Archivistica

INTRODUCCIÓN

La archivística es la ciencia de los archivos. Como tal, se ocupa de la creación, organización y servicio de los mismos. Lo que distingue esencialmente a la archivística de otras disciplinas afines, es su visión globalizadora, pues considera a los documentos como un conjunto estructurado, procedente de una institución. De tal suerte que podemos definirla como la ciencia que estudia la naturaleza de los archivos, los principios de su conservación y organización, así como los medios para su utilización.

La utilización de las nuevas tecnologías tanto en la vida cotidiana de las personas, como en las instituciones, ha revolucionado el acceso al conocimiento y a la información. La globalización ha iniciado la desaparición de las fronteras entre los hombres, pese a las barreras existentes como las socio-económicas, lingüísticas y culturales. Esto ha dado lugar a la denominada aldea global con el predominio de la sociedad de la información, por el papel estratégico que ésta juega como elemento de poder cada vez más importante.

Debido a los crecientes avances tecnológicos y la incorporación de las (TICS) en los diversos campos profesionales; la archivística ha tenido cambios vertiginosos en su quehacer, modernizando e innovando procesos en sus actividades y procedimientos.

OBJETIVOS

Conocer el impacto de las TICS frente a los procesos llevados a cabo a través de la archivística.

Comprender la importancia de la utilización de las TICS en los procesos archivísticos.

ARCHIVÍSTICA FRENTE LAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN (TICS)

EL ARCHIVISTA Y SUS FUNCIONES

El archivista profesional de la información y la documentación es aquella persona que dispone de manera ordenada, eficaz, eficiente y veraz una documentación producida por entidades ya sean públicas o privadas; los archivistas son llamados a ser los gestores de un liderazgo en cuanto al desarrollo de la capacidad de posibilitar el acceso al conocimiento dispuesto a todo tipo de usuarios. El reconocimiento y la posición del archivista en la sociedad se han venido consolidando en la medida en que las tendencias del mercado laboral, la diversificación ocupacional, la evolución tecnológica y las necesidades de la sociedad lo han ido exigiendo.

La función del archivista es sobre todo una vocación, un llamado al servicio social comprometido con la preservación del conocimiento registrado en los documentos producidos por las organizaciones, además debe asumir retos diarios como por ejemplo organizar archivos donde existen documentos en otros soportes que no se tenían en cuenta en la implementación de los procesos archivísticos y los planes de conservación y preservación, sin embargo y a pesar de ello, la función social del archivista no es aún muy evidente y está asociada a la veeduría de las actuaciones del estado, así como del acceso libre e igualitario de todos los miembros de la sociedad a las fuentes de información que necesitan los ciudadanos para la construcción de una sociedad más transparente.

Todo ese cúmulo de información y memoria cultural e histórica de la sociedad debe ser conservado adecuadamente y, por lo tanto, es innegable que el tema de la preservación de la documentación en los medios tradicionales como también en lo concerniente a los soportes digitales más avanzados, que son los que mayor riesgo tienen de pérdida, requiere que la formación del archivista sea fortalecida tanto en aspectos de la investigación y la historia como en el manejo y utilización de la nuevas tecnologías para garantizar que ese acervo cultural permanezca.

SITUACIÓN DE LOS ARCHIVOS.

Normalmente los archivos no cuentan con presupuestos ni infraestructuras adecuadas ni con la debida importancia dentro de las instituciones. Casi siempre los documentos se encuentran almacenados en depósitos olvidados, llenos de polvo, adquiriendo una imagen que los sitúa como depositarios de papeles inútiles y mazmorras de castigo. Realidad de las instituciones públicas o privadas en nuestro país y en cualquier parte del mundo. ¿Cómo pretender querer implementar las tecnologías de la información si aún las organizaciones no han tomado conciencia de la importancia que tienen los archivos y los documentos para su institución?

ARCHIVO TRADICIONAL

Los archiveros tradicionalmente han desarrollado técnicas y procedimientos adecuadamente estructurados y normalizados de tal manera que permiten una ordenada y adecuada organización de los archivos y de los documentos. Entre ellos podemos mencionar La administración de archivos, La organización, descripción, selección y conservación de documentos. Los servicios archivísticos. El control sobre las tres edades de los documentos. El uso de catálogos, índices e inventarios como instrumentos descriptivos y el desarrollo de una legislación que permita la protección del patrimonio documental.

