Contro En Mantenimiento

CONTROL

La etapa de control no existiría si la planeación y organización se ajustarán impecablemente a la integración y a la fase directiva. Sin embargo, aun en planeaciones cuidadosas, surgen algunas necesidades de ajuste, y de correcciones o modificaciones a lo progra¬mado.

Las organizaciones requieren contar con un sistema que facilite la constante revisión o evaluación de sus programas y que genere acciones correcti¬vas en los aspectos necesarios.

El propósito del control es, pues, vigilar el cumplimiento de los objetivos organizacionales.

Definiciones

'Control es un conjunto de providencias incluídas en las estructuras y en las normas de trabajo de una empresa, para que en el desarrollo de las ac-tividades se produzca una comprobación, previniendo errores y fallas, pa¬ra proveer información segura, proteger los bienes de la empresa y pro¬mover la eficiencia en la operación y la adhesión a las políticas administrativas".

"Es la verificación o comprobación de los resultados obtenidos ".

"Es asegurarse de que la operación se ha ajustado a los objetivos señala¬dos por la planeación".

"Es el proceso de verificación del cumplimiento de programas y presu¬puesto que pone énfasis en los medios y en sus resultados parciales a través de la medición de su avance, considerando el manejo de los recursos hu¬manos, financieros, técnicos y materiales".

Importancia del control

Como se ha señalado, el control se encarga de que la operación se ajuste a lo planeado, de que las actividades se realicen con eficiencia y de que no se pasen por alto las políticas administrativas.

- Existen dos tipos de control inmediato y mediato

El inmediato es el que se aplica automáticamente para corregir des¬viaciones ligeras o cuya magnitud no es trascendental.

El mediato se aplica al final del proceso y su objetivo es corregir las fallas que se presentaron a lo largo del mismo; además, retroalimenta la siguien¬te etapa de planeación, al proporcionar información sobre posibles ajustes.

Existen tres pasos en el proceso de control:

1º. Establecimiento de normas o estándares de ejecución. Define el estado de equilibrio o eficiencia que se desea lograr. El estándar es un cri¬terio, parámetro o unidad de medida que sirve como punto de compa¬ración. por lo tanto, precisa los criterios de ejecución adecuada.

Algunos ejemplos relativos a las cuatro etapas anteriores del proceso administrativo, son las siguientes:

Etapas

Criterios de control. Planeación

Planeación

Objetivos, políticas, programas, etcétera.

Organización

Niveles jerárquicos, unidades administrati¬vas, carga de trabajo, etcétera.

Integración

Requisitos del puesto, necesidades de capa¬citación, valoración de méritos, etcétera.

Dirección

Calidad de la toma de decisiones, eficiencia en la comunicación, delegación adecuada, etcétera.

2o. Medición de la ejecución real en relación con los estándares es¬tablecidos. Requiere que la información sea procesada, interpre¬tada y comparada con los estándares de ejecución, a fin de establecer conclusiones sobre la ejecución real.

3° Aplicación de la acción correctiva. Requiere una toma de deci¬siones sobre modificaciones o ajustes a los recursos de la empresa, para esto es necesario conocer las causas de desviación.

Características de un buen control

Un control ideal debe decirnos qué anda mal, en qué aspectos, cuáles son las causas y cuál área es la responsable.

Es necesario conocer esta información de la manera más rápida posible, a fin de establecer las medidas correctivas pertinentes.

Debemos marcar cinco etapas en el proceso de control:

1. Selección de los criterios de control,

2. Recolección, concentración y procesamiento de datos

3. Interpretación de los resultados

4. Elaboración del informe de resultados

5. Utilización del mismo, para aplicar las medidas correctivas

El control es un factor extremadamente critico en el logro de los objetivos organizacionales, su efectividad depende de la información que se pueda recabar siguiendo las etapas anteriormente marcadas.

Además de ello, un buen control debe tener las siguientes características:

a) Oportunidad

b) Estrecha relación con las funciones operativas

c) Ubicación estratégica

d) Controles bien definidos

e) Economía en su aplicación

f) Facilidad en su elaboración

g) Revelar márgenes de error o desviación

h) Precisar logros, avances y eficiencia en las funciones

i) Señalar las situaciones de excepción

Podemos indicar finalmente que el control consta de cuatro etapas:

lo. Evaluación de resultados

La evaluación es la determinación cualitativa y cuantitativa de los aspectos que se dieron durante el proceso, y constituye el primer paso para conocer los resultados de las actividades realizadas.

2o. Comparación de los resultados con lo planeado

Los resultados por si mismos no expresan más que situaciones indivi¬duales que adquieren significado real cuando se les compara con otras medidas que pueden servir de referencia.

3o. Determinación de las causas de desviación.

Consiste en la detección y reconocimiento preciso de los motivos que dieron origen a los resultados reales y del por qué se apartaron de lo planeado.

4o. Retroalimentación

Consiste en el aprovechamiento que se da a la información obtenida, para reorientar los objetivos del nuevo proceso de planeación.

Cuando quienes tienen a su cargo la función de control se vuelven ofi¬ciosos, se' crea un obstáculo a las relaciones humanas sólidas. El indi¬viduo autoritario ya no cabe en la administración moderna se requiere de nuevas actitudes que contemplen la necesidad de relaciones inter¬personales basadas en el criterio de eficiencia y de capacidad técnica en el desempeño del trabajo. Esta visión implica un nuevo concepto de autoridad, mismo que ya no está referido al control de las personas.

PARA EL CONTROL DEL MANTENIMIENTO

A) De operaciones

Un sistema de mantenimiento

...