Definicion de archivo

Definicion de archivo

La palabra archivo se utiliza generalmente para designar a aquel lugar que tiene como finalidad la recopilación y conservación de documentos, usualmente producidos en otro lugar y como resultado de la concreción de sus respectivas actividades, que pueden ser, como dije, documentos, libros, recortes de diarios viejos, entre otros y que obviamente ostentan una importancia vital a la hora de intentar bucear en la identidad y la reconstrucción histórica de una nación

Un archivo es un lugar destinado al almacenamiento de documentos. Es un término general que engloba muchas posibilidades y matices distintos.

importancia del archivo

En todo ámbito de la vida trabajamos recolectando, leyendo y analizando distintos Datos, que mediante un debido proceso y metodología permiten alcanzar la generación de una Información Útil, que forma parte de lo que es posteriormente conocido como Banco de Datos, siendo un objeto de consulta en todo ámbito socioeconómico.



Esta información es guardada en conjunto con el emplazamiento de un Archivo, consistiendo básicamente en habitaciones o inclusive edificios enteros que se encargan de almacenar una gran cantidad de datos que fueron debidamente Clasificados y Ordenados, encontrándose su aplicación por ejemplo en el Registro de las Personas, que cuentan con información acerca de la emisión de los Documentos de Identidad, con un vasto archivo de documentaciones relativas a su emisión.

Funciones del archivo

• Planificar y promover la correcta gestión de los documentos y de los archivos de la Universidad, proponiendo instrucciones, normas y procedimientos.
  

• Asesorar a las unidades productoras y colaborar con ellas para la organización y tratamiento uniforme de los documentos de los archivos de gestión.
  
• Organizar las transferencias periódicas de documentos desde los archivos de gestión al Archivo General.
  
• Garantizar los servicios de consulta, préstamo y reproducción de documentos, según la normativa específica en materia de acceso.
  
• Diseñar actividades formativas en materia de archivos y documentos.
  
• Gestionar el Archivo General, custodiando, instalando, organizando, describiendo y haciendo accesibles sus fondos documentales.
  
• Velar por la conservación de los documentos custodiados en el Archivo General y del patrimonio documental de la Universidad de Córdoba.

Equipo y materiales del archivo

1. 1. MATERIALES Y EQUIPOS DE ARCHIVO TÉCNICAS BÁSICAS DE ARCHIVO Y CLASIFICACIÓN (MÓDULO “REPRODUCCIÓN Y ARCHIVO”)
2. 2. EQUIPOS DE ARCHIVO •Existe una gran variedad de materiales de archivo, dependiendo del tipo de información, la frecuencia de su uso, el espacio disponible, el tipo de empresa,…
3. 3. EQUIPOS DE ARCHIVO 1. Cajas de archivo definitivo : • Son de cartón o plástico. • Pueden contener carpetas simples de un asunto o un expediente. • El contenido se anota en uno de sus lados Uso: Documentos que no se utilizan con frecuencia
4. 4. EQUIPOS DE ARCHIVO 2. Archivadores : • Son de cartón, con tapas rígidas y con anillas donde se introducen los documentos previamente taladrados. Pueden abrirse o cerrarse abriendo una palanca • El modelo más utilizado es el archivador A-Z. Uso: Documentos que se consultan con frecuencia o cuando hay que intercalar nuevos documentos entre los que ya están archivados.
5. 5. EQUIPOS DE ARCHIVO 3. Bandejas : • Son de plástico o cartón. Uso: Documentos que se utilizan continuamente o aquellos que esperan a ser archivados.
6. 6. EQUIPOS DE ARCHIVO 4. Carpetas: • Suelen ser de cartulina o de material plástico. Pueden ser: ϖ Simples : Una cartulina doblada por la mitad o con un fuelle. ϖ Con sujeción: Los documentos quedan fijos porque la carpeta tiene gomas y a veces, solapas. ϖ Carpeta de suspensión: Tiene enganches laterales para poder colgar, de unas guías, dentro de los armarios o cajones. Uso: Documentos que se consultan con frecuencia y que suelen tener relación con un mismo expediente.
7. 7. EQUIPOS DE ARCHIVO 4. Carpetas: Carpeta de fuelle
8. 8. MATERIALES AUXILIARES 1. FICHAS: Son de cartulina e incluyen datos importantes o un resumen de la información de los expedientes. Sirven para hacer consultas rápidas Uso: En bibliotecas, como resumen de los libros. En empresas como extracto de datos de clientes, proveedores,.. En la clasificación numérica como material auxiliar.
9. 9. MATERIALES AUXILIARES 2.GUÍAS: Sirven de separadores entre grupos de documentos o grupos de fichas. Tienen una pestaña o saliente en el que se indica la categoría a la que responden. Uso: Separadores en los ficheros.
10. 10. EQUIPOS DE ARCHIVO (MOBILIARIO) 1. ESTANTERÍAS ABIERTAS: Sirven para colocar de forma horizontal o vertical los documentos organizados en cajas de archivo definitivo o en archivadores. Uso: Habitaciones destinadas a almacenar documentos.
11. 11. EQUIPOS DE ARCHIVO (MOBILIARIO) 2. ARMARIOS DE OFICINA: Con puertas: abatibles, con bisagra, correderas, plegables, etc. Pueden ser metálicos, de madera, PVC,… Los hay de diferentes alturas y suelen tener gavetas para carpetas en suspensión. Uso: En despachos con documentos de consulta frecuente.
12. 12. EQUIPOS DE ARCHIVO (MOBILIARIO) 3. ARCHIVADORES CON CAJONES Suelen ser metálicos y con gavetas para carpetas en suspensión. Tienen cajones a distintas altura. Uso: Archivos definitivos y en oficinas para documentos de uso frecuente.
13. 13. EQUIPOS DE ARCHIVO (MOBILIARIO) 4. ARMARIOS MÓVILES Las estanterías se desplazan gracias a unos carriles colocados en el suelo. 5. ARMARIOS GIRATORIOS
14. 14. •FIN

Sistema de clasificación de un archivo

Existen distintos métodos de clasificación estandarizada (norma AENOR) que nos permitirá clasificar el archivo de una forma correcta, ya que la norma aplica un criterio claro para cada caso, aun dándose una casuística distinta.

Los distintos métodos de clasificación se deberán adaptar a las características del archivo, a la forma de trabajo o a la política de empresa. Pasemos a detallar los distintos sistemas empleados, dando una muestra de las normas a aplicar en cada caso, no obstante, si fuese a trabajar con una gran cantidad de documentos, le recomendamos que busque información relativa a la norma AENOR para poder aplicarla con mayor criterio ante casos complejos de clasificar.

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