Combinacion De Correspondencia

Introducción

En la actualidad la información ha tomado un papel muy importante en la sociedad moderna en la que vivimos, y gracias al uso de las herramientas o tecnologías han facilitado de sobremanera el uso eficiente y eficaz de la misma, ya que anteriormente esto era muy difícil de concretar y más si hablamos de que tenía que recorrer grandes distancias esto incluyendo los costos que generaría el envío y recepción de documentación o información importante o de gran relevancia.

Hablando en este contexto, para mi es de gran importancia tratar de forma especial lo referente al desarrollo de documentos que van dirigidos a diferentes destinatarios o como lo llaman algunos Autores “Cartas Modelo o Combinación de Correspondencia” con el uso de aplicaciones ofimáticas que en este trabajo vamos a utilizar el procesador de textos Microsoft Word 2010 para la creación de Dichos documentos.

El propósito u objetivo principal es el de hacer uso del desarrollo de las cartas modelos ya que facilita el envío masivo de información a muchos destinatarios, por ejemplo el enviar una circular a todo la plantilla docente donde se les convoca a una reunión extraordinaria y que se realiza en cuestión de minutos y dirigido a cada docente del plantel.

Desarrollo (Combinar correspondencia).

De acuerdo a varios Autores de diferentes fuentes de información definen la “Combinación de Correspondencia” como: incluir datos almacenados en otros sitios en un documento. De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas.

Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que sólo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en todas las cartas) y Word se encargará de generar los datos variables (los que cambian en cada carta según la persona). De esta forma podemos generar automáticamente tantas cartas distintas como personas existan en el lugar donde están almacenados los datos.

Otro autor lo define como: Las Cartas Modelo son de gran utilidad cuando se desea elaborar gran cantidad de documentos con un mismo contenido y dirigirlas a diferentes personas o destinatarios.

Se puede entender que las cartas modelos o la combinación de correspondencia es la elaboración o creación de un documento por ejemplo una carta, un recibo, una circular, un memorando. Que va dirigido a diferentes contactos o destinatarios los cuales pueden ser: una lista de clientes, alumnos, empleados, padres de familia, etc. creados en un archivo de Word, Excel, en una base de datos o inclusive la lista de contactos de Outlook.

Como se mencionó anteriormente para la elaboración de las cartas modelo o bien la combinación de correspondencia se requiere de dos documentos principales:

• Documento Principal o también llamado Carta Maestra: Es el documento Word que contiene el

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