Centralizacion

a incorporación de las tecnologías de la comunicación a los sistemas de información en la empresa supone un proceso de aprendizaje organizacional. Las estructuras jerárquicas van desapareciendo gracias a la nueva cultura tecnológica de los directivos, y el departamento de TI asume la responsabilidad de la organización y diseño de los nuevos sistemas de información descentralizados. En definitiva, el papel reestructurador de las TTI orienta a las empresas hacia nuevas formas de organización y de gestión documental.

1. Introducción

Las organizaciones se consideran cada vez más como sistemas de información. Frente a los recursos tradicionales de la empresa como son el capital, el material y los recursos humanos, surge con fuerza el recurso más importante, la información, y su vehículo, los sistemas de información.

Los sistemas de información se pueden estudiar desde varios puntos de vista: el de la empresa que necesita el beneficio de los nuevos sistemas de información, el de los profesionales de TI que necesitan comprender mejor la manera de ayudar a la empresa, el de los usuarios que se ven abocados a adoptar una nueva cultura informática, y por último, el del departamento de comunicación interna, que ve en la informática y las telecomunicaciones una herramienta imprescindible para comunicar dentro de la organización.

Abordar con detenimiento todas estas áreas en el presente artículo sería imposible. Por ello, trataré los aspectos más importantes de la organización de los sistemas de información de la empresa, sus responsables y el efecto de las nuevas tecnologías de la información en la configuración de los nuevos sistemas de información y en la estructura de la compañía.

Un proyecto de sistemas de información no es un proyecto aislado dentro de la empresa, sino que su diseño engloba a los demás sistemas de la organización, y compromete a los responsables de todos los estamentos de la estructura jerárquica. Es decir, un proyecto de sistemas de información debe de tener en cuenta a todo el personal de la empresa, involucrándolo en su diseño. El futuro pasa por una planificación estratégica de los sistemas de información por lo que los directivos deben formar parte de ese proceso sin abdicar en los técnicos.

2. Organización de los sistemas de información

La empresa debe valorar cuatro aspectos en el momento de organizar sus sistemas de información:

1. Una compañía que mantenga una estructura organizativa descentralizada debe tener los recursos de información descentralizados también y viceversa.

2. La cultura corporativa con relación a la actitud de los usuarios ante la innovación tecnológica. La alta dirección debe conocer las oportunidades que brindan las tecnologías de la información por lo que necesitan una formación formal e informal sobre ellas mediante comités de gestión cuyos objetivos son los de garantizar la educación necesaria y que todos los miembros la absorban. Ellos serán los profesionales que más van a utilizarla, pero también el personal en general será usuario de las tecnologías por lo que su formación es totalmente necesaria.

3. La evolución en la adopción de la tecnología de la información en la empresa.

4. El impacto estratégico de la nueva tecnología de la información.

Existe una gama muy amplia de posibilidades de centralización y descentralización de los sistemas de información, desde un único ordenador mainframe con pantallas en el mismo local del centro de procesamiento de datos (máxima centralización) hasta un sistema formado por varios ordenadores no conectados (máxima descentralización). Hoy, las empresas optan por una situación mixta o intermedia: un servidor y los demás ordenadores conectados en red a este servidor. Cada ordenador es autónomo pero ofrece la posibilidad de conexión entre los distintos ordenadores de la empresa para compartir datos (1).

La centralización de los sistemas de información tiene la cualidad de permitir un control más sencillo, ya que es la mejor forma de captar, manipular y usar la información cuando es necesario que un gran número de usuarios puedan acceder a ella. Otra de sus ventajas es que evita la inconsistencia de las aplicaciones y de los programas de los departamentos. Su máximo inconveniente radica en que genera retrasos y pérdidas de tiempo al establecer prioridades entre usuarios, a la vez que anula la iniciativa individual.

En cambio, la descentralización permite adaptar las necesidades del usuario, por lo tanto, motiva al usuario, facilita el reparto de las tareas y multiplica la eficacia de las funciones directivas. El centro de información pasa a tener una función consultora (2). El gran inconveniente es que la tecnología no satisface siempre en coste y calidad a los requerimientos de cada usuario.

En un principio, la descentralización era obligada ya que los ordenadores apenas podían manipular la carga de trabajo de un único departamento. Con el desarrollo de los mainframes y de las redes terminales provocaron la centralización de las aplicaciones y de las bases de datos. Después se volvió a la descentralización con los miniordenadores, ya que con la tecnología de los sistemas abiertos la informática departamental, de grupo y de usuario final se hizo una realidad. Como consecuencia de ello, se trasladó las bases de datos y especialistas de la información a algunos departamentos, así como la creación de centros de información para apoyar a la informática de usuario final. La última tendencia es la de controlar más los recursos de información de una empresa. El resultado ha sido volver a la centralización, y en otras ocasiones, un desarrollo de estructuras híbridas con componentes centralizados y descentralizados.

El hardware ofrece alternativas para la descentralización en diversas áreas:

1. Capacidad de procesamiento. Con la instalación de varios procesadores es posible que cada usuario tenga el suyo. El ordenador central queda liberado, sobre todo en ocasiones donde el usuario demanda por mucho tiempo el ordenador, y también en las ocasiones que requiere liberar líneas de comunicación al tratarse de ordenadores situados en distintos locales.

2. Con la descentralización de los programas y datos, el funcionamiento de los usuarios gana en independencia, dependiendo menos del equipo central. Pero surge el problema de redundancia cuando los datos deben ser compartidos por varios usuarios. Por tanto, esta descentralización sólo es recomendable cuando sean datos que no vayan a ser compartidos o cuando el alto volumen de la base de datos y su distribución geográfica

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