Computacion. Unidad 3. Hoja de cálculo

Apuntes.

Unidad 3. Hoja de cálculo.

Introducción.

Uno de los programas más utilizados en la organización para el análisis de datos es la hoja de cálculo, ya que mediante él cualquier usuario puede procesar y depurar información con el fin de analizarla para obtener algún resultado específico.

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Imagina que Pedro desea conocer las compras que se realizaron en la empresa durante la última semana y de éstas quiere saber cuáles productos fueron los más caros y cuántos se pidieron. Esto se encuentra dentro de una base de datos que maneja la información de todo el año, aunque Pedro sólo desea saber lo de la última semana; a lo mejor el sistema le permite exportar y ver esa información, pero conocer detalles como cuáles son los productos más caros puede ser que no lo haga (aunque no es imposible).

En este caso lo que le convendría a Pedro es exportar la información a una hoja de cálculo sobre las compras realizadas en la última semana y posteriormente analizar la información mediante el uso de herramientas de la hoja de cálculo, como ordenar, filtrar, fórmulas o funciones, entre otras.

1. Conociendo la hoja de cálculo

1. Entorno de la hoja de cálculo
2. Planeación y diseño de una hoja de cálculo

La hoja de cálculo es uno de los programas más utilizados dentro de la organización para el procesamiento de información, pero te has puesto a pensar:

• ¿Por qué es de los más usados?
• ¿Qué puedes hacer en la hoja de cálculo para manipular información?
• ¿Cómo lo puedes hacer?

Antes de responder a estas interrogantes, observa con atención el video titulado Historia de las hojas de cálculo:

http://www.youtube.com/watch?v=Eqp3MII8bps

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Ahora, ¿puedes imaginar para qué sirven las hojas de cálculo?, ¿cómo manipular información?, y ¿por qué son tan importantes en la organización?

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Empieza por conocer qué es una hoja de cálculo. Ésta es un programa que te permite trabajar con datos alfanuméricos (letras y números), organizados en filas y columnas, lo que facilita realizar operaciones aritméticas con dichos datos, por medio de fórmulas y funciones propias del programa. Las hojas de cálculo cuentan con una característica extra que es la posibilidad de hacer gráficas de los datos y de su resultado.

De acuerdo a Beekman (2005) “un programa de hoja de cálculo puede reducir el trabajo de tareas que implican cálculos repetitivos: presupuestos, administración de inversiones, proyectos comerciales, libros de cuentas, simulaciones científicas, talonarios de cheques, etc.” (p. 178).

Algunos ejemplos de aplicación de la hoja de cálculos los podrás encontrar en:

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El programa de hojas de cálculo te permite desde la creación de bases de datos, hasta la organización, administración, depuración y análisis de información, a fin de obtener un resultado o un modelo que muestre información relevante.

Aunque las hojas de cálculo pueden ser utilizadas como bases de datos existen otros programas especializados que permiten el almacenamiento y administración de mayor cantidad de información y son usados generalmente por grandes organizaciones.

Según Beekman (2005), “las bases de datos hacen posible que todo el mundo pueda almacenar, organizar, recuperar, comunicar y administrar información de un modo que sería imposible sin una computadora” (p. 143).

Aunque existen una gran variedad de usos de las hojas de cálculo algunos ejemplos dentro de diversas organizaciones son los siguientes:

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En el caso de las hojas de cálculo existen una gran variedad de programas y versiones, por lo que es importante conocer los más utilizados, entre los que se encuentran los siguientes:

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Ya que existen diversos programas de hoja de cálculo, un aspecto importante es el ícono que lo representa ya que es muy parecido entre las diferentes versiones y fabricantes, pues se muestra ya sea por la hoja de cálculo o por alguna característica especial de ella, como son las gráficas. En la figura 3 podrás observar la diferencia.

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¿Y cómo es la hoja de cálculo?

Generalmente los programas de hojas de cálculo están compuestos por elementos como: barras de herramientas (cintas de opciones), barra de fórmulas, barras de etiquetas, barra de estado, barras de desplazamiento, entre otros. Para conocer un poco más sobre estos elementos revisa la siguiente lectura:

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Es tiempo de que identifiques el programa de hojas de cálculo que tienes instalado en tu computadora y que revises la versión del mismo, ya que ahora vas a empezar a trabajar sobre algunas herramientas que te permitirán el análisis y manejo de información.

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Recuerda que el programa de hojas de cálculo te permite administrar, depurar o consultar información numérica o alfanumérica que puede ser prioritaria para una organización.

Antes de trabajar con el programa de hojas de cálculo, te preguntarás: ¿sé lo que voy a hacer?, ¿cómo lo voy a hacer?, ¿de qué manera puedo organizar mejor mi información?, ¿qué datos quiero resaltar?

El hacerte estas preguntas te permitirá realizar la planeación de la hoja de cálculo, lo que te ayudará a estructurar la información de manera pertinente antes de utilizar el programa de hojas de cálculo. A fin de conocer las consideraciones que se recomienda tomar en cuenta para llevar a cabo esta planeación revisa la siguiente lectura:

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El planear y diseñar tu hoja de cálculo te permitirá agilizar el tiempo porque sabrás perfectamente qué es lo que realizarás y cómo lo harás, pero es importante que tengas algunas consideraciones, como el saber exactamente qué puedes hacer en tu hoja de cálculo. La mayoría de los programas de hojas de cálculo tienen herramientas muy potentes que te permitirán efectuar diversas acciones.

Ejercicio 1. Hoja de cálculo.

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1. Uso de comandos de la hoja de cálculo.

1. Uso de fórmulas y funciones.
2. Informes y tablas dinámicas.
3. Utilizar ortografía, referencias y control de cambios.
4. Ordenar y filtrar datos.
5. Utilizar subtotales.
6. Ejemplos de uso de comandos y herramientas de la hoja de cálculo.
7. Insertar objetos y comentarios.

Recuerda que las hojas de cálculo cuentan con herramientas que te permiten realizar diferentes acciones con tu información, es decir, te permite darle una mejor presentación y manejarla. Por ejemplo, puedes filtrar información de acuerdo a ciertos criterios preestablecidos; puedes revisar la ortografía de tu documento, entre otras.

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