Sistema de codificación contable

• CODIGO

Un código, es una combinación de signos (números, letras, etc.) que tienen un cierto valor en el marco de un sistema o que posibilita la reformulación y la comprensión de un mensaje secreto.

• OBJETIVOS

• Crear una base de datos de búsqueda rápida.

CONCEPTO DE SISTEMA DE CODIFICACIÓN  

• CONCEPTO

Es la asignación de símbolos mediante un plan sistemático, para distinguir ciertos fenómenos y establecer su ordenamiento dentro de una clasificación determinada.

• CARACTERISTICAS

• Debe estar adaptado lógicamente al sistema informativo de que forme parte.
• Debe tener precisión necesaria para describir un dato.
• Debe mantenerse tan reducido como se pueda.
• Debe permitir expansión.
• Debe ser fácil de usar.
• Deben ajustarse a los requerimientos de los equipos

• SIMBOLOGIA

La simbología a utilizar en un código va a depender:

• De la persona que lo ejecuta.
• De los parámetros a seguir para la creación de códigos establecidos en la empresa.
• Del sistema que se está manejando.
• De la cuenta ya actividad que se quiera codificar.

En líneas generales, sabemos que pueden existir infinidad de combinaciones entre letras y números al momento de estructurar un código, pero tenemos que tener en cuenta que estos facilitan el trabajo viéndolo desde variados puntos de vista. Los códigos no son universales, ya que cada quien puede crear su propio sistema de codificación, siempre adecuando éste a sus propias necesidades organizacionales.

Todo sistema que amerita de una codificación, debe tener algunas características que le den la fuerza para que éste sea elegido por la empresa dentro de su marco laboral.

• METODOS DE CODIFICACION

1. SECUENCIAL O DE ORDEN NUMERICO

También llamado "código serial", es un código utilizado en diferentes trabajos de contabilidad. Este método emplea números en orden consecutivo como método de organización. Como su nombre lo indica emplea una secuencia para mantener el orden de diferentes archivos. En un libro mayor de contabilidad, un código secuencial puede organizarse por página incluyendo en orden numérico cada entrada o salida del mismo. Por ejemplo, cada cambio se enumera: 00, 01, 02, 03 y así sucesivamente.

1. MENOMETECNICO

El código menometécnico utiliza letras abreviadas para decir una palabra completa. Por ejemplo: ACCT es una forma abreviada de la palabra en Inglés Account que quiere decir cuenta. Otro ejemplo podría ser: DT que es en inglés la abreviatura de Date que significa fecha. Este sencillo sistema, mejora de forma considerable la capacidad de memorizar números y datos de una forma superior a cualquier método convencional.

1. POR GRUPOS

Un código por grupos, también llamado por facetas, es una serie de números o facetas agrupadas que representan diferentes títulos que un contador puede utilizar. Si un contador está llevando los libros para un establecimiento de ventas, por ejemplo, puede señalar que la Faceta 1, o grupo 1, representa los diferentes departamentos dentro de la tienda. La Faceta 2 representa los diferentes tipos de costos en los que podría incurrir la tienda y la Faceta 3 contiene las subcategorías de la Faceta 2, dentro de cada faceta hay un código secuencial que representa un artículo diferente. En el ejemplo, la Faceta 1 podría tener los siguientes campos: 00 Ventas en línea, 01 Ventas en la tienda y 02 Ganancias.

La Faceta 2 podría incluir los siguientes campos: 00 Costos de comercialización, 01 Artículos de oficina y 02 Gastos de mano de obra y así sucesivamente.

1. DE BLOQUES

En contabilidad, el código en bloque hace referencia a los números que un individuo podría asignar a diferentes términos de contabilidad generales dentro del libro contable. Por ejemplo: Si un bloque de código dice 5000: Activos fijos, 6000: Acciones, el bloque 5000 es exclusivamente para todo lo que tenga que ver con activos fijos. Debido a que los bloques de códigos de activos están 1000 números aparte del bloque de acciones, un individuo podría agregar 1000 códigos de subbloques o subcategorías dentro de dicho bloque.

1. DE BARRAS

El código de barras es un sistema de codificación que consta de una serie de líneas y espacios paralelos de diferente grosor. Puede servir para identificar los productos, llevar un control exacto del inventario, operaciones de carga y descarga de mercancías, agilizar las ventas, y en todo aquello que involucre recolección y manipulación de datos. Los datos almacenados pueden ser captados de manera rápida y precisa.

Este sistema proporciona un método simple y fácil para codificar la información tanto numérica como de texto, que puede ser leída por lectores electrónicos. Existen varias codificaciones. Se pueden incorporar sistemas automáticos de captura de datos para controlar los movimientos de las mercancías enviadas o recibidas.

SISTEMAS DE CODIFICACION CONTABLE

• PROPOSITO

• Conocer mejor tu negocio. Puedes saber en qué estado te encuentras, qué has vendido y qué no, tambien que tienes contigo, etc.
• Automatizar tu gestión de catálogo y ventas. Cuando alguien compra un producto en tu tienda física, puedes utilizar un lector de códigos de barras para identificar el producto y llevar a cabo la venta. Automáticamente, toda esta información queda registrada en tu sistema ERP y tu catálogo tiene un producto menos en stock.
• Ayudar a tomar mejores decisiones. Cuando tienes claro lo que tienes, es mucho más fácil tomar una decisión de compra y compra, o abstenerse de comprar más de un determinado producto. Debes poder tener esta área de tu negocio digitalizada.
• Llevar una mejor gestión. Al tener un mejor control de los productos, se pierden menos ítems, y también se estropean menos porque los tienes mejor clasificados. Todo esto tiene también implicaciones en los costos.
• Dar una asignación con números o letras para de esta forma llevar un mejor control y registro al cual se pueda acceder de forma rápida y segura.

• ELABORACION

Para su elaboración se debe considerar diversos aspectos, entre algunos se puede mencionar:

• Naturaleza jurídica: si se trata de una firma unipersonal o una sociedad.
• Objeto social de la empresa: comercial, industrial, servicios, agrícola, construcción etc.
• Tamaño: micro, pequeña, mediana o grande

Se debe tomar en cuenta, que un sistema de codificación deber ser:

• Sencillo, para facilitar su memorización.
• Flexible, para permitir la inclusión de nuevas cuentas
• Estructurado de tal manera que oriente la elaboración de los estados financieros.

1. CLASIFICACION DE LAS CUENTAS

Para una adecuada organización de las cuentas contables, es necesario disponer de una lista de todas las cuentas que se manejan dentro de una Contabilidad. Este listado de cuentas dependerá de la naturaleza de las actividades económicas que se realicen, ejemplo: no es lo mismo la contabilidad de un hospital que la de un supermercado.

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