Comparaciones entre Microsoft Excel y Microsoft Access.

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UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE HONDURAS 

Catedrático:  

Ing. Ramón Laínez. 

Alumno: 

Bryan Joshua Ortega Rodríguez. 

Cuenta:

201320030061 

Asignatura: 

Informática Aplicada. 

Tema: 

Comparaciones entre Microsoft Excel y Microsoft Access.

Puerto Cortes, 29/5/2016.

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¿Qué es Microsoft Access?

Microsoft Access es un sistema para bases de datos recopila información, permite la creación y gestión de bases de datos, así como su modificación, control y mantenimiento.

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¿Qué es Microsoft Excel?

Microsoft Excel es una aplicación para manejar hojas de  cálculo. Es utilizado normalmente en tareas financieras y contables. Permite analizar administrar y compartir información de más formas que nos ayuda a tomar mejores decisiones ahora en día.

Comparaciones Entre Access y Excel

1. Tanto Excel como Access usan campo donde se guarda los datos llamados Celdas.

1. Excel utiliza hojas mientras que Access utiliza tablas

1. Excel puede utilizar operaciones de manera simplificada mediante fórmulas ya establecidas en el mismo programa, Access no lo permite.

1. Access usa un a clave la cual no permite repetir ese mismo dato en la columna  Excel no tiene este requisito

1. Ambos permiten resaltar y cambiar letra, tamaño de fuente y otros cambios referentes al texto.

1. El Formato de las celdas de ambos pueden ser modificadas para que solo un tipo de Datos o información pueda ingresarse por ejemplo numérico, texto, fechas.

1. En ambos programas se puede utilizar operadores significativos tales como  <,>, =.

1. La opción Filtros permiten en ambos programas Buscar los datos en las celdas de una manera muy rápida.

1. Ambas son utilizadas para hacer listados en los cuales se pueden especificar en columnas y filas.

1. Ambos pueden utilizar las macros, las cuales permiten almacenar una operación para realizase de manera automática con la macros.

1. En Excel se puede trasladar los datos en búsqueda de una hoja a otra para hacer relación o buscar un dato contiguo como por ejemplo buscar los precios de los productos y en Access se puede hacer relaciones con las tablas para saber de la misma manera los datos buscados.

1. Ordenar: En ambos programas se pueden ordenar los datos de manera alfabética o jerárquica.

1. Excel es una hoja de cálculo, y Access un gestor de base de datos

1.  Excel sirve para realizar cálculos y gráficas con los datos que se introduzcan, en cambio Access sirve para gestionarlos y mostrarlo en las condiciones que el administrador determine.

1.  Access es multiusuario, Excel no.

1.  Además Excel genera gráficos con sencillez.

1. Tablas sencillas en Access, Excel cuenta con mayor capacidad de edición

1. Excel te permite llenar de manera secuencial celdas, en Access debes registrar campo por campo.

1. Excel contiene filas y columnas de celdas en un archivo plano. Cada línea de la tabla contiene un registro. En Access puede almacenar datos en más de una mesa y crear relaciones entre datos de la tabla con el fin de realizar consultas complejas. Con acceso también se puede vincular a datos en SQL.

1. Excel es mucho más simple de aprender que de Access. Es ideal para el mantenimiento de las listas, la realización de varias rápida crujido y compartir datos. Access es más complejo y más fuerte que Excel, que le permite manejar grandes cantidades de datos. Varios usuarios pueden trabajar en una base de datos al mismo tiempo. Es ideal para el seguimiento de pedidos de las personas, la gestión de contactos comerciales, el mantenimiento de inventarios y la organización de las tareas del personal.

1. Excel le permite agregar, importar y exportar datos. Además, puede analizar y manipular datos usando incorporado o funciones personalizadas, incluyendo tablas y gráficos. Cuando se crea una base de datos en Access, puede pegar los datos de Excel en una hoja de Access o importar una tabla entera. Sin embargo, no se puede exportar una hoja de cálculo de Access a Excel. Además, puede crear un vínculo desde Access a una hoja de Excel. Excel también tiene más funciones para manipular los datos de hoja de cálculo de Acceso. Ambos programas le permiten importar datos de tablas desde otros formatos de archivo de base de datos tales como “TXT” o “CSV”.

