Configuración de Grupo de Discos

2.2 Configuración de Grupo de Discos:

Como parte de la estructura de OnBase, se realizó la configuración del grupo de discos, la misma que contiene la colección de tipos de documentos.

Se creó una carpeta compartida “JJC_RRHH_EXPEDIENTES” en la dirección:

“\\JJCOPCMDPRD\kghmuo161220131$” correspondiente al Servidor de Archivos (\\JJCOPCMDPRD\copy1), en donde serán almacenados los documentos por el sistema de OnBase.

Se configuró los grupos de discos siguientes:

JJC_RRHH_EXPEDIENTES, donde se encuentran los archivos del proyecto

SYSTEM, donde se encuentran los archivos del sistema (necesarios para el proyecto)

Se creó 2 copias de seguridad:

- 1 Mass Storage copy

- 1 Backup copy

2.3 Configuración de Keywords:

Se realizó la creación de keywords de los tipos de documentos (descrito en el CUADRO 2.B):

Ejemplos de configuración:

Año: Apellido Paterno:

2.4 Configuración de Documentos:

Se realizó la configuración de grupos y tipos de documentos que contiene los diferentes documentos, descritos en el CUADRO 2.A.

a. Document Type Group

Se creó un grupo de tipos de documentos llamado JJC – RRHH Documentos del Empleado

b. Document Types

Se realizó la configuración de los diferentes tipos documentales (74), como se indica a continuación:

A continuación se describen las características asignadas a cada tipo documental:

a. Settings

Configurar cada tipo de documento:

Seleccionar el grupo de tipos documentales, formato del documento y grupo de discos:

b. User Group

Seleccionar el grupo de usuarios para cada tipo documental:

c. Auto-Name

Con la finalidad de visualizar el nombre del documento de manera personalizada, se configuró la opción de Auto-Name:

Ejemplo:

d. Creación de Referencias Cruzadas

Con la finalidad de relacionar los tipos documentales facilitando la información al usuario, se configuró la opción Cross-References por cada tipo de documento.

Seleccionando los tipos documentales por Keyword e Image (área de relación en la imagen).

Cada documento se relacionará con otros documentos, por medio del número de documento de identidad: Nº Documento de Identidad

Y seleccionando en la parte superior de la imagen de acuerdo a la configuración:

Ejemplo: En el cuadro derecho se muestran los documentos relacionados, cuya imagen puede ser visualizada por medio de un doble-clic:

e. Creación de Lista de Selección y Autollenado.

Con la finalidad de facilitar la búsqueda y el ingreso de información al cliente, se configuró los tipos documentales para la selección del Nº de documento de identidad y auto-llenado de la información restante; configurando las opciones de AutoFill, descritas a continuación.

 Crear el Autofill y seleccionar los keyword:

 Configuración del AutoFill en el Keyword “Nº de documento de identidad”:

 Importar el documento de AutoFill a OnBase:

Ejemplo: Al ingresar el Nº de documento de identidad y dar Tab, automáticamente se jalan los datos de tipo de documento de identidad, nombre, apellido paterno y apellido materno tal como se muestra en las siguientes pantallas:

Modificar cada tipo documental con la configuración de AutoFill:

En OnBase Client, importar el archivo de AutoFill:

Seleccionar “Execute Import Process”

2.5 Configuración de Carpetas

Las carpetas se configuraron bajo el esquema árbol de carpetas, del siguiente modo:

a. User Groups

Selección del grupo de usuario para cada folder o expediente:

b. Keyword Types:

Se configuró los keywords de los tipos documentales por cada expediente:

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