Consejos útiles Para Mejorar Las Presentaciones técnicas Audiovisuales

Consejos útiles para mejorar las presentaciones técnicas audiovisuales

En el campo de la técnica, el comercio, la industria, las finanzas, la ciencia, la política, es decir, en la mayor parte de las esferas de la vida social, se debe informar, educar, convencer, comunicar ideas y transferir conocimientos sistemáticamente. Uno de los mecanismos empleados con más frecuencia para estos fines son las denominadas presentaciones. Provenientes del verbo "presentar", significa enfrentar una audiencia para mostrar, alertar o explicar algo que ella desconoce.

Para que el público acepte lo que se muestra o explica, los presentadores habrán de ser didácticos, convincentes, claros, simples y directos. Si bien puede un especialista ser brillante en su disciplina, es muy posible que como comunicador sea poco hábil y que no convenza. Una encuesta, por cierto muy sólida, hecha en distintas regiones del mundo, sobre las presentaciones, mostró que sólo una de cada diez, tienen un nivel de comunicación y eficiencia adecuado. Esto indica que una presentación audiovisual no puede tomarse como un acontecimiento sin importancia o a la ligera.

En una presentación se vende siempre algo: la institución a la que pertenece su autor, un grupo de trabajo, y mucho más importante, el presentador como profesional, como técnico, como ser humano.

Es difícil, en el mundo actual de los negocios y de la técnica, huir de frecuentes exposiciones ante diferentes audiencias. Para ello se requiere estar preparado.

Aunque las líneas que siguen están lejos de configurar un manual o una lista exhaustiva sobre cómo hacer una presentación: contienen suficiente información como para transformar esta de aburrida y poco convincente en algo mucho más profesional e impactante.

Preparación

Preparar una presentación es una actividad que requiere tiempo y dedicación. Se debe planear y preparar con suficiente antelación. Una vez terminada, debe ensayarse con una grabadora y un reloj. Mejor aún, ante una audiencia conocida de dos o tres colegas de confianza que estén dispuestos a criticar sus defectos u omisiones.

El mensaje

Una presentación debe transmitir un mensaje, dejar una huella positiva en la mente del público. Ha de tener presente que el público dedicará una parte de su tiempo, el que no está dispuesto a perder. Si escuchan algo obvio o conocido, sus sentimientos probablemente no serán de complacencia y plenitud.

Es inadecuado tratar de transmitir conocimientos a granel y de forma profusa en una presentación. Es mucho más impactante presentar algunas ideas importantes. Tal vez dos o tres conceptos profundos o algunas hipótesis de interés que cambien los puntos de vista existentes hasta el momento sobre algún aspecto determinado que intriguen o que motiven; pueden impactar más que bombardear a la audiencia con el equivalente de un enorme tratado.

Una regla de oro en esta materia plantea que para que una presentación sea útil y recordada, deberá cumplir con las Tres I

Interesar, Instruir, Incentivar.

El público

Antes de preparar una presentación se debe indagar qué tipo de público asistirá. Es de mucha importancia considerar su nivel e interés en el tema. El expositor deberá prepararse para responder al mismo.

Tal como se ha dicho con anterioridad el público empleará parte de su tiempo en escuchar la presentación y desea obtener un provecho de ella. Al elaborarla, el responsable deberá situarse en el entorno de las expectativas e intereses de su público y tratará de hallar la forma de que su mensaje presente un mayor valor para ellos.

Presentación leída

Las personas que leen sus trabajos difícilmente consiguen trasmitir el mensaje que desean. La lectura de un trabajo se torna aburrida y el público pierde concentración. Se pueden consultar algunas notas o cualquier tipo de recurso nemotécnico; pero, en todo momento, debe evitarse caer en la tentación de la lectura, a partir de la justificación de que con ella el individuo no se equivoca mientras que si lo hace de forma oral puede ocurrir. En una presentación la lectura es una equivocación perse.

El lenguaje del cuerpo

El movimiento de las manos y del cuerpo añade otra dimensión al discurso. Este permite enfatizar o reforzar algunos puntos en la presentación con el fin de que la audiencia responda a las intenciones del disertante. El público recibe más información por lo que observa en su cara, manos y gestos que mediante las mismas palabras. El hecho de moverse por el escenario -sin emplear ademanes teatrales-, adiciona un elemento de convicción a las palabras.

LA MODULACIÓN DE LA VOZ

Un tono de voz monótono es aburrido y provoca que la audiencia pierda rápidamente la concentración. Este debe cambiarse de igual forma que se hace en una conversación coloquial. No se debe hablar ni demasiado rápido ni con grandes pausas. Una atención especial debe prestarse a los llamados ticks y muletillas ("ahh", "ehh").

SLIDES VS DATASHOW VS TRANSPARENCIAS VS PIZARRA VS ROTAFOLIO

Los medios visuales más utilizados son los: slides -diapositivas montadas-, los datashow- una colección de slides en computadora que se confecciona con cualquier software compatible con el equipo de proyección, el PowerPoint de MS es el más conocido, las transparencias-utilizadas con retroproyector-, las pizarras "blancas con marcadores o negras con tiza-, y los rotafolios- para escribir con marcador sobre hojas grandes de papel.

En el momento de definir qué tipo de medio visual se utilizará, se deberá considerar la siguiente escala, que de acuerdo con la calidad de la imagen, otorga una puntuación de 10, la más alta hasta 1, la menor. Según la dimensión de la platea y el tamaño de la sala, se emplearán los medios expuestos en la siguiente escala:

Side 10

Datashow 8

Transparencia 6

Pizarra 4

Rotafolio 3

En una sala muy grande no se podrá usar un rotafolio ni una pizarra. Los slides son muy apropiados para los auditorios grandes.

COLOR VS BLANCO Y NEGRO

Al preparar un material de este tipo, será preferible confeccionar las transparencias a color. Es obvio que una proyección con color es más atractiva que una en blanco y negro, sin embargo, de no poder

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