POLÍTICAS DE PRESTAMO, COPIA Y USO DEL MATERIAL AUDIOVISUAL GERENCIA DE ARCHIVO AUDIOVISUAL

POLÍTICAS DE PRESTAMO, COPIA Y USO DEL MATERIAL AUDIOVISUAL

 GERENCIA DE ARCHIVO AUDIOVISUAL

ÍNDICE

Aprobación:

Aspectos preliminares

Objetivo: Regular los procesos técnicos archivísticos (Clasificación, Catalogación, Descripción, Expurgo y Resguardo), préstamo, copia y reproducción del material audiovisual realizado en la C.A Venezolana de Televisión, considerando los lineamientos establecidos en la mesa de trabajo proyecto Plataforma Tapeless.

Responsables:

• Gerencia de Archivo Audiovisual.
• Gerencia de Programación.
• Gerencia de Imagen.
• Gerencia de Multimedios.
• Gerencia de Programas.
• Gerencia de Servicios Informativos.
• Vicepresidencia Ejecutiva de Información
• Vicepresidencia Ejecutivo Producción.

Definición de términos utilizados:

Base legal:

• Constitución de la República Bolivariana de Venezuela.

• Ley Sobre el Derecho de Autor.

• Sociedad de Autores y Compositores de Venezuela, SACVEN

• Ley Orgánica de Telecomunicaciones.

• Ley de Responsabilidad Social en Radio, Televisión y Medios Electrónicos.

• Ley Especial Contra los Delitos Informáticos.

• Proyecto Tapeless, “Estructura de Clasificación, Codificación y Catalogación del Material Audiovisual”, aprobado en Resolución de Junta Administrativa. Agenda N° 315. Punto de Cuenta N° 04. Fecha: 02/10/2014.

Políticas

1. Es de carácter obligatorio el cumplimiento de las políticas establecidas en el presente manual por parte de la Gerencia de Archivo Audiovisual y los diferentes entes internos y externos de la C.A Venezolana de Televisión.
2. La Gerencia de Archivo Audiovisual es quien velará por la gestión, resguardo y preservación de la colección audiovisual de la C.A. Venezolana de Televisión, que forma parte del acervo histórico de la nación.
3. La Vicepresidencia Ejecutiva de Producción, Gerencia de Servicios Informativos, Gerencia de Programas, Gerencia de Programación y la Gerencia de Imagen, deberán generar información lo más fidedigna posible para que no existan errores en la clasificación y catalogación y descripción de los contenidos por parte de la Gerencia de Archivo Audiovisual, permitiendo que los procesos automáticos se completen de una forma fiable.
4. La Gerencia de Archivo Audiovisual a través de sus operadores de ingesta, será responsable de pre catalogar el material audiovisual bruto y en caso de dudas, deberá apoyarse en el Productor responsable del mismo.
5. La unidad usuaria debidamente autorizada, podrá ubicar a través del sistema Fork el material audiovisual y procesar los contenidos requeridos para realizar su trabajo.
6. La Gerencia de Archivo Audiovisual, será responsable de gestionar y preservar el contenido, imágenes y sonidos del material en la plataforma Tapeless de acuerdo a lo descrito en el documento “Estructura de Clasificación, Codificación y Catalogación del Material Audiovisual”, así como autorizar a los trabajadores de las unidades usuarias que requieran el acceso a una copia de este material.
7. La Gerencia de Archivo Audiovisual, será responsable de gestionar y preservar el contenido, imágenes y sonidos del material en la plataforma Tapeless por un período máximo de quince (15) días de acuerdo a lo establecido en el documento “Estructura de Clasificación, Codificación y Catalogación del Material Audiovisual”, superado este tiempo, deberá ser transferido a la Librería Robotizada.
8. La Gerencia de Archivo Audiovisual, deberá transferir el material aprobado y material terminado a la librería robotizada, una vez se cumplan los quince (15) días de caducidad establecidos en la “Estructura de Clasificación, Codificación y Catalogación del Material Audiovisual”.
9. La Gerencia de Archivo Audiovisual, deberá clasificar y catalogar correctamente por medio de formularios, distinguiendo claramente las categorías, géneros y tipos para que todos los procesos automáticos se puedan desencadenar en forma eficiente de acuerdo a lo establecido en el documento “Estructura de Clasificación, Codificación y Catalogación del Material Audiovisual”.
10. La Gerencia de Archivo Audiovisual no deberá transferir a la Librería Robotizada los gráficos realizados en el sistema Vizrt y cargados a través de Pilot, pues los mismos, podrán ser ubicados por el usuario que lo requiera a través del sistema ENPS. Este material audiovisual está conformado por los mapas elaborados por grafismo para ilustrar notas, requieren mayor producción y son requeridos con periodicidad, tales como las Infografías que se realicen con esfuerzos mayores de producción y que se puedan reutilizar.
11. La Gerencia de Archivo Audiovisual, deberá satisfacer las necesidades de información de los usuarios internos y externos de la C.A Venezolana de Televisión; facilitando la búsqueda del material audiovisual y dando un importante valor agregado al tiempo empleado para localizar el mismo.
12. Todo el material audiovisual en formato digital alojado en el sistema Fork deberán ser descritos, transferidos y resguardados en el Banco Audiovisual del mismo o Librería Robotizada; esto con el objeto de cuando sea requerida la información se pueda restaurar el material audiovisual para el préstamo en línea a los usuarios ofreciendo un servicio óptimo.
13. El material audiovisual que se encuentre almacenado en la Librería Robotizada y que requiera de su uso en el sistema de producción, podrá solicitarse total o parcialmente a los documentalistas audiovisuales de las divisiones que conforman la Gerencia como son el Archivo de Prensa y el Archivo de Programación.
14. La División de Archivo de Programación y la División de Archivo de Prensa son las responsables de realizar préstamos internos y externos del material audiovisual en sus formatos analógicos y digital, además de realizar la copia y reproducción del mismo.

