieros, la automatización de informes, la definición de escenarios, el análisis de tolerancia, la función TRANSPONER y el uso del DESREF en los modelos de cash-flow.

PRINCIPALES FUNCIONES O FÓRMULAS DE EXCEL

Las funciones de hoja de cálculo se clasifican según su funcionalidad. A continuación se indican las 10 funciones más conocidas por los usuarios de Excel

• Fórmula SUMA. Utilizada para agregar los valores de las celdas
• Función SI. Utilizada para devolver un valor si una condición es verdadera y si el otro valor es falso.
• Fórmula  BUSCAR. Función que se usa cuando se necesita buscar en una sola fila o columna y encontrar un valor desde la misma posición en una segunda fila o columna.
• Fórmula CONSULTAR. Se utiliza cuando se necesita encontrar elementos en una tabla o en un rango por filas. Por ejemplo, al buscar los apellidos de un empleado por su número de empleado, o encontrar su número de teléfono mediante la búsqueda de sus apellidos (como en un listín telefónico)
• Fórmula COINCIDIR. Utilizada para buscar un elemento en un rango de celdas y, a continuación, devolver la posición relativa del elemento en el rango. Por ejemplo, si el rango al: a3contienen los valores 5,7 y 38, la fórmula =COINCIDIR (7, al: a3, 0) devuelve el numero 2, porque 7 es el segundo elemento del intervalo.
• Fórmula ELEGIR. Utilizada para seleccionar uno de los 254 valores posibles a partir del rango del argumento índice. Por ejemplo, si valor1 a valor7 son los días de la semana, ELEGIR devuelve uno de los días cuando se usa un número entre 1 y 7 como argumento número índice.  
• Fórmula FECHA . Esta función se usa  para devolver el número de serie secuencial que representa una fecha determinada. Esta función es muy útil en situaciones en las que el año, el mes y el día se proporcionan mediante fórmulas o referencias de celda. Por ejemplo, es posible que tenga una hoja de cálculo con fechas en un formato que Excel no reconoce, como AAAAMMDD.
• Fórmula  SIFECHA. Utilizada para calcular el número de días, meses o años entre dos fechas.
• Fórmula DIAS. Se usa para devolver el número de días entre dos fechas.
• Fórmula ENCONTRAR y ENCONTRARB. Buscan una cadena de texto dentro de una segunda cadena. Devuelven el número de la posición inicial de la primera cadena de texto a partir del primer carácter de la segunda.
• Fórmula INDICE. Utilizada para devolver un valor o la referencia a un valor desde una tabla o rango.

Aunque esto es muy discutible y cada uno puede pensar qué fórmulas Excel le vendrán mejor en función de las necesidades del trabajo que tenga.

Algunas de las funciones principales que podemos encontrar son:

Funciones de información

• Función CELDA. Devuelve información acerca del formato, la ubicación o el contenido de una celda.
• Función TIPO.DE.ERROR. Devuelve un número que corresponde a un tipo de error.
• Función INFO. Devuelve información acerca del entorno operativo en uso.  Nota: Esta función no está disponible en Excel Online.
• Función ESBLANCO. Devuelve VERDADERO si el valor está en blanco.
• Función ESERR. Devuelve VERDADERO si el valor es cualquier valor de error excepto #N/A.
• Función ESERROR. Devuelve VERDADERO si el valor es cualquier valor de error.
• Función ES.PAR. Devuelve VERDADERO si el número es par.
• Función ESFORMULA. Devuelve VERDADERO si existe una referencia a una celda que contiene una fórmula.
• Función ESLOGICO. Devuelve VERDADERO si el valor es un valor lógico.
• Función ESNOD. Devuelve VERDADERO si el valor es el valor de error #N/A
• Función ESNOTEXTO. Devuelve VERDADERO si el valor no es texto.
• Función ESNUMERO. Devuelve VERDADERO si el valor es un número.
• Función ES.IMPAR. Devuelve VERDADERO si el número es impar.
• Función ESREF.  Devuelve VERDADERO si el valor es una referencia.
• Función ESTEXTO. Devuelve VERDADERO si el valor es texto.
• Función N. Devuelve un valor convertido en un número.
• Función NOD. Devuelve el valor de error #N/A.
• Función HOJA. Devuelve el número de la hoja a la que se hace referencia.
• Función HOJAS. Devuelve la cantidad de hojas en una referencia.
• Función TIPO. Devuelve un número que indica el tipo de datos de un valor.