1. Excel tiene una funcionalidad limitada y no puede hacer el tipo de vinculaciones que puede hacer Access. Crear un vínculo entre tus datos, Access es el único que puede efectuar esta acción. Debido a que utiliza sólo archivos planos.

1. Excel está diseñado con el propósito de manejar datos numéricos y ejecutar ecuaciones. Access es capaz de hacerlo pero que no es su función principal.

1. Se puede usar Access para conectarse a datos desde distintos orígenes de datos externos para poder ver, consultar y modificar los datos sin tener que importarlos. También Access proporciona comandos para conectarse a los datos existentes en una base de datos de SQL server, un archivo de dbase o en una carpeta de Microsoft office  Outlook, además de otros muchos orígenes de datos. Excel puede usar para conectarse a una amplia variedad de orígenes de datos, incluidas bases de datos de Access, SQL Server y Análisis Services, texto y archivos XML, y orígenes de datos ODBC y OLE DB. Pero no puede editar los datos para cambiar el origen de datos mediante la interfaz de usuario de Excel.

1. Los identificadores de Excel son únicos y ayudan a mantener la integridad de los datos y garantizan que no haya dos filas o registros que contengan exactamente los mismos datos. Los identificadores únicos también constituyen la forma más rápida de recuperar datos cuando se buscan u ordenan. En Access, puede usar el tipo de datos Autonumeración para generar automáticamente un identificador único para cada registro. Después puede usar estos identificadores para relacionar los registros en una tabla con uno o varios registros de otra tabla.

1. En Excel, puede usar herramientas de análisis y si para realizar la previsión del resultado de un modelo de hoja de cálculo. El análisis de hipótesis le permite ejecutar diferentes escenarios en los datos, como escenarios de mejor y peor caso, y comparar los datos resultantes de varios escenarios en un informe de resumen. No hay una característica similar disponible en Access.

1. Si almacena una base de datos de Access en una carpeta compartida de red, varios usuarios pueden abrir la base de datos y trabajar simultáneamente con los datos. Los registros individuales se bloquean cuando un usuario los edita. Si guarda un libro de Excel en una carpeta compartida de red, solo un usuario puede modificar el libro al mismo tiempo. A efectos de visualización, varios usuarios pueden abrir el libro mientras otro usuario lo edita, pero no pueden hacer cambios en los datos hasta que el usuario que está editando el libro lo cierre.

1. En Access, el trabajo se guarda continuamente para que en caso de producirse un error inesperado no pierda demasiados datos. Pero como Access guarda su trabajo continuamente, también es posible que realice cambios que más adelante decida que no deseaba confirmar. Para asegurarse de que puede restaurar la base de datos a la forma que desea, debe crear una copia de seguridad del archivo de base de datos de manera programada y adaptada a sus necesidades. Puede recuperar una base de datos completa a partir de una copia de seguridad o puede restaurar solo la tabla o el objeto de base de datos que necesite. Si usa una utilidad de copia de seguridad del sistema de archivos, también puede usar una copia de una base de datos de una copia de seguridad del sistema de archivos para restaurar los datos. En Excel, puede guardar información de auto recuperación a intervalos específicos mientras actualiza los datos.

1. En Excel, puede quitar datos críticos o privados de la vista ocultando columnas y filas de datos, y después proteger la hoja de cálculo para controlar el acceso de los usuarios a los datos ocultos. Además de proteger una hoja de cálculo y sus elementos, también puede bloquear y desbloquear las celdas en una hoja de cálculo para evitar que otros usuarios modifiquen involuntariamente los datos importantes. Access en el nivel de archivo, puede usar cifrado en ambos programas para evitar que los usuarios no autorizados vean los datos. También puede requerir que se escriba una contraseña para abrir un archivo de base de datos. Además, puede ayudar a proteger un archivo de base de datos.

1.  En Excel, puede especificar permisos basados en el usuario para acceder a los datos o establecer derechos de solo lectura que impidan que otros usuarios modifiquen los datos a los que tienen acceso. Access no proporciona características de seguridad de nivel de usuario, pero Access admite el modelo de seguridad de usuarios de cualquier servidor de base de datos al que se conecta. Si Access crea un vínculo a una lista de SharePoint, Access sigue los permisos de usuario de la lista de SharePoint. Si desea evitar el acceso no autorizado de los usuarios a los datos de Access, puede cifrar la base de datos estableciendo una contraseña. Los usuarios tendrán que escribir la contraseña para leer los datos de la base de datos.

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