"Importancia de los Archivos"

EVIDENCIA ACTIVIDAD 1

ENSAYO IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

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SERVICIO NACIONAL DE APRENDISAJE

Cindy Dayann Camargo Giraldo

SENA CURSO VIRTUAL DE ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN ELENTORNO LABORAL

Ensayo "Importancia de los Archivos"

De acuerdo con los conocimientos adquiridos en la presente actividad de aprendizaje, el aprendiz debe entregar un ensayo utilizando terminología archivística sobre la Importancia de los archivos teniendo como base su origen, evolución, sus cualidades, clasificación, categorización y aplicación en medio actual.

INTRODUCCIÓN

Este ensayo se enfoca en la importancia de los archivos donde se debe plasmar la terminología archivística teniendo en cuenta la base de su origen, su evolución, las cualidades, categorización, aplicación en el medio actual y su clasificación.

ARGUMENTACIÓN

Un archivo es fundamental en la evolución científica, social y política de la humanidad. Esta representa la conservación de los documentos y consulta de la información, en la actualidad el archivo es funcional y de fácil manejo su consulta ya que los medios tecnológicos facilitan aun mas su modo de búsqueda.

Los archivos aparecen con los primeros imperios. Los utilizaban como herramienta con la que controlaban la población y las riquezas. Las culturas que mas aportes realizaron al seguimiento documental están los egipcios estos reflejaban en los tempos del clérigo donde las inscripciones iban dirigidas a la doctrina, esto también ocurría en china e india. En roma y Grecia dejan por escrito testamentos y otros documentos lo dejaban en vestigios, en moderna y en mármol. Los arcadios, sumerios y babilonios los tallaban en pieles, en madera y mármol con implementos metálicos tallaban en arcillas blandas escrituras con instrucciones en forma de cuña.

Los archivos, principalmente tiene tres funciones importantes que son: recoger, conservar y servir.

En la actualidad la información puede estar contenida en papel o cualquier otro soporte digital ya sean medios legibles o por sistemas operativos los cuales son parte importante de los recursos de la información ya que estos se pueden evidenciar en su forma original para el desarrollo histórico de su misión, función y actividades. Su importancia parte del valor que tiene para la ciencia y tecnología, social, desarrollo económico, comunidad, investigación y la administración. Los archivos que se conservan se recopilan y difunden información registrada, generada o recibida por una entidad grupo o persona en función de las actividades que se realizan.

Los archivos son creados por personas e instituciones que desarrollan sus propias tareas y sus fines, cualquier empresa o entidad deben diligenciar documentos donde quede registro de recibidos, verificaciones pendientes, llevar registro de las investigaciones pendientes, toma de decisiones, respuestas tramites y demandas de orden legal, fiscal o administrativo a requerimientos de personas.

Los archivos son clasificados según su organización o uso:  

Según su ciclo vital: 

Estos archivos se clasifican según con el tiempo que se le asigne a cada una de las etapas que son:

• Archivo histórico: Estos se transfieren desde el archivo central al archivo de conservación permanente. se clasifican por:  Archivo general de la nación, Archivo general del departamento, Archivo general del municipio y Archivo general del distrito
• Archivo central: En esta agrupación de documentos son los que han sido transferidos por diferentes archivos de gestión que aporta cada dependencia; su consulta no es frecuente, pero siguen vigentes.
• Archivo de gestión: Es toda la documentación que se encuentra depositada y disponible para consultas administrativas de toda la organización.
  

Por su organización:

Es otra de las variables que definen la clasificación de los archivos que la empresa elije y maneja para que la información sea centralizada o descentralizada o descentralizada con control central.

• Centralizada: Son los que se ubican en una sola estructura, quiere decir, sin mediar el departamento que haya generado la documentación, todos los archivos resguardados por un solo organizador con la finalidad de que los mismo puedan ser ubicados con facilidad en un solo espacio.
• Descentralizada: Esta permite la clasificación de los archivos por departamentos para manejar su propio archivo, quiere decir que acorde a su sistema cada uno de los departamentos que compone la organización pueden crear y mantener resguardado los documentos que creen y modifiquen siendo ellos mismo los responsables de la seguridad y la comunicación de estos.
• Descentralizado con control central: Esta es la combinación de los dos sistemas anteriores, el trámite de la documentación esta centralizado es allí donde reposa la rotación de la información, la diferencia esta en que cada correspondencia conserva únicamente las copias de la correspondencia despachada estas podrían destruirse manualmente en su mayoría por encontrarse en el archivo central.

Según su uso:

Este se clasifica según el tiempo que se determina en cada una de las etapas documentales requeridas por la organización.

• Archivo activo: Estos son regularmente vistos por las personas por la relevancia de la información, por la fecha de la creación o su modificación, estos son considerados importantes.
• Archivo semiactivo: Estos contienen la información que puede ser de relevancia, pero la consulta de estos no se realiza constantemente, quiere decir que son archivos que tienen información importante pero que no son de consulta cotidiana.
• Archivo histórico o permanente: Este contiene información vital y va conformando su historia, este se denomina archivo inactivo ya que su consulta es baja. Además, contiene información que es útil para la ciencia, la historia o la cultura de un país.

CUALIDADES DE LOS ARCHIVOS

Estos tienen que ver propiamente con las ventajas que este sistema presta a una organización de manera que para su correcta implementación adiciona elementos de competitividad ya que cuenta con herramientas sustentables de la información que genera, ya que es patrimonio invaluable del conocimiento institucional, las características que los componen son:

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