Estandares De Documentacion

Estándares de documentación

Una buena documentación es esencial para lograr un diseño correcto y un mantenimiento eficiente de los sistemas. Además de ser precisa y completa, la documentación debe ser algo instructiva, de modo que se pueda averiguar cómo funciona el sistema con solo leer la documentación.

Estándares Básicos De Documentación

 Debe ser rotulada con claridad y bien organizada, con secciones claramente indicadas.

 La documentación deberá ser completa.

 Se incluirá una leyenda o explicación de los términos utilizados.

 La documentación siempre se conserva actualizada.

Papeles de trabajo

El registro eficiente de la información que el auditor va recolectando en su evaluación, es uno de los aspectos fundamentales de la auditoria, esta información le sirve al auditor para respaldar las opiniones que expresa en el informe de auditoría y puede ser recolectada en documentos manuscritos, manuales, instructivos, gráficas, resultados de procesamiento o en medios electromagnéticos (discos duros, discos flexibles, cintas, cartuchos, CD-ROM, DVD), en los cuales recopilará hechos pruebas, tabulaciones, interpretaciones, así como el análisis de los datos obtenidos.

En estos papeles de trabajo bien sean documentos o electromagnéticos, el auditor señala y destaca las observaciones que son de interés para él, con el fin de fundamentar el resultado de su evaluación, también le sirven para mantener el sentido e importancia de las desviaciones que encontró durante la revisión, así como también para establecer las posibles causas de las desviaciones y para proponer las probables soluciones que reporta como parte de su trabajo.

Los papeles de trabajo hacen referencia al conjunto de documentos preparados por el auditor, los cuales le permiten disponer de la información y de las pruebas efectuadas durante su trabajo profesional en la empresa, así como también de las decisiones tomadas para fundamentar su opinión, también permiten el registro eficiente de la información que se recolecta en el proceso de evaluación, la planificación, la ejecución, supervisión y revisión de la auditoria así como también suministrar la evidencia del trabajo llevado a cabo para respaldar la opinión del auditor.

Propiedad de los papeles de trabajo

Los papeles de trabajo preparados durante la auditoría, incluyendo aquellos que preparó el cliente par ale auditor, son propiedad del auditor. La única vez en que otra persona, incluyendo el cliente, tiene derechos legales de examinar los papeles es cuando los requiere un tribunal como evidencia legal.

Objetivos de los papeles de trabajo

 El objetivo general de los papeles de trabajo es ayudar al auditor a garantizar en forma adecuada que una auditoria se hizo de acuerdo a las normas de auditoria generalmente aceptadas.

 Servir como evidencia del trabajo realizado y de soporte de las conclusiones del mismo.

 Presentar informes a las partes interesadas.

 Facilitar los medios para organizar, controlar, administrar y supervisar el trabajo ejecutado en las oficinas del cliente.

 Facilitar la continuidad del trabajo en el caso de que un área deba ser terminada por persona distinta de la que la inició.

 Facilitar la labor de revisiones posteriores y servir para la información y evaluación personal.

 Anotar los hechos, acontecimientos y fenómenos observados durante la revisión.

 Coordinar y organizar todas las fases del trabajo.

 Servir de guía en revisiones subsecuentes.

 Facilitar la preparación del informe.

 Comprobar y explicar en detalle las opiniones y conclusiones resumidas en el informe.

 Se utilizan para transcribir y concentrar los resultados de entrevistas, cuestionarios, encuestas, investigaciones y observaciones del personal auditado.

 Proveer un registro histórico permanente de la información examinada y los procedimientos de auditoria aplicados.

Funciones de los papeles de trabajo

 Facilitar la preparación del informe.

 Comprobar y explicar en detalle las opiniones y conclusiones resumidas en el informe.

 Proporcionar información para la preparación de declaraciones tributarias e informe para los organismos de control y vigilancia del estado.

 Coordinar y organizar todas las fases del trabajo.

 Proveer un registro histórico permanente de la información examinada y los procedimientos de auditoria aplicados.

 Servir de guía en revisiones subsecuentes.

 Cumplir con las disposiciones legales.

¿Qué no deben contener los papeles de trabajo?

 No ser copia de la contabilidad de la empresa.

 No ser copia de los estados financieros.

 No ser copia de la auditoria del año pasado.

Tipos de papeles de trabajo

En función de la fuente de la que procedan los papeles de trabajo, éstos se podrán clasificar en tres grupos:

 Preparados por la entidad auditada. Se trata de toda aquella documentación que la empresa pone al servicio del auditor para que pueda llevar a cabo su trabajo: estados financieros, memoria, escritura, contratos, acuerdos.

 Confirmaciones de terceros. Una parte del trabajo de auditoria consiste en la verificación de los saldos que aparecen en el balance de situación a auditar.

 Preparados por el auditor. Este último grupo estará formado por toda la documentación elaborada por el propio auditor a lo largo del trabajo a desarrollar: cuestionarios y programas, descripciones, detalles de los diferentes capítulos de los estados financieros, cuentas, transacciones y otros.

Buenas prácticas en la elaboración de papeles de trabajo del auditor

Cada papel de trabajo debe tener como mínimo, objetivo, procedimiento, resultados y conclusiones. La documentación debe responder a los objetivos planteados; debe quedar amarrada con sumarias, anexos y otros papeles; debe ser completa, concreta, fácil de entender y no redundante.

Contenido del legajo de los papeles de trabajo

Los siguientes enunciados dan una idea de la cantidad minina de documentos, con los que el auditor puede integrar los papeles de trabajo, pero también el auditor pueden utilizar su criterio personal, experiencia y conocimiento para determinar el contenido y orden de los mismos, lo importante es que dichos papeles existan.

El contenido puede variar dependiendo del tipo de auditoria y del auditor, debido a

...