Trucos En Excel

Filtros 

El comando Filtro avanzado permite filtrar una lista en su lugar, como el comando Autofiltro, pero no muestra listas desplegables para las columnas. En lugar de ello, tiene que escribir los criterios según los cuales desea filtrar los datos en un rango de criterios independiente situado sobre la lista. Un rango de criterios permite filtrar criterios más complejos.

Ejemplos

Con base a la siguiente tabla realizar filtros avanzados

Filtrar por los códigos 300, 568 y 654

Código mayor de 800 o sean de Bogotá o sean del área de Gerencia

2. Validación de Datos 

Muchas veces requerimos garantizar que los datos que capturamos en una celda cumplan con ciertas condiciones por Ej.

a. Que las cantidades capturadas solo sean positivas

b. Que las cantidades capturadas estén dentro de un rango (Ej. Entre 10 y 50)

c. Que solo una lista con 5 nombres sea posible capturar en una celda.

d. Que las fechas capturadas en una celda solo estén dentro de un rango (Ej. Entre el 1 de abril 2002 y el 30 de agosto 2003)

e. Que una hora capturada solo esté entre un rango especifico del día (entre las 6:00 a.m. y las 6:00 p.m.)

f. Que el texto digitado dentro de una celda tenga una longitud determinada (Ej. Igual a 6 caracteres)

g. O que corresponda al comportamiento de una formula.

En general muchas son las razones por las cuales uno desea validar o restringir los datos que va a capturar en una celda, por facilidad en la captura, para conservar la integridad de los datos, para minimizar posibles errores en los cálculos etc. a continuación vamos a usar una herramienta que Excel ya trae incorporada para realizar todo lo anterior y mucho más.

Data Validation

Esta opción se encuentra en el menú de la siguiente forma:

Data  Validation...

Aparece el siguiente cuadro de dialogo:

Este cuadro de dialogo posee 3 pestañas que explico a continuación:

• La pestaña “Setting” donde se establece el criterio de validación que se quiere utilizar y posee lo siguiente:

De lo anterior vale aclarar:

Tipo de validación que se quiere realizar se encuentra las siguientes posibilidades:

Any Value: No se realiza validación

Whole Number: Para validad números enteros

Decimal: Para validar números decimales

List: Para validar cualquier tipo de dato contenido en una lista

Date: Para validar fechas

Time: Para validar horas

Text Long: Para validar longitud de un texto

Custom: Para personalizar la validación de acuerdo con una formula o función.

Los criterios de validación depende del tipo de validación que se quiere realizar

• La pestaña “Input Message”

El input message es opcional, y se utiliza si queremos desplegar un mensaje en el momento en que es seleccionada la celda que contiene la validación, el mensaje tiene dos elementos que son el título y el contenido del mensaje. Podríamos realizar el siguiente razonamiento para valorar o justificar el uso del mensaje de entrada...

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