Funciones lógica

• Función Y.  Devuelve VERDADERO di todos sus argumentos son VERDADEROS.
• Función FALSO. Devuelve el valor lógico FALSO.
• Función SI. Especifica una prueba lógica que realizar.
• Función SI.ERROR.  Devuelve un valor que se especifica si una fórmula lo evalúa como un error; de lo contrario, devuelve el resultado de la fórmula.
• Función SI.ND.  Devuelve el valor que se especifica, si la expresión se convierte en #N/A; de lo contrario, devuelve el resultado de la expresión.
• Función SI.CONJUNTO.  Comprueba si se cumplen una o varias condiciones y devuelve un valor que corresponde a la primera condición TRUE.
• Función NO. Invierte el valor lógico del argumento.
• Función O. Devuelve VERDADERO si cualquier argumento es VERDADERO.
• Función CAMBIAR. Evalúa una expresión comparándola con una lista de valores y devuelve el resultado correspondiente al primer valor coincidente. Si no hay ninguna coincidencia, puede devolverse un valor predeterminado opcional.
• Función VERDAD.  Devuelve el valor lógico VERDADERO.
• Función XO. Devuelve un O exclusivo lógico de todos los argumentos. 

Funciones matemática y trigonométrica

• Función ABS. Devuelve el valor absoluto de un número.
• Función ACOS. Devuelve el arco coseno de un número
• Función ACOSH. Devuelve el coseno hiperbólico inverso de un número.

• Función ACOT. Devuelve al arco cotangente de un número.
• Función ACOTH. Devuelve la cotangente hiperbólica inversa de un número.
• Función AGREGAR. Devuelve un agregado en una lista o base de datos
• Función NUMERO.ARABE.  Convierte un número romano en arábigo.
• Función ASENO.  Devuelve el arcoseno de un número.
• Función ASINH.  Devuelve el seno hiperbólico inverso de un número
• Función ATAN. Devuelve la arco tangente de un número.
•  Función ATAN2 . Devuelve la arco tangente de las coordenadas "x" e "y".
• Función ATANH. Devuelve la tangente hiperbólica inversa de un número.
• Función BASE. Convierte un número en una representación de texto con la base dada.
• Función MULTIPLO.SUPERIOR. Redondea un número al entero más próximo o al múltiplo significativo más cercano.
• Función CEILING.MATH. Redondea un número hacia arriba al entero más próximo o al múltiplo significativo más cercano.
• Función MULTIPLO.SUPERIOR.EXACTO. Redondea un número hacia el entero o el múltiplo significativo más próximo. El número se redondea hacia arriba, independientemente de su signo.
• Función COMBINAT.  Devuelve el número de combinaciones para un número determinado de objetos.
• Función COMBINA.  Devuelve la cantidad de combinaciones con repeticiones de una cantidad determinada de elementos.
• Función COS. Devuelve el coseno de un número.
• Función COSH. Devuelve el coseno hiperbólico de un número.
• Función COT. Devuelve la cotangente de un ángulo.
• Función COTH. Devuelve la cotangente hiperbólica de un número
• Función CSC. Devuelve la cosecante de un ángulo.
• Función CSCH. Devuelve la cosecante hiperbólica de un ángulo.
• Función CONV.DECIMAL.  Convierte una representación de texto de un número con una base dada en un número decimal.
• Función GRADOS. Convierte radianes en grados.
• Función REDONDEA.PAR. Redondea un número hasta el entero par más próximo.
• Función EXP.  Devuelve e elevado a la potencia de un número dado
• Función FACT. Devuelve la factorial de un número.
• Función FACT.DOBLE. Devuelve la factorial doble de un número.
• Función MULTIPLO.INFERIOR. Redondea un número hacia abajo, en dirección hacia cero.
• Función MULTIPLO.INFERIOR.MAT. Redondea un número hacia abajo al entero más próximo o al múltiplo significativo más cercano.
• Función MULTIPLO.INFERIOR.EXACTO.  Redondea un número hacia abajo hasta el entero o el múltiplo significativo más cercano. El número se redondea hacia abajo, independientemente de su signo.
• Función M.C.D. Devuelve el máximo común divisor.
• Función ENTERO. Redondea un número hacia abajo hasta el entero más próximo.
• Función ISO.CEILING. Devuelve un número que se redondea hacia arriba al número entero más próximo o al múltiplo significativo más cercano.
• Función M.C.M.  Devuelve el mínimo común múltiplo.
• Función LN. Devuelve el logaritmo natural (neperiano) de un número.
• Función LOG. Devuelve el logaritmo de un número en una base especificada.
• Función LOG10.  Devuelve el logaritmo en base 10 de un número.
• Función MDETERM. Devuelve el determinante matricial de una matriz.
• Función MINVERSA. Devuelve la matriz inversa de una matriz.

