Archivística

Concepto y definición

La Archivística es una ciencia o una disciplina de los archivos (se duda acerca de su verdadera naturaleza), no de los documentos, a pesar de que trabaja con éstos. Para esto está la Diplomática, que trata de los documentos en un sentido diplomal, es decir, documento a documento, mientras que la Archivística engloba un conjunto amplio de documentos. La Archivística trabaja con documentos que proceden de una institución (privada o pública) o persona.

Hay muchas definiciones de Archivística; una de ellas es: “ciencia o disciplina que estudia la naturaleza de los archivos, los principios de su organización y conservación, y además tiene en cuenta una serie de medios para su utilización correcta, para su difusión”. “La Archivística también se encarga de trabajar los sistemas de archivo”.

Objeto, fin y método

Estos son el fundamento para considerar una ciencia.

Los Archivo son lugares en los que se depositan y recogen conjuntos de documentos que se analizan de forma conjunta e integrada (no uno por uno). Ese conjunto de documentos es el objeto de la Archivística.

Ésta ciencia no deja de lado tampoco el aspecto del edificio, es decir, que a la hora de construir ese edificio-archivo hay que tener en cuenta la Archivística (Recordar que el archivo es el continente y el contenido) ya que para albergar unos documentos con unas características el edificio tiene que atenerse a unas condiciones.

Hay que tener en cuenta el espacio para el archivo (más vertical o más horizontal), el peso que va a albergar (según el tipo de documentos y la cantidad), el tamaño de los “compactus” (armarios), la luminosidad, las condiciones atmosféricas. El archivero debería “sentarse” con el arquitecto para ponerse de acuerdo en cuanto a la construcción del edificio-archivo.

El objeto de la Archivística tendría una triple dimensión (en orden de importancia):

- Los archivos-edificios.

- El documento de archivo.

- La información

La finalidad de la Archivística es poner en marcha un servicio a la sociedad, basado en los archivos; es decir, dar por medio de los archivos un servicio a la sociedad, la cual entendemos como los individuos que trabajan en la institución, como historiadores, escritores, investigadores y curiosos o ciudadanos de a pie, interesados en algún aspecto en particular de esos documentos.

El método de la Archivística lo constituyen todos aquellos procedimientos y tareas que sigue el archivero para poder conseguir el fin que se propone, es decir, poder servir a la sociedad. Esos procedimientos son los de recoger, organizar, conservar y servir documentos (proporcionar y difundir). Cada uno de estos procesos técnicos que seguiremos en la Archivística General.

Para estudiarlos hay que hacerlo en el conjunto de los documentos, no en cada uno de ellos. Y a la hora de aplicar estas tareas hay que tener sumo cuidado en ordenar y colocar cada documento en donde le corresponde, es decir, el carácter seriado de series documentales. Éste es uno de los elementos que diferencia a la Archivística, tanto de la Biblioteconomía, como de las ciencias de Documentación.

Principios y normas

Los archivos tienen un origen jurisdiccional, es decir, en ámbito espacial (territorio), físico o personal.

Los archivos surgen también de instituciones públicas y privadas que llevan a cabo una serie de funciones, y para desempeñarlas hacen actividades que se convierten, de alguna manera, en formas de proceder o tramitar; dichos trámites dan lugar a documentos. Estos documentos son creados de acuerdo a sus funciones y ordenaos de forma lógica y natural. Ese orden natural se contrapone a la creación de una biblioteca o de un museo, que es una acción política; mientras que un archivo, o la aparición de documentos en una institución es un cosa natural.

Dentro de la Archivística hay un principio, que es el Principio de Procedencia o Principio de Respeto al origen y al orden natural. Este principio empezó a implantarse a mediados del s. XIX, y finalmente terminó implantándose en todos los países. Surgió en Francia en 1841, cuando aparecieron unas instrucciones sobre la organización de archivos. En 1896 este principio también se comenzó a implantar en todos los archivos de Prusia. En 1827 se incorporó a algunos archivos de la Toscana (Italia).

Este principio es aquél que tiene en cuenta que cada documento esté situado en el fondo documental al que pertenece y, dentro del fondo, en su lugar de origen.

El Principio de Procedencia está íntimamente ligado al orden natural de laas instituciones o personas, es decir, que no se pueden mezclar las cosas por temas. Esto no quiere decir que no sepamos que hay en un archivo sobre cierto tema, ya que para eso están los índices y listados que se elaboran para tal efecto.

El Principio de Procedencia, además de llevar a cabo una sistematización y una clasificación documental, también lleva a cabo una descripción de documentos. Para esto está la norma ISAD (G) (Descripción Archivística Estándar International), que aunque ni está del todo aprobada, está en fase de utilización.

Divisiones de la Archivística

Cada autor piensa distinta acerca de estas divisiones, por ello hay mucha variedad. Una primera división surgió en 1968, por Adolf Brenneke, que establecía una Archivística Teórica y una Archivística Práctica.

Posteriormente, Wolfag Leesch estableció:

- Teoría de la Archivística (donde incluía los principios y metodología)

- Historia de los archivos

- Derecho de los archivos.

Anteriormente, Eugenio Casanova, en 1928, había establecido una división donde proponía:

- Archiveconomía (incluía edificios, construcción, estructura interna y seguridad del edificio)

- Archivística pura (tratamiento que recibe la documentación de archivo)

- Historia de los archivos y la Archivística

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