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INGENIERIA EN PROCESOS Y OPERACIONES INDUSTRIALES

Ensayo - Ladrones de juntas

Administración del tiempo

Lic. Carlos René Irigoyen M.

IPOI72N

• Cinthia Aciano Muñoz
• Jorge Antonio Becerril Carmona
• Otoniel Lozano Ortiz

Los ladrones de juntas son personas que sin mala intención se interponen con el progreso de las reuniones, estos ladrones pueden tomar varios papeles los cuales son identificados de la siguiente manera; el presumido, el que se queja, el que divaga, el que olvida su material de apoyo, los que murmuran y el vendedor, este tipo de ladrones al aportar sus opiniones o al hacer uso de sus conocimientos en algunos temas de los que creen ser superiores a otros entorpecen el procedimiento y fracturan el espíritu del equipo generando pérdida de tiempo y desvíos de objetivos, estos desvíos los hacen parecer parte importante de los temas haciéndolos pasar desapercibidos  ante los ojos de los integrantes pero no del líder de la junta, el papel que juega el líder es el más importante ya que funge como facilitador y orientador si este pierde de vista sus metas la reunión será un desperdicio de tiempo y dinero.

Las reuniones deben ser analizadas y programadas adecuadamente antes de convocarlas para asegurar su éxito. Se tienen que tomar en cuenta varios factores como las personas involucradas, la preparación del material de apoyo, la duración y los objetivos, hay que tomar en cuenta el desperdicio de dinero en relación a la cantidad y duración de las juntas, estas deberán de ser realizadas solo cuando son necesarias.  

La toma de acuerdos en una reunión es la parte más importante, es decir, es la finalidad por la que fue convocada si no se logra esta parte la junta se considera fallida, esta parte es responsabilidad de todos los integrantes pero la persona encargada de que esto ocurra es el líder.

Antes de iniciar una junta o convocar una se deben tomar en cuenta varios aspectos donde se analice si la junta en verdad es necesaria, es decir, si no se pueden solucionar los problemas delegando las actividades.

Si en verdad es necesario se realiza un análisis de las personas involucradas en el caso en cuestión; recordando que entre menos personas mejor será el flujo de información y acuerdos.

Se indica a los integrantes los objetivos de la reunión para que tengan una preparación previa y que todos estén actualizados con la información, se les pide llevar la documentación requerida y algunas ideas de solución para agilizar la toma de decisiones.  

Para lograr el éxito de la reunión se debe encausar las opiniones de los integrantes, hay diferentes formas de lograr esto una de ellas es identificar el rol como roba tiempo que toma cada integrante del equipo de trabajo, al hacerlo se procede a dirigirlos individualmente dependiendo de su papel con el fin de que la junta o reunión tenga éxito.

El presumido.- Este integrante puede ser muy útil ya que a menudo tiene buenas ideas, lo que se hace es dirigirlo al punto vital de la discusión diciéndole que son muy interesantes sus métodos pero lo que queremos son sus puntos de vista.

El que se queja.- Este personaje lo que intenta es evitar que le carguen más trabajo o entorpecer el seguimiento de la junta, se combate pidiéndole que es lo que quiere y como solucionaría el problema en cuestión.

El que olvida su material.- A menudo esta persona es la encargada de llevar información vital y se escuda diciendo que no pudo llevar nada por realizar otras actividades, se combate verificando antes de la reunión si ya tiene el material necesario.

El que divaga.- Los comentarios que realiza los hace parecer parte vital de la junta desviando la atención del equipo, por lo general son comparaciones con compañías o personas que no presentan problemas, se le puede combatir diciendo “es muy interesante lo que dices, ¿Lo que dices es que deberíamos hacer como ellos?, entonces éste tomará otra postura.

Los que murmuran.- Estas personas fracturan la integridad del grupo aislando a los demás integrantes, se les puede realizar el comentario de que si tienen algo que compartir.

El vendedor.- Es el que olvida que ya no está vendiendo que a lo que va es a solucionar un problema, a él se le puede decir son muy interesantes tus comentarios pero nos estamos desviando del objetivo.

Al combatir cada uno de los personajes que roban el tiempo estos toman una postura de colaboración aportando ideas productivas a la reunión, lo que sigue es solo encausar estas aportaciones para lograr acuerdos, estos acuerdos son tomados por el grupo y aceptados. Para terminar se indica la fecha de revisión de acuerdos y se concluye con la junta.

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