Abigail Vázquez Marcano

Uso del Correo Electrónico para Fines Laborales

El correo electrónico es el más tradicional y se ha convertido en la herramienta principal que tienen las empresas para comunicarse constantemente y de forma directa con las demás personas. Diariamente se envían una gran cantidad de correos electrónicos que hace que se transforme en un medio idóneo.

El uso inapropiado del correo electrónico para fines laborales dentro de la empresa ha sido una de las mayores quejas gerenciales. A continuación presentamos información sobre las características que debe poseer un correo electrónico, los problemas más comunes que se cometen al redactar este tipo de mensaje, tanto para los empleados (público interno) como para el público externo (clientes, proveedores, etc.). Por último, presentaremos las consecuencias que tienen estos problemas para el individuo que redacta y para la empresa.

Características que debe poseer un correo electrónico

El correo electrónico posee ciertas normas que el usuario de internet debe respetar. A continuación se explica las características del formato y del contenido que las personas deben tener en cuenta a la hora de redactar un mensaje a través del uso del correo electrónico.

I. Características del Formato

En términos generales el correo electrónico se divide en tres secciones: encabezado, cuerpo del mensaje y los archivos adjuntos.

1. El Encabezado

El encabezado contiene los detalles de la transmisión del mensaje. El mismo incluye información que es requerida llenar: quién envío el mensaje (sección llamada De o From) y a quién va dirigido el mensaje (sección llamada A o To). También, aunque no es requisito, se debe llenar en el encabezado la sección de asunto (subject) para que el receptor tenga conocimiento de qué se discutirá en el correo electrónico. Debe de ser corto y preciso, evitar decir mucho, pero incluir una palabra clave para que el contenido sea más fácil de recordar. También en el encabezado el receptor puede ver la fecha en que se emitió el mensaje. La dirección del correo electrónico debe de ser una variación del nombre de la persona, sin número o letras adicionales. Una dirección electrónica poco profesional le resta credibilidad a persona y a la empresa. El saludo debe de ser adecuado, dirigirse por su nombre y utilizar el título de la persona. (Sr., Sra., Señorita, o Dr., etc.) con el apellido seguido de una coma o dos puntos. Si es interno se puede utilizar Estimado, Hola, esto sería más informal.

Cuerpo del Mensaje: Es la razón por la cual se usa el correo electrónico. En esta sección, el emisor incluye el mensaje que quiere transmitir al receptor o a los receptores.

Presentarse en el primer párrafo- Identificarse y escribir la razón por la que está escribiendo.

Redactar el mensaje real- Se debe de redactar directo al grano. Separar los mensajes en párrafos por tema para que sea más lógico y asimilable. No debe de ser más de cinco párrafos de largo y cada párrafo no debe de ser más de cinco oraciones. Evitar escribir coloquialmente.

La despedida depende del nivel de confianza con el receptor del correo electrónico interno y externo. La firma nombre completo, se debe incluir el puesto de trabajo y nombre de la empresa.

2. Archivos Adjuntos: Esta sección es opcional y se utiliza para reforzar algún punto del mensaje, para apoyar el mensaje escrito, o para incluir cualquier documento, foto, archivo que encuentre necesario que sea parte del correo electrónico.

Para enriquecer la información de las características de formato, a continuación un diagrama que facilita la lectura y comprensión del tema especificando información relevante como conceptos, funcionamientos, funciones y características del correo electrónico:

II. Características del Contenido

Problemas más comunes al redactar un correo electrónico para el público interno y externo

1. Eligir un título que no tenga que ver con el cuerpo del correo: Esto se hace para darle una breve descripción al receptor sobre lo que trata el correo, para que así pueda establecer cuales correos tienen prioridad o son de mayor urgencia. También se hace para facilitarle al receptor la búsqueda del correo electrónico en sus documentos.

2. Correos compuestos y cargados: Hoy día podemos recibir decenas de correos electrónicos diarios, debemos escribir los correos lo más breve pero conciso posible, no sabemos cuanto tiempo tendrá el receptor para leer sus correos y esto puede causar que no se transmita el mensaje.

3. Poco cuidado con las CC y CCO: Las siglas CC significan “Con Copia” y CCO significan “Con Copia Oculta”. Hay que tener cuidado con el contenido y actitud que le damos a nuestros correos electrónicos, ya que no sabemos a quien le podrá llegar lo que escribimos y podríamos comprometer nuestra reputación o la de la compañía que representamos.

4. Errores ortográficos: La ortografía funciona también como nuestra tarjeta de presentación, al redactar un correo electrónico con errores ortográficos estamos proyectando una imagen de poca profesionalidad y preparación académica. La ortografía en cualquier tipo de redacción deja que decir mucho de la persona que redacta como la imagen de la empresa.

5. Escribir con mayúsculas: Aunque muchos lo hacen, deberíamos tratar de utilizar lo menos posible las letras mayúsculas ya que, se puede interpretar como si estuviéramos gritando y se podría enviar un mensaje erróneo.

6. Utilizar “emoticons”: Se sugiere que no utilicemos símbolos como caritas felices o tristes al redactar nuestros correos, esto proyecta falta de profesionalidad de nuestra parte.

7. Redacción de manera informal- cuando redactamos de manera informal para fines laborales dentro de una empresa, estamos comprometiendo a la empresa de cualquier situación que esta redacción pueda causar.

8. Lenguaje- el lenguaje en una redacción debe de ser claro, conciso y adecuado ya que el mal uso del lenguaje puede causar mal entendido y la empresa verse comprometida.

9. Cultura-hay que tener en cuenta a donde va a ser enviado el mensaje, usar un lenguaje adecuado.

10. Tiempo- cuando enviamos un email fuera del país, hay que tener en cuenta que el horario sea el mismo en donde nos encontramos. Si necesitamos una respuesta rápida la misma no va a ser posible por la diferencia en horas de ambos países.

También, Renata Roa, consultora en Imagen Pública y Comunicación Facial, explica que el correo electrónico debe redactarse del mismo modo que una carta formal para así poder cuidar la imagen de la empresa y la de la persona que escribe. Según Renata no se deben

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