ARCHIVO MODERNO

Actualmente el archivero moderno utiliza las tecnologías de la información como medios para agilizar los procesos archivísticos. De tal manera, que los documentos primarios de valor temporal y permanente los organiza, describe, conserva y los pone al uso del productor del documento y al usuario externo.

Todos estos procedimientos, están estrechamente ligados a los principios de la archivística los cuales rigen desde el siglo XIX. Estos son: el de procedencia y el de respeto al orden original, Son fundamentales para la práctica archivística, pues ellos –me refiero a los principios– permiten el mantenimiento de la unidad del fondo de archivo, que no es otra cosa que el conjunto de la documentación producida o recibida por personas físicas o jurídicas, organismos e instituciones públicas o privadas en el libre ejercicio de sus funciones y competencias. El archivero moderno y tradicional organiza los documentos en el soporte que se encuentren. Con ello contribuye a la historia de los pueblos, perpetuando como testimonio el devenir de las organizaciones y de los individuos, de tal forma que la información contenida en los documentos este al servicio del Estado, los investigadores y los ciudadanos.

DEL SOPORTE PAPEL AL ELECTRÓNICO

Indudablemente los documentos ya no se encuentran solo en el soporte tradicional y los medios de difusión y conservación son muy diferentes a los utilizados hasta el momento. La erupción del correo electrónico, el documento digital, la firma digital y los soportes electrónicos, han provocando cambios en los modos de trabajo y procedimientos en las instituciones, la aparición de estas tecnologías han supuesto un desplazamiento del papel a la utilización de los impulsos electrónicos y los circuitos integrados. Sin embargo la utilización del papel aumenta año a año, las fotocopiadoras e impresoras están presentes no solo en un área de la empresa, sino en cada una de sus dependencias y se pone de moda, el uso de las tecnologías de la información.

LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS Y SU APLICACIÓN A LA GESTIÓN ARCHIVÍSTICA

Entonces ¿Qué son las tecnologías de la información? son todas aquellas que permiten la descripción y automatización de cada uno de los procesos relacionados con la documentación y que están basadas en la informática y los nuevos soportes electrónicos. La aplicación de estas tecnologías representa ventajas indiscutibles para la gestión administrativa, el control de transferencias, de préstamos y consultas, control de expurgo, el almacenamiento y conservación de la documentación, para el tratamiento y recuperación de la información, para la difusión de los fondos y, en definitiva, para aumentar la eficacia y efectividad de los servicios del archivo.

A continuación se exponen los principales recursos tecnológicos existentes que de una manera general conocemos, sin embargo, es necesario conocerlos profundamente para determinar sus posibilidades de aplicación en el mundo de los archivos.

SOPORTES ELECTRÓNICOS:

La irrupción del documento electrónico utilizado por los productores documentales en las instituciones ha provocado cambios en los trabajos archivísticos como en los procesos de organización, descripción y valoración de los documentos. No obstante, en la utilización práctica de estos, los soportes hay que tener en cuenta sus peculiaridades, características, utilización y conservación. Los principales son:

Disquete: Fiabilidad nula, es fácil añadir y eliminar la información. Capacidad de almacenamiento mínima de 1.5 Mb o 285 p. El tiempo de acceso a la información es lento. Se puede tener cierto control de seguridad sobre la información guardada, pero no es total. Por estas razones, el disquete es útil sólo para conservar documentos a corto plazo, pero no sirve para la conservación permanente.

Discos Zip: Fiabilidad media. Capacidad de almacenamiento hasta 250 Mb o 50,892 p.. El tiempo de acceso es muy lento. Por ello, sirve para hacer copias de seguridad pero no para consultar. Hay cierto control de seguridad en el almacenamiento, pues se pueden introducir contraseñas.

Disco Duro: Fiabilidad media. Capacidad de almacenamiento muy grande hasta 60 o más Gb o 12’214,285.71 p. Tiempo de acceso muy rápido. Posibilidad de añadir y eliminar ficheros muy fácilmente, pero se puede controlar a través de contraseñas. Es el soporte ideal de cualquier tipo de fichero o documento.

CD-Roms: Gran fiabilidad para la conservación

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