La importancia de los archivos

La importancia de los archivos

Los archivos existen en toda empresa u organización, son importantes debido a que poseen un valor dependiendo del fin para el que  se requiera puede ser para la administración, la investigación, la comunidad, el desarrollo económico, social, científico y tecnológico, el fomento de la cultura y la consolidación de la identidad nacional, además, prueban, recopilan, conservan y comparten información de las diferentes actividades de una empresa, esta información puede ser guardada en papel, cintas, CDs, videos, mapas, fonograma, fotografías, entre otras.

En primer lugar los archivos tienen su comienzo desde que empezó a existir la escritura en los primeros imperios, estos documentos eran por lo general leyes, de control de las personas, militar o de hacienda y se escribían en tablas de arcilla, paredes, cuevas, madera, piel o marfil, estos se guardaban en cajas de madera, cestas de paja, jarras de arcilla, después por el año 330 a.C. se empezaron a combinar las tablas de arcilla con pergaminos y pairo, en el siglo VI el pergamino sustituye al papiro como medio de escritura encareciendo los documentos; luego con la fabricación del papel en el siglo II a.C. en China y la aparición de la imprenta en Europa en el siglo XV se popularizó el uso del papel, sin embargo se han hecho varias campañas ambientalistas para sustituir el papel por medio electrónicos, esto  a su vez reduce los costos de la empresa y por ello en la actualidad los archivos se crean y almacenan cada vez más en los computadores.

Seguidamente, los archivos poseen unas cualidades intrínsecas como que son sencillos al presentar el contenido, son funcionales pues permite una consulta eficiente de los documentos, son exactos porque deben mostrar la información precisa para evitar las equivocaciones, son técnicos pues deben registrar las situaciones para tomar decisiones posteriores y son económicos para ahorrar tiempo, personal y material de manera que la empresa pueda ser más competitiva; también presentan una clasificación según  la función y uso (archivo activo, semiactivo y permanente), por su naturaleza, (público, privado de interés público y privado), según su ciclo de vida (de gestión, central, histórico), por su organización (centralizada, descentralizada) que puede ser también descentralizado con control descentralizado y descentralizado con control centralizado, este último se elige a conveniencia, según las necesidades y comodidades para la empresa.

De igual forma, los archivos en el medio actual hasta ahora están teniendo un reconocimiento dentro de las empresas y gobiernos pues todavía se ven de una manera tradicional en la que la información contenida en los archivos es oculta y no han tomado conciencia de que sirven para tomar decisiones, mostrar una imagen corporativa confiable, respaldan legalmente las actividades de la empresa, ayudan a construir una memoria institucional, pueden ser una fuente cultural, refleja los resultados de la situación que se ha presentado, establecer procedimientos únicos y para crear historia, lo que es más ya existe una declaración universal sobre los archivos.

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