DICTAMEN DE AUDITORIA EN GESTION DE CALIDAD

DICTAMEN DE AUDITORIA EN GESTION DE CALIDAD

DESTINATARIO:

Socios y junta directiva de la organización.

SITUACION ACTUAL:

La empresa RAMO S.A con el transcurrir del tiempo fue creciendo  y fortaleciéndose económicamente

Sus productos conocidos como El Chocoramo (del cual vende unos 120 millones de unidades por año), El Gala y los Maizitos entre otros han hecho parte de generaciones de consumidores y de tenderos; actualmente tiene plantas en Sabaneta (Antioquia) y en Palmira (Valle) generando unos 3.000 puestos directos de trabajo y unos 1.500 indirectos y vende uno 155.000 millones de pesos anuales en Colombia.

El Señor Rafael Molano fundador y presidente de Productos Ramo S.A., se hizo merecedor de la distinción “Mariposa de Lorenz” que otorga la Facultad de Administración de la Universidad El Rosario para reconocerlo como el empresario del año 2007.

La selección incluyó 20.000 firmas de todo el país para esta escogencia se tuvieron en cuenta criterios como desempeño financiero, capital colombiano, reconocimiento de marca, dirección estratégica, productividad, calidad de productos y/o servicios innovación y gestión directiva.  

OBJETIVO DE EXPEDICIÓN DEL DICTAMEN:

Este dictamen se expide para generar los criterios establecidos por los auditores para así determinar los aspectos para la evaluación, la corrección y el mejoramiento de la calidad en los procesos, los productos y servicios.

PLAN DE TRABAJO

El plan de trabajo abordó unos conocimientos previos de la empresa; y por medio de la implementación en los papeles de trabajo, se efectuó un examen para determinar  los  riegos y debilidades que se presentan.

HALLAZGOS

1. Productos en  malas condiciones en sus empaques y al consumo.
2. Contaminación del producto por presencia de plagas.
3. Publicidad engañosa
4. Cambios en el Producto
5. Vencimiento de los ingredientes que se aplican en la producción
6. Deterioro en la maquinaria de la producción
7. Inadecuada utilización de la maquinaria en los procesos de producción.
8. Accidente laboral en el puesto de trabajo
9. Distribución no oportuna de pedidos a tiendas de barrio.
10. Tener desactualizada la pagina web y no brindar información oportuna y de interés a los clientes.
11. No tener capacitadas a las personas que toman pedidos tienda por tienda en los barrios.
12. No tener disponible un número telefónico para la recepción de  PQRS.

ACCION PREVENTIVA

1. Utilizar personal idóneo en el Escaneo del empaque y presentación de los productos. COSTO= 1.200.000
2. Realizar continua limpieza de las áreas de producción y solicitar servicio periódico de eliminación de plagas. (REALIZAR SEGUIMIENTO). COSTO= 800.000
3. Verificar la publicidad que se va a emitir con respecto al contenido del producto que se ofrece y ver que esta cumpla con la realidad. COSTO= 800.000
4. Capacitar el personal en la fabricación del producto para que no haya cambios de un lote de producción a otro en la elaboración del producto y no existan cambios de (Sabor, color y textura). COSTO= 1.200.000
5. Verificar la fecha de vencimiento de los ingredientes antes de que se comience la producción. COSTO= 0
6. Mantenimiento constante en la maquinaria de producción. COSTO= 500.000
7. Capacitaciones a los empleados a la hora de utilizar la maquinaria de producción. COSTO= 300.000
8. Capacitar al personal acerca de la prevención que se debe tener con las maquinarias térmicas, y tener todos los elementos de trabajo disponibles y al día. COSTO= 600.000
9. Tener un cronograma y una programación establecida de la entrega de los vehículos en las diferentes zonas de las ciudades. COSTO= 1.000.000
10. Tener un grupo especializado en la actualización y hacer más llamativa la pagina web. COSTO= 1.500.000
11. Realizar periódicamente capacitaciones de atención al cliente al personal encargado de esta labor. COSTO= 1.000.000
12. Implementar una política y tener personal dispuesto exclusivamente para la recepción telefónica de las Peticiones, Quejas y Reclamos. COSTO= 2.500.000.

ACCION CORRECTIVA:

1. Salida de los productos que estén en malas condiciones o con empaques en malas condiciones. COSTO= 9.000.000
2. Salida de productos de inventario por contaminación de plagas y pagos en sanciones por comercialización de productos de consumo humano contaminados. COSTO= 15.000.000
3. Pago de sanciones y retribuciones al consumidor que se vio afectado con la publicidad que no correspondía con la realidad del producto ofrecido. COSTO= 5.600.000
4. Salida de productos de inventario que no cumplen con las expectativas ni con la calidad que se debe ofrecer al cliente. COSTO= 10.000.000
5. Salida de las materia primas por vencimiento ya que no se pueden utilizar ni antes ni después de la producción. COSTO= 7.500.000
6. Llevar un documento donde se evidencie el mantenimiento de la maquinaria respectiva, y así se evitarían multas a las personas encargadas de agilizar este procedimiento. COSTO= 200.000
7. Evaluar la capacidad de los empleados de acuerdo a su función. COSTO=  500.000
8. Multas, demandas por no tener todo al día en los puestos de trabajo ya que atentan con la integridad física del trabajador. COSTO= 700.000
9. Adecuar este cronograma y contratar más personal para tener más turnos de repartición desde más temprano. COSTO= 1.800.000
10. Contratar personal para la adecuada actualización y en un periodo de una semana tener totalmente actualizada esta página. COSTO= 2.400.000
11. Contratar un grupo para realizar capacitaciones de atención al cliente. COSTO= 1.600.000
12. Realizar una campaña de acercamiento al cliente y divulgación de medios para realizar PQRS por parte de los clientes incluyendo una línea telefónica exclusiva para esto. COSTO= 5.200.000

CONCLUSION:

La conclusión que nosotros damos como auditores es que la empresa RAMO S.A periodo del 1 de enero al 31 de diciembre del 2014, respecto de todo lo importante, sin excepción a lo ya antes mencionado; se debe de efectuar todas las acciones correctivas y preventivas mencionadas y asegurar un seguimiento para que se cumplan y se mejore el sistema de calidad de la empresa, todo bajo la norma ISO 9.001.

ELABORADO POR:

                   Mayra A Baquero

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