Funciones estadística

• Función DESVPROM. Devuelve el promedio de las desviaciones absolutas de la media de los puntos de datos.
• Función PROMEDIO. Devuelve el promedio de sus argumentos.
• Función PROMEDIOA. Devuelve el promedio de sus argumentos, incluidos números, texto y valores lógicos.
• Función PROMEDIO.SI. Devuelve el promedio (media aritmética) de todas las celdas de un rango que cumplen unos criterios determinados
• Función PROMEDIO.SI.CONJUNTO. Devuelve el promedio (media aritmética) de todas las celdas que cumplen múltiples criterios.
• Función DISTR.BETA. Devuelve la función de distribución beta acumulativa.
• Función DISTR.BETA.INV. Devuelve la función inversa de la función de distribución acumulativa de una distribución beta especificada.
• Función DISTR.BINOM.N. Devuelve la probabilidad de una variable aleatoria discreta siguiendo una distribución binomial.
• Función DISTR.BINOM.SERIE. Devuelve la probabilidad de un resultado de prueba siguiendo una distribución binomial.
• Función INV.BINOM. Devuelve el menor valor cuya distribución binomial acumulativa es menor o igual a un valor de criterio.
• Función DISTR.CHICUAD. Devuelve la función de densidad de probabilidad beta acumulativa.
• Función DISTR.CHICUAD.CD. Devuelve la probabilidad de una cola de distribución chi cuadrado.
• Función INV.CHICUAD.  Devuelve la función de densidad de probabilidad beta acumulativa.
• Función INV.CHICUAD.CD. Devuelve la función inversa de probabilidad de una cola de distribución chi cuadrado.
• Función PRUEBA.CHICUAD.  Devuelve la prueba de independencia.
• Función INTERVALO.CONFIANZA.NORM. Devuelve el intervalo de confianza de la media de una población.
• Función INTERVALO.CONFIANZA.T.  Devuelve el intervalo de confianza para la media de una población, usando una distribución t de Student.
• Función COEF.DE.CORREL.  Devuelve el coeficiente de correlación entre dos conjuntos de datos.
• Función CONTAR.  Cuenta cuántos números hay en la lista de argumentos.
• Función CONTARA. Cuenta cuántos valores hay en la lista de argumentos.
• Función CONTAR.BLANCO.  Cuenta el número de celdas en blanco de un rango.
• Función CONTAR.SI. Cuenta el número de celdas, dentro del rango, que cumplen el criterio especificado.
• Función CONTAR.SI.CONJUNTO. Cuenta el número de celdas, dentro del rango, que cumplen varios criterios.
• Función COVARIANZA.P. Devuelve la covarianza, que es el promedio de los productos de las desviaciones para cada pareja de puntos de datos.
• Función COVARIANZA.M. Devuelve la covarianza de ejemplo, que es el promedio de las desviaciones de los productos para cada pareja de puntos de datos en dos conjuntos de datos.
• Función DESVIA2.  Devuelve la suma de los cuadrados de las desviaciones.
• Función DISTR.EXP.N.  Devuelve la distribución exponencial.
• Función DISTR.F.RT. Devuelve la distribución de probabilidad F.
• Función DISTR.F.CD.  Devuelve la distribución de probabilidad F.
• Función INV.F.  Devuelve la función inversa de la distribución de probabilidad F.
• Función INV.F.CD.  Devuelve la función inversa de la distribución de probabilidad F.
• Función PRUEBA.F.N.  Devuelve el resultado de una prueba F.
• Función FISHER. Devuelve la transformación Fisher.
• Función PRUEBA.FISHER.INV. Devuelve la función inversa de la transformación Fisher.

