Caso PMO TIC

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Caso PMO TIC

Resumen ejecutivo        2

1. Diseño        2

2.        Implementación        5

3.        Comunicación        6

Conclusiones        8

Bibliografía        9

Resumen ejecutivo

Este caso consiste en realizar un análisis, diseño e implementación de una PMO, haciendo una definición del tipo de PMO a la que mejor se adapte a las necesidades de una empresa del área de TICs en donde se han reunido un grupo de freelance con el objetivo de establecer una sociedad con 4 unidades de negocio (Movilidad, Implementación de aplicaciones ERP, consultoría de mejora de procesos y participación de concursos), desarrollando un plan estratégico a 3 años.

Debido a la proyección de la empresa y su intención de posicionarse como una marca reconocida en el mercado, es necesario la implementación de una PMO que permita centrar todos los esfuerzos aplicando metodologías, procedimientos y herramientas para la correcta gestión de proyectos.

1. Diseño

1. Diseñar la estructura organizacional de la empresa y realiza la figura correspondiente. ¿Qué consideraciones has tenido en cuenta? ¿Qué posición ocupa cada uno de los accionistas (indicarlo claramente en la figura realizada)?

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Como CEO de “Servicios TIC” está el accionista fundador que tuvo la idea inicial. Los otros 2 accionistas son los que lideran los 2 rubros de mayor crecimiento (Implantación ERP y Movilidad), por ser los de mayores ingresos y proyección en la empresa. Esto alineado con el plan estratégico de negocio que se tiene para posicionar la marca en los próximos 3 años.

Aparte se indicó que se contaban con 20 personas (principalmente “freelance”) por lo que suman en total 23 casillas dentro de la estructura organizacional funcional que se muestra en la figura anterior.

1. Determinar Si se crearía una PMO. En caso afirmativo, ¿de qué tipo? (según las tipologías explicadas en el material base). Razona la respuesta.

Independientemente de que se trata de una organización especializada en servicios relacionados con TIC, se tienen líneas de negocio que requieren de metodologías con diferente enfoque por lo que definitivamente se tiene que crear una PMO, debido que como indican en el texto todos son expertos en gestión, pero cada uno está siguiendo sus mejores prácticas individuales de acuerdo con su experiencia, entonces cada uno está trabajando por su lado, pero ahora que están trabajando todos en una misma empresa y hacia un mismo objetivo deben desarrollar estándares.

La PMO que necesitan sería de tipo Program Management office porque necesitan estándares de proyectos y programas, guía al nivel senior de la organización en materia de priorización de inversiones en nuevos proyectos y programas. Esto sería en una etapa inicial, considerando que la empresa recién está iniciando sus servicios.

Si los objetivos del plan estratégico de negocios se llegan a cumplir en el plazo de los 3 años estipulados, se podría considerar pasar para a una Portafolio Management Office.

1. Diseñar la nueva estructura organizativa incluyendo la PMO, indicando el número de personas necesarias.

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1. Explicar las principales responsabilidades de la PMO.

Las principales responsabilidades son:

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Agilizar y estandarizar:

Un PMO es responsable de crear un estándar en la metodología y las herramientas que se usarán en la gestión de proyectos. Una vez establecidos estos estándares los proyectos se agilizarán, debido a que quedará claro como se debe trabajar creando así un marco de trabajo común.

Dirección:

Mantener alineadas las unidades de negocio en base a los alcances planteados por la empresa, con el propósito de garantizar y alcanzar el objetivo común de generar beneficios.

Apoyo:

Establecer una librería de conocimientos en relación a proyectos anteriores que permitan reducir el riesgo de errores, así como también brindar capacitaciones a los miembros de la organización.

Control de Gastos:

Analizar el retorno de la inversión de los proyectos. Determinando si las herramientas y metodologías aplicadas son rentables a la hora de aplicarlas en los proyectos.

Priorización de proyectos:

Un PMO es capaz de dar prioridad a los trabajos dentro de las unidades de negocio.

Gestión de recursos:

En función de cada proyecto, el PMO debe gestionar tanto el tiempo como los recursos económicos necesarios para las actividades de cada proyecto.

Seguimiento y documentación:

Es responsabilidad del PMO realizar un seguimiento a desarrollo y ejecución de los proyectos de manera que se garantice la correcta ejecución según las metodologías y procedimientos planteados previamente; también es responsable de que la documentación que la creación de la documentación se genere con fiabilidad.

1. Describir las ventajas y desventajas que la empresa tendría con la elección de la PMO diseñada.

Ventajas:

• Tener control de los proyectos.
• Tener una metodología.
• Información centralizada.
• Cronogramas actualizados.
• Control de los gastos.
• Soporte a los gerentes de proyectos.
• Mejora la eficiencia y eficacia de los proyectos.
• Minimizar errores a través de lecciones aprendidas.
• Reducción de tiempos por experiencias previas adquiridas (plantillas, procedimientos, etc.).

Desventajas:

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