Estructura de una Hoja de Cálculo

Estructura de una Hoja de Cálculo

Una hoja contiene diferentes celdas distribuidas en filas y columnas. Por cada hoja, hay filas con números

desde 1 hasta 65.536 filas, y las columnas (hasta 256 columnas) con letras simples o dobles que van

desde la A hasta la Z, AA hasta AZ y así hasta la última columna que se nombra con las letras IV. Si

presionas simultáneamente las teclas Ctrl y una de esas cuatro flechas, llegarás a los límites de la hoja, la

fila 65.536 y la columna IV.

Cada celda se nombra mediante su fila y columna. Así por ejemplo la celda A1 será la situada en la fila 1 y

columna A.

Una Hoja de Cálculo se compone de varias hojas. Existen distintas pestañas en la parte inferior de la

pantalla, rotuladas con Hoja1, Hoja2, etc. Para insertar nuevas hojas, se realiza desde la opción

Insertar/Hoja de Calculo

Combinación de teclas

Ctrl+Inicio Mueve el cursor a la celda A1.

Ctrl+Fin Mueve el cursor al final del área de datos.

Inicio Señala a la primera columna A de la fila actual.

Ctrl+Izquierda Salta a la columna más a la izquierda del bloque actual.

Funcionan de forma similar las combinaciones Ctrl+Derecha, Ctrl+Arriba y Ctrl+Abajo

Ctrl+AvPág Salta a la hoja anterior de la tabla.

Ctrl+RePág Salta a la hoja siguiente de la tabla.

Celda

Para modificar el contenido de una celda la debemos seleccionar previamente con el cursor. Con esta

operación se convertirá en la celda activa, es decir la que constituye el foco del trabajo. Si se selecciona

todo un rango todas sus celdas estarán activas, aunque no se podrán editar una por una.

Hoja Nº1 Fundamentos de Informática

Una celda puede contener

• Texto

• Número

• Fórmula

• Funciones

• Fechas

Además, todas las celdas poseen un formato, que es el conjunto de tipos de letra, colores, alineación o

bordes que cambian el aspecto de cada celda.

Referencia de una celda

Las referencias normales se llaman relativas, porque en operaciones de copiado o rellenado de rangos el

programa supone que al mover unas celdas, también se han de mover las referencias contenidas en las

fórmulas. Así, si en la celda N7 está contenida la fórmula =A4*34, al copiarla o arrastrarla a la celda N10, su

fórmula se verá también arrastrada a A7*34. Los datos sufrirán el mismo movimiento que la celda que los

contiene.

Cuando deseamos que al mover una celda no se altere algún dato que contenga, escribiremos referencias

absolutas, que se distinguen porque van precedidas del signo $. Hay tres modalidades:

Tipo $B$32: es totalmente absoluta. No se altera ni la fila ni la columna.

Tipo $B32: sólo se protege la columna, pero se puede alterar la fila.

Tipo B$32: se alterará la columna y permanecerá la fila.

Para convertir una referencia relativa en absoluta, además de escribir manualmente el signo $, basta pulsar

la tecla F4 al escribirla. Con una primera pulsación se cambiará al tipo $A$32 y con sucesivas pulsaciones

irá cambiando a A$32 y a $A32.

Si la celda se encuentra en otra hoja deberemos escribir previamente el nombre de esta seguido de un

signo de admiración, antes de escribir la referencia propiamente dicha. Por ejemplo Hoja1!D$22

Hay tres tipos de referencia de una celda:

• Relativa: No contiene el signo $. Al copiar la fórmula cambia la referencia: D4, CC3, A89,...

• Absoluta: Contiene dos signos $. No se altera en las copias: $D$2, $AB$6,...

• Mixta: Contiene un signo $ que protege la fila o la columna en los cambios: $D9, $AA2, F$34,...

pero el resto no se protege

Formato de una celda

Llamaremos formato de una celda o rango de celdas al conjunto de opciones que constituyen su forma de

presentación en pantalla y que no afectan a su contenido. A todas esas opciones se accede al activar el

comando Formato Celdas... del menú principal del programa.

A los formatos de celda también se accede pulsando con el botón derecho y eligiendo Formato de celdas

en el menú contextual que se obtiene.

Fuente: Los aspectos de tamaño, fuente, color, efectos, etc. son de comprensión fácil.

Bordes: Todos los efectos posibles en los bordes afectan a toda un área, si está seleccionada y no sólo a

una celda.

Hoja Nº2 Fundamentos de Informática

Tramas: En esta pestaña se rellena el fondo de cada celda. No contiene opciones tan potentes como otros

programas de Office, pero basta con la gama que ofrece.

Alineación:Es un conjunto muy potente de opciones, pues permite encajar el contenido de una celda

respecto a su contorno cambiando numerosos parámetros, como: la alineación horizontal, la vertical,

inclinación del texto, la distancia a la cuadrícula. Para comprender todas ellas el mejor camino es

experimentar con algún texto concreto.

Protección de celda

Las celdas de una hoja de cálculo pueden protegerse para evitar alteraciones de su contenido por una

distracción. Con esta opción se pueden activar o dejar en blanco cada una de dos opciones: Protegido u

Ocultar. Esta operación se hará por separado en distintos rangos, los que se quiere proteger y los que se

dejarán para entrada o modificación de datos. La protección sólo será efectiva si después se protege todo el

documento con el comando Herramientas – Proteger...

Combinar celdas

Permite unir las celdas seleccionadas formando con ellas una sola. Basta seleccionar las celdas que se

desea unir y activar, en la pestaña Alineación, la opción correspondiente.

Las opciones de formato numérico también son muy variadas:

Borrado de celdas

Debemos distinguir entre borrar celdas o borrar contenidos.

En el primer caso, se eliminan totalmente las celdas y otras ocupan su lugar. El programa solicita

información sobre cuáles serán esas celdas que reemplazan a las eliminadas. Esta operación se ejecuta

mediante la secuencia Edición - Eliminar. Hay que tener cuidado al elegir las opciones posteriores de

cómo se desplazan las celdas vecinas.

En el segundo caso, se debe concretar si se borra todo, o sólo formatos, fechas, etc. Esta operación se

ejecuta mediante la tecla Supr (para borrar contenidos) o con la secuencia Edición – Borrar y después se

concreta si se desea Borrar todo o sólo algún elemento.

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