50 Trucos Para Word Y Excel
Enviado por leones53a • 6 de Julio de 2011 • 3.757 Palabras (16 Páginas) • 1.335 Visitas
Cincuenta trucos para Word y Excel
Secretos, atajos y comandos para facilitar el trabajo y aumentar la
productividad con las dos aplicaciones más usadas en la oficina y el
hogar
Desde abrir Word sin un documento incrustado hasta cómo cortar
horizontalmente una tabla
Además, gráficos con ventana propia y métodos para cargar datos en
Excel
Los trucos, atajos y hasta comandos e instrucciones no muy conocidos o poco
utilizados suelen facilitar y aliviar el trabajo diario con aplicaciones como
procesadores de texto, planillas de cálculo y otras.
En el caso específico de Office, más concretamente en Word y Excel 2000, hay
una buena variedad de estas pequeñas técnicas y secretos para trabajar mejor.
Algunos de ellos son los que se describen en esta nota.
WORD 2000
Gestión de archivos
1
Abrir sin documento. Si no quiere que al abrir Word aparezca un documento
nuevo en pantalla haga lo siguiente: 1o) Clic derecho en el Escritorio de
Windows. 2o) Elija la opción Nuevo/Acceso directo en el menú contextual. 3o)
En el cuadro de diálogo pulse el botón Examinar y siga la ruta de acceso del
ejecutable de Word (Winword.exe) para que quede escrito en la caja Línea de
comandos. En una instalación típica esta ruta es "C:\Archivos de
programas\Microsoft Office\Office\Winword.exe" (así, con comillas). En la
misma caja, detrás de todo este path, tipee /n. 4o) Presione Siguiente. 5o)
Introduzca un nombre para el acceso directo y finalice.
2
Extensión de archivos. ¿Le gustaría que en lugar de .doc sus documentos
tengan otra extensión? La solución es guardar el archivo y la extensión
deseada entre comillas. Por ejemplo, genere un archivo y corra la instrucción
Archivo/Guardar como. Luego, en la caja Nombre de archivo escriba
"Prueba1.yo". Además, el archivo no tendrá el icono de un documento de
Word.
3
Todos juntos. Una de las características de Office 2000 es que utiliza una
ventana para cada documento abierto. ¿Cómo hacer para cerrarlas todas en
una sola operación? Fácil: mantenga presionada la tecla Mayúsculas (Shift)
mientras con el mouse corre el comando Archivo. En el menú descolgable
aparece entonces la orden Cerrar todo en reemplazo de la habitual Cerrar.
Haga un clic sobre ella y sólo quedará la ventana de Word sin documentos
activos.
Edición y formato
4
Palabras encadenadas. En muchos textos resulta imposible mantener juntas
dos palabras que necesariamente deben quedar unidas. Esto es característico
al finalizar una línea, ya que Word automáticamente continúa en la siguiente.
Por ejemplo, en nuestro texto deseamos que las fechas siempre queden en la
misma línea sin verse afectadas por los citados saltos. Si debemos escribir 12
de abril y que estas tres palabras siempre queden encadenadas proceda a
separar cada una de ellas con un espacio especial que se obtiene con el atajo
de teclado Ctrl+Mayúsculas+Barra espaciadora. Si visualiza los caracteres no
imprimibles en la pantalla, el texto debe quedar así: 12odeoabril.
5
Columnas iguales. En las páginas divididas en columnas es muy común que
en la última el texto no alcance a completarla, quedando despareja respecto de
las anteriores.
Para distribuir el texto entre todas las columnas y, de paso, que éstas queden
simétricas en su altura, ejecute los siguientes pasos: 1o) Ubique el cursor en el
final de la última columna. 2o) Corra la instrucción Insertar/Salto. 3o) En el
cuadro de diálogo abierto marque la casilla de verificación Continuo del
subtítulo Tipos de saltos de sección.
Esto ajustará automáticamente el tamaño de todas las columnas de la página.
6
Reemplazo rápido. Autocorrección no sólo sirve para reemplazar palabras mal
escritas. También es una buena solución para evitar el tipeo de palabras
complicadas o extensas. Un ejemplo: suponga que tiene que escribir un estudio
con la palabra desoxirribonucleico en muchas oportunidades. Esto es
engorroso; más fácil es escribir deso. Por lo tanto, ejecute el comando
Herramientas/Autocorrección, asegúrese que esté marcada la casilla de
verificación Reemplazar texto mientras escribe y tipee en el cuadro Reemplazar
la palabra deso y en la caja Con desoxirribonucleico. Pulse Agregar y finalice
con Aceptar.
7
Formas simétricas. El ítem Autoformas de la barra de herramientas Dibujo
despliega un menú que contiene la opción Formas básicas. Esta permite trazar
rectángulos, elipses, triángulos, trapecios, etcétera. Pero, ¿cómo hacer para
dibujar fácilmente un cuadrado a partir del rectángulo o un círculo desde la
elipse? Escoja una de estas formas, por ejemplo el rectángulo, con un clic.
Antes de dibujar (el cursor tiene forma de cruz) presione y mantenga
presionada la tecla Mayúsculas mientras realiza el trazo. Cualquiera que sea el
tamaño, sólo dibujará cuadrados perfectos.
8
¿Qué formato tiene? Para saber rápidamente qué formato de fuente y párrafo
tiene un fragmento de texto seleccionado pulse Mayúsculas+F1. Luego, pose el
puntero con signo de pregunta sobre la selección y haga clic: se despliega un
cuadro de diálogo con toda la información. Para desactivar esta función pulse
Esc.
9
Formato directo. La mayoría de los usuarios cree que para aplicar un formato
sobre una palabra primero hay que seleccionarla íntegramente. Esto no hace
falta. Ubique el cursor en cualquier punto de una palabra y pulse un botón de
formato o atajo: el diseño se aplica a toda la palabra automáticamente. Pruebe,
por ejemplo, con negritas o itálicas.
10
Botón Copiar formatos. Para copiar un formato existente en un fragmento de
texto sobre otro, el método más sencillo es utilizar el botón Copiar formato de la
barra Estándar. Pero, una vez hecho el pegado, el comando se autodesactiva.
Para bloquearlo haga doble clic en vez de un solo clic. Luego, deberá pulsar
Esc para desactivarlo.
11
Justificar la última línea. ¿Cómo justificar la última línea (que no ajusta como
las demás) en un párrafo con alineación Justificada? La respuesta es simple:
ubique el cursor delante del carácter no
...