Docuemento Electrónico

Tabla de contenido

Términos relacionados a los documentos electrónicos

Documento…………………………………………………………………………………2

Documento de archivo……………………………………………………………………2

Características de documentos de archivo…………………………………………….2

Naturaleza de los documentos electrónicos

Datos……………………………………………………………………………………….3

Información………………………………………………………………………………..3

Conocimiento……………………………………………………………………………...3

Computadora………………………………………………………………………………3

Programa, hardware y software…………………………………………………………3

E-document o documento electrónico………………………………………………….4

Características de los documentos electrónicos………………………………………4

Desventajas………………………………………………………………………………..5

Marco legal…………………………………………………………………………………6

Conclusión………………………………………………………………………………….7

Introducción

Desde tiempos remotos, el hombre ha sentido la necesidad de transmitir pensamientos, ideas, opiniones o simplemente dejar huellas a futuras generaciones sobre diferentes aspectos de su vida logrando plasmar en un soporte cualquier representación gráfica que deje saber que estuvo allí. Estas muestras nos han permitido construir la historia del hombre, la forma en que pensaba, como vivía, qué le era importante y a través de la evolución de la escritura y de los instrumentos utilizados para escribir se ha podido ubicar cronológicamente nuestra historia, nuestros antepasados. La mayoría de la gente al observar estos vestigios establece una conexión con esos primeros indicios de comunicación escrita.

Es aquí donde radica la importancia de los documentos, que además de ser fuentes autentica de nuestra historia nos permiten (mientras estén vigentes) servir como testimonios o pruebas de nuestras acciones y de nuestros derechos.

Para nadie es un secreto que los tiempos han cambiado y con el se ha ido transformando también los soportes e instrumentos de los documentos y con las Tecnologías de la Información y la Comunicación se está hablando de os E- documents o documentos electrónicos, teoría que será desarrollada en el siguiente trabajo.

Términos relacionados a los documentos electrónicos

Antes de revisar la teoría del documento electrónico como tal, no está demás hacer un breve recorrido por conceptos elementales ligados con el tema a tratar. Entre estos términos se encuentran los siguientes:

• El documento

La palabra documento, proviene del latín Ducumentum del verbo docere que significa enseñar. Su origen se remonta a la invención de la escritura en Mesopotamia de la mano de los sumerios, y desde entonces se fue perfeccionando el arte de escribir y los instrumentos utilizados para ellos, comenzando la utilización de tablillas de madera encerada para escribir, pasando por el papiro, pergamino y papel hasta las formas mas actuales y modernas de escribir.

Un documento es un soporte cualquiera que contiene una información y que tiene como fin dejar una huella, transmitir dicha información o incluso probar o acreditar algo que se mantenga en el tiempo, es decir, que sea perdurable y que no necesariamente tiene la intención de tener trascendencia jurídica.

• Documento de archivo

Un documento de archivo se define como un soporte que contiene información producido como resultado de las actividades o funciones realizadas por personas tanto físicas como jurídicas. Al respecto Heredia, Antonia opina que si se tiene la secuencia “competencias-funciones-actividades-acciones/actos” se define el documento de archivo como el testimonio y prueba de esas acciones/actos registrados en un soporte perdurable”1.

• Características de los documentos de archivo:

Se vincula de manera directa con el acto del que es testimonio y como tal requiere de ciertas formalidades para tener valor y fuerza de prueba. Según

1Heredia, Antonia. ¿Qué es un archivo? p. 98

Heredia, Antonia las características de los documentos de archivo son las siguientes:

- Su origen, ligado a un productor y a sus funciones y actividades;

- Su carácter seriado, cuya sucesión en el tiempo da ocasión a las series documentales;

- Su condición de único, que determina su originalidad;

- Su autenticidad, que no lleva implícita la veracidad pero sí la ausencia de manipulación.

Y, un aspecto importante a tomar en cuenta sobre el tema de los e-documents es el de “La integridad, que hoy mas que nunca, junto con la autenticidad, son objetivos a mantener a la hora de la producción de los documentos electrónicos para evitar la pérdida de su naturaleza”2.

Naturaleza de los documentos electrónicos

Los siguientes son conceptos que son propios de la naturaleza del documento electrónico:

- Datos: Es la unidad mínima de información, es el término utilizado para describir las señales con las cuales trabaja la computadora. También puede definirse como una representación simbólica empleado comúnmente en el ámbito informático y en cualquier disciplina. Al procesar los datos obtenemos información.

- Información: La información puede definirse como aquellos datos que han sido procesados. Según Arévalo (2003) la información es “El conjunto de datos que se representan para dar a conocer el comportamiento de hechos y fenómenos para tomar la toma de decisiones”3. Un aspecto importante acerca de este término y mencionado por el autor antes mencionado, es

2 Ibidem. p 100.

3 Arévalo, Víctor. Diccionario de términos archivísticos.

que la información tiene gran repercusión en el desarrollo de la humanidad

y por lo tanto no debe ser monopolizado sino todo lo contrario debe estar al servicio y disponibilidad de la sociedad.

- Conocimiento: Es la combinación de información, contexto y experiencias.

- Computadora:

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