Administracion

Oficina: el latín officīna, una oficina es el local destinado a algún trabajo. Puede tener distintas formas de organización y de distribución del espacio de acuerdo a la cantidad de trabajadores y a su función. Una oficina es la estructura física o en su efecto un local, destinado a algún trabajo, el cual puede tener distintas formas de organización y de distribución del espacio de acuerdo a la cantidad de trabajadores y a su función. Aunado a ello la oficina es un centro vital para garantizar el buen funcionamiento de una empresa, pues, en la misma se maneja toda la información y se procesan todos los requerimientos para que la empresa o la organización puedan alcanzar sus objetivos.

CARACTERISTICAS DE LA OFICINA

Las características de la oficina se basan en:

• Espacio Físico: área destinada a ubicar el personal administrativo.

• Dotación: Conformada por los elementos que se requieren para realizar el trabajo.

• Recursos humanos: Son todas las personas que prestan sus servicios, las cuales trabajan dentro de esa oficina.

• Organización y finalidad: la organización y finalidad en una oficina depende mucho de las características cada organización o empresa.

AMBIENTE EN UNA OFICINA:

Ambiente es un término con origen en el latín ambĭens, que significa “que rodea”. Esta noción hace referencia al entorno que rodea a los seres vivos, condicionando sus circunstancias vitales. El ambiente, por lo tanto, está formado por diversas condiciones, tanto físicas como sociales, culturales y económicas.

TEMPERATURA EN UNA OFICINA: La temperatura ambiente ideal recomendada cuando se trabaja sentado o se realiza una actividad moderada es 20 a 22° C. En verano la temperatura máxima debe ser de 26° C. Este valor sólo debería ser excedido por poco tiempo en caso de temperatura externa elevada.

VENTILACIÓN EN UNA OFICINA: La ventilación consiste en la introducción de aire fresco en un determinado espacio. Es un medio para el control del calor y de los contaminantes existentes en la atmósfera de los centros de trabajo. No funciona con cualquier sistema de ventilación. Las características del sistema a aplicar dependerán del régimen de emisión del calor y de los contaminantes, así como de su dispersión en la atmósfera del local.

ILUMINACIÓN EN UNA OFICINA: Preste mucha atención a la iluminación de su oficina, ya que de ser mala puede causar dolores de cabeza, visión doble y fatiga, que por lo general se siente y muchos no saben la causa.

Para conseguir la oficina ideal en cuanto a luz, es necesario evitar las superficies.

Actividades que se realizan en una oficina:

Desde los inicios de la humanidad el hombre a través de la utilización de su propia iniciativa y creatividad ha buscado la forma de simplificar todas las actividades que realiza dentro de su labor productiva, independientemente a cuál sea su objetivo.

Dentro de algunos de los objetivos de la Simplificación del trabajo a nivel organizacional se encuentran los siguientes:

- Optimización y aprovechamiento de los recursos disponibles

- Mejorar el flujo o secuencia del trabajo dentro de todas las áreas que la integran.

- Mejor aprovechamiento del recurso humano, al reducir desplazamientos y tiempos innecesarios.

- Satisfacción del personal con su trabajo y mayor disposición del mismo al encomendarle una labor o tarea.

- Mejora la supervisión, ya que se estimula la iniciativa personal del trabajador.

- Mejor atención al público, al disminuir el tiempo dedicado a las actividades de trámite de documentos y trabajo rutinario.

La función primaria de la oficina es la de un “centro de información y de negocio”. La información llega al Centro, se procesa y luego es archivada o es enviada de nueva de forma simplificada o ampliada a los grupos interesados en esa información.

FLUJO INTERNO FLUJO EXTERNO

FLUJO INTERNO FLUJO EXTERNO

CENTRO DE INFORMACIÓN Y DE NEGOCIOS

FUNCIONES BÁSICAS DE LA OFICINA

La oficina es la base operativa para el cálculo y control permanente de la empresa donde se encuentran los servicios de contabilidad y se realizan diariamente las diversas transacciones de negocio. En definitiva la oficina es la razón de ser de la existencia de cualquier empresa. Los sistemas de registro de los procesos de información son la base principal de la empresa donde todos los empleados saben donde encontrar los distintos informes sobre la evolución económica de la misma y los nuevos datos que quieran incluir como nueva información. La oficina es el lugar físico donde son archivados los informes, correspondencia, etc. que reflejan los movimientos económicos, comerciales, industriales,

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