1. Préstamos internos

Préstamo de material audiovisual histórico en formato analógico.

1. Los préstamos internos del material audiovisual se realizarán por medio de la planilla “Solicitud de Préstamo de Material Audiovisual” la cual se encuentra a disposición de todo el personal que labora en la C.A. Venezolana de Televisión en la Intranet.
2. El tiempo estimado de respuesta para los préstamos internos del material audiovisual por parte del personal que labora en la gerencia, no debe ser superior a sesenta (60) minutos respetando siempre el orden en el cual se reciben las solicitudes de préstamo.
3. Es responsabilidad del usuario proporcionar los datos correctos (nombre, fecha y descripción exacta del material) para que el personal que labora en la gerencia realice la búsqueda del material audiovisual solicitado para garantizar la respuesta precisa, rápida y oportuna.
4. El usuario, debe devolver el material audiovisual solicitado el mismo día a la Gerencia de Archivo Audiovisual, dicho material debe encontrarse en perfecto estado tanto la cinta magnética, como el protector o caja de la misma y la información impresa (pauta y etiquetas de identificación) que se encuentran en el material prestado.
5. El Documentalista Audiovisual, debe revisar contra la planilla “Solicitud de Préstamo de Material Audiovisual” y frente al usuario el material que se está recibiendo para corroborar que el mismo se encuentre en perfecto estado.

Préstamo de material audiovisual en formato digital

1. Para solicitar un préstamo del material audiovisual digital que se encuentra en el sistema Fork, es necesario que se le proporcione al Documentalista de la Gerencia de Archivo Audiovisual el nombre exacto del material solicitado.
2. El tiempo de respuesta por parte del personal que labora en la Gerencia de Archivo Audiovisual, no debe ser superior a sesenta (60) minutos respetando siempre el orden en el cual se reciben las solicitudes de restauración.
3. El material solicitado deberá ser restaurado completamente, para que el usuario extraiga los sonidos o las imágenes que requiera.
4. El tiempo de permanencia del material audiovisual dentro del sistema Fork una vez restaurado el clip es de tres (03) días, pues automáticamente se elimina el alta del sistema al cumplirse el tiempo establecido.

