Funciones Archivisticas

Nombre: Mónica Alexandra Usuga Escobar.

Fecha: 24 de septiembre de 2011

Tema 4: Ciclo vital de los Documentos de Archivo.

Actividad: 1/2.

Las funciones archivísticas son todas las acciones que están vinculadas con el manejo documental, desde la producción del documento hasta su eliminación o conservación permanente.

Dichas funciones archivísticas son las siguientes:

 Acopio o reunión de documentos: aquí se confronta el material recibido con los registros de remisión y se da el recibido correspondiente.

 Expurgo de documentos: se refiere a la limpieza de cada documento eliminado las grapas, clips, cintas, gomas o adhesivas, cauchos, prensas, papelitos, etc., así mismo se debe cambiar las carpetas que se encuentran en mal estado.

 Selección documental: se eliminan copias, fotocopias o duplicados, (solo se guardan originales y en ocasiones copias al carbón), se identifica el material que va al archivo y se separa del que no, (este debe ser enviado a la sección correspondiente), se clasifica la documentación según su ciclo vital, se verifica su vigencia administrativa y legal para proceder con cada uno según sea el caso: convertirlos en material no legible, reciclarlos o incinerarlos.

 Organización documental: clasificación, ordenación, numeración y signatura de los documentos a archivar.

 Descripción documental: se trata de identificar y estudiar los documentos para poder realizar su ubicación en el espacio físico, esto se hace a través de instrumentos descriptivos y auxiliares (inventarios, guías, índices…). Se realiza un inventario de los fondos documentales clasificados y ordenados, registrando el lugar de origen o producción de los documentos, contenido, fechas y signatura, el número de folios y fecha de eliminación.

 Conservación: se refiere a las acciones utilizadas para la adecuada subsistencia y manipulación de los documentos. Algunas de estas acciones son: verificar el buen estado del aire acondicionado, mantener niveles de temperatura y humedad adecuados (HR: 30 a 45° y T: 18° a 22°C), evitar la acumulación de polvo en el archivo, comprobar el buen estado de la estructura física, instalación eléctrica y tuberías, restaurar los documentos que estén dañados o que se dañen en el momento de limpiarlos y conservar los documentos más importantes en cajas especiales libres de ácido.

 Administración de documentos: esta función se ocupa de facilitar a los usuarios la documentación o información a través de diferentes modalidades (copia, consultas, préstamos, investigaciones, etc.), llevar un registro de usuario, visitantes y préstamos del archivo, controlar el orden numérico y la estructura orgánica del mismo y verificar si se cumplió la vigencia de cada documento en sus diferentes etapas.

 Digitalización de los Documentos: como su nombre lo indica esta función de refiere a digitar o mecanografiar los inventarios e instrumentos descriptivos del archivo.

Actividad: 2/2.

Tipo documental: registro de Inventarios

Es un registro documental de los bienes y demás cosas pertenecientes a una persona o comunidad, hecho con orden y precisión.

Sirve para registrar y controlar las existencias de mercancías en una empresa con el fin de fijar su posible volumen de producción, ventas y materia prima.

• PRIMERA EDAD.

- Planeación: el código de comercio dispone que todo comerciante, al comenzar su actividad y al fin de cada año, hará en el libro de inventarios una descripción estimatoria de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles y de todos sus créditos, activos y pasivos vinculados o no a su comercio.

El inventario debe cerrarse con el balance y la cuenta de ganancias y pérdidas, estas deben demostrar con evidencias y verdad los beneficios obtenidos y las pérdidas sufridas. El libro de inventario, constituye otro documento más de lo que integran o constituyen la contabilidad, y en él se insertan los inventarios que forme el comerciante, bien el ordinario como el extraordinario.

Se rige normativamente por el Código de comercio en los artículos 48-60, específicamente:

“Art. 52._ Inventario y Balance General. Al iniciar sus actividades comerciales y, por lo menos una vez al año, todo comerciante elaborará un inventario y un balance general que permitan conocer de manera clara y completa la situación de su patrimonio.”

“Conc.: 19, 27, 152, 445; Decreto

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