Funciones Archivisticas

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

MARCO TEORICO

El archivo General de la Nación mediante la Ley 594 de 2000, dice: “Función de los archivos. Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una función probatoria, garantizadora y perpetuadora.” Esta aseveración nos indica que tan importante es la archivística para un país en general y para cada institución en particular, al punto de estar regida por leyes y reglamentos que de no cumplirse a cabalidad, son objeto de sanciones no sólo administrativas, sino también de carácter penal.

La ley arriba mencionada del AGN, también dicta los conceptos sobre todo el proceso del archivo de documentos para que haya unidad y claridad en el momento de ponerlos en práctica. Es así como indica que la Función Archivística “…comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.” Y precisamente se está refiriendo al proceso del Ciclo Vital de los Documentos.

En los artículos 22 y 23, se amplían más estos conceptos al anotar que los procesos van desde la producción o recepción hasta la disposición final, pasando por la distribución, la consulta, la organización y la recuperación; por lo tanto los clasifica así:

Archivo de Gestión

Archivo Central

Archivo histórico

Adicionalmente, en su Artículo 25 el AGN profiere: “El Ministerio de la Cultura, a través del Archivo General de la Nación y el sector correspondientes, de conformidad con las normas aplicables, reglamentarán lo relacionado con los tiempos de Retención Documental, organización y conservación de las HISTORIAS CLINICAS, historias laborales, documentos contables y documentos notariales”.

Ya que el tipo documental que elegí para establecer su ciclo vital es la Historia Clínica, me remití a la Resolución Número 1995 de 1999 del Ministerio de Salud, la cual dicta las normas de archivo para las entidades de salud y de acuerdo a “…la vital importancia para la prestación de los servicios de atención en salud y para e

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