1. Copia y reproducción del material audiovisual histórico en cinta magnética o digital en el sistema Fork/LTO. (Interno y Externo)

1. Toda solicitud para la copia y reproducción del material audiovisual histórico en cinta magnética o digital en el Sistema Fork/ LTO deberá ser realizada vía correo electrónico a la dirección archivo@vtv.gob.ve o mediante una comunicación escrita dirigida al Gerente de Archivo Audiovisual.
2. Podrán realizar solicitudes para la copia y reproducción del material audiovisual histórico en cinta magnética o digital en el sistema Fork/LTO toda las entidades públicas, privadas o personas naturales.
3. El tiempo de respuesta por parte del personal que labora en la Gerencia de Archivo Audiovisual, no debe ser superior a setenta y dos (72) horas, respetando siempre el orden en el cual se reciben las solicitudes externas y la cantidad del material que solicitan.
4. Es responsabilidad del usuario externo proporcionar los datos correctos (nombre, fecha y descripción exacta del material) del material audiovisual solicitado, para garantizar la respuesta precisa, rápida y oportuna.
5. La Gerencia de Archivo Audiovisual, debe informar al usuario externo que puede retirar el material solicitado, e informar que cantidad de DVD, DVCPRO, mini DVD u otro soporte que debe reponer.
6. El usuario externo al momento de retirar el material audiovisual debe reponer el soporte (DVD, DVCPRO, mini DVD u otros) en el cual se copió la solicitud requerida.
7. La copia y reproducción del material audiovisual se entregará completo, para que el usuario externo extraiga los sonidos o las imágenes que requiera. El personal de la Gerencia de Archivo Audiovisual no editará ningún tipo de material.
8. La Gerencia de Archivo Audiovisual se compromete a copiar y reproducir el material histórico analógico siempre y cuando se encuentre en funcionamiento los magnetoscopios de cada tipo de soporte.
9. Toda solicitud para la copia y reproducción del material audiovisual debe estar identificada con los siguientes datos:   yo creo que lo que sigue no debería estar numero

1. Nombre, apellido.
2. Razón Social (en caso de ser una entidad externa a la C.A VTV).
3. Cargo.
4. Teléfono.
5. Correo electrónico.
6. Datos exactos de los eventos que solicita.
7. Formato.

1. Material audiovisual histórico en cinta magnética (audio/video).
2.  Material audiovisual digital en el sistema Fork/LTO (.mov).

1. Soporte (DVD, DVCPRO, mini DVD u otros).

Soportes

1. Las solicitudes para copiar el material audiovisual digital en un disco duro externo, se podrá realizar, únicamente en las computadoras destinadas para tal fin.
2. En caso de que el usuario solicite que el material audiovisual sea copiado en un disco duro externo, el mismo debe ser proporcionado por el usuario.
3. El Documentalista de la Gerencia de Archivo Audiovisual, debe revisar a través de un programa de antivirus que el disco duro externo no posea virus y verificar la disponibilidad de espacio y la compatibilidad con la computadora asignada para tal fin.

1. Sanciones

1. En caso de que la Unidad Solicitante incumpla con el tiempo establecido para la devolución del material audiovisual histórico en cinta magnética, se le suspenderá el servicio por treinta (30) días hábiles.
2. La Gerencia de Archivo Audiovisual, será la responsable de enviar un correo electrónico al Gerente del área al cual pertenezca el usuario suspendido para informar sobre el incumplimiento de esta normativa.
3. La Gerencia de Archivo Audiovisual, debe elaborar un comunicado que se colocará dentro de las carteleras de la C.A. Venezolana de Televisión con los siguientes datos:

1. Datos del usuario.
2. Gerencia a la que pertenece.
3. Fecha de la solicitud.
4. Código del material audiovisual histórico en cinta magnética solicitado.
5. Tema del material audiovisual.

1. Las normas y procedimientos establecidos en este manual, estarán sujetas al control previo de las unidades involucradas y el control posterior por parte de la Unidad de Auditoría Interna.
2. La Gerencia de Archivo Audiovisual, es responsable de velar por el cumplimiento de las normativas establecidas en este manual.
3. Cualquier sugerencia para modificar este manual, debe ser remitido por escrito a la Coordinación de Sistemas y Procesos, adscrita a la Gerencia de Planificación y Presupuesto.

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