Funciones de texto

• Función ASC. Convierte las letras inglesas o katakana de ancho completo (de dos bytes) dentro de una cadena de caracteres en caracteres de ancho medio (de un byte).
• Función TEXTOBAHT. Convierte un número en texto, con el formato de moneda ß (Baht).
• Función CARACTER. Devuelve el carácter especificado por el número de código.
• Función LIMPIAR. Quita del texto todos los caracteres no imprimibles.
• Función CODIGO. Devuelve un código numérico del primer carácter de una cadena de texto.
• Función CONCAT. Combina el texto de varios rangos o cadenas, pero no proporciona el delimitador o los argumentos IgnoreEmpty.
• Función CONCATENAR. Concatena varios elementos de texto en uno solo.
• Función DBCS. Convierte las letras inglesas o katakana de ancho medio (de un byte) dentro de una cadena de caracteres en caracteres de ancho completo (de dos bytes).
• Función MONEDA. Convierte un número en texto, con el formato de moneda $ (dólar).
• Función IGUAL. Comprueba si dos valores de texto son idénticos.
• Funciones ENCONTRAR y ENCONTRARB. Busca un valor de texto dentro de otro (distingue mayúsculas de minúsculas).
• Función DECIMAL. Da formato a un número como texto con un número fijo de decimales.
• Funciones IZQUIERDA, IZQUIERDAB. Devuelve los caracteres del lado izquierdo de un valor de texto.
• Funciones LARGO, LARGOB. Devuelve el número de caracteres de una cadena de texto.
• Función MINUSC. Pone el texto en minúsculas.
• Funciones EXTRAE, EXTRAEB.  Devuelve un número específico de caracteres de una cadena de texto que comienza en la posición que se especifique.
• Función VALOR.NUMERO. Convierte texto a número de manera independiente a la configuración regional.
• Función FONETICO. Extrae los caracteres fonéticos (furigana) de una cadena de texto
• Función NOMPROPIO. Pone en mayúscula la primera letra de cada palabra de un valor de texto.
• Funciones REEMPLAZAR, REEMPLAZARB. Reemplaza caracteres de texto.
• Función REPETIR. Repite el texto un número determinado de veces.
• Funciones DERECHA, DERECHAB. Devuelve los caracteres del lado derecho de un valor de texto
• Funciones HALLAR, HALLARB. Busca un valor de texto dentro de otro (no distingue mayúsculas de minúsculas).
• Función SUSTITUIR. Sustituye texto nuevo por texto antiguo en una cadena de texto.
• Función T. Convierte sus argumentos a texto.
• Función TEXTO. Da formato a un número y lo convierte en texto.
• Función UNIRCADENAS. Combina el texto de varios rangos o cadenas e incluye el delimitador que se especifique entre cada valor de texto que se combinará. Si el delimitador es una cadena de texto vacío, esta función concatenará los rangos.
• Función SUPRESP. Quita los espacios del texto.
• Función UNICAR. Devuelve el carácter Unicode al que hace referencia el valor numérico dado.
• Función UNICODE. Devuelve el número (punto de código) que corresponde al primer carácter del texto.
• Función MAYUSC. Pone el texto en mayúsculas.
• Función VALOR. Convierte un argumento de texto en un número

Funciones definidas por el usuario instaladas con complementos

Si los complementos que se instalan contienen funciones, estas funciones de automatización o complemento estarán disponibles en la categoría definida por el usuario en el cuadro de diálogo Insertar función.

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