Excel

3.1.1Entorno de Excel.

Este software de aplicación se utiliza para recopilar y organizar los datos en filas y columnas que contienen las hojas de cálculo, la forma en que se muestran las llamaremos tablas.

A-Iniciar Sesión.

Para iniciar sesión de trabajo en Microsoft Excel de varias maneras, dependiendo de cómo se encuentre configurado el Office 2010 en la computadora:

Procedimiento para iniciar una sesión en Excel desde el botón de INICIO.

BOTÓN DE INICIO.

1° Se da clic al Botón INICIO.

2°Se elige la opción Todos los programas.

3° Selecciona la opción Microsoft Office.

4° Se da clic la opción Microsoft Excel 2010.

Procedimiento para iniciar una sesión en Excel desde el botón el acceso directo.

1°Se da doble clic al icono de acceso directo que se encuentra en el escritorio.

Nota:Una vez abierto el software de aplicación, la presentación de la pantalla principal dependerá de la configuración que se le haya dado al momento de instalarse.

1° Menú de archivo: Muestra a través de la Vista Backstage los comandos básicos como Nuevo, Abrir, Guardar, Guardar como, Imprimir y Cerrar entre otros.

2°Barra de herramientas de Acceso Rápido: Es el área donde se pueden personalizar los botones de comando de mayor uso dentro de Excel.

3° Cinta de Opciones: Son las diferentes fichas, que contienen grupos y a su vez botones de comandos que se utiliza en Excel, se dividen en: Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar y Vista.

4° Hoja de Cálculo: Está dividida en celdas, compuesta por columnas (16,384) etiquetadas con letras y por filas (1,048,576), que se encuentran etiquetadas por números.

5°Cuadro de Nombres: Es donde se observa principalmente la referencia de la celda en que se encuentra el cursor.

6° Barra de fórmulas: Es donde se observa el contenido de la celda: Texto, Números y Fórmulas.

7° Celda Activa: Es la celda que se encuentra seleccionada en la hoja de cálculo, se visualiza por medio de un recuadro que forma su contorno y su Botón de Relleno.

8°Etiquetas de hojas: Se utilizan para identificar a las hojas, además de asignar o cambiar el nombre a las diferentes hojas de cálculo.

9°Botones de Navegación: Se emplean para moverse a las diferentes hojas de cálculo que contiene el Libro de trabajo, cuando el espacio para visualizar las etiquetas de las etiquetas de las hojas de cálculo es insuficiente para observarlas.

10° Barra de Estado: En esta barra se observan las operaciones que se realizan en la hoja de cálculo además de los diferentes botones de vista y el botón deslizable del zoom.

3.2 Elaboración de libros de trabajo.

3.2.1 Libro de Trabajo.

Al iniciar una sesión en Microsoft Excel se abre un archivo completamente en blanco llamado Libro 1, está compuesto en forma predeterminada por las hojas de cálculo Hoja 1, Hoja 2 y Hoja 3.

A.- Abrir un Libro Nuevo.

Para abrir un Libro nuevo, en blanco, plantilla u otro tipo de formato en Excel realiza lo siguiente:

Procedimiento para abrir un Libro nuevo:

1° Se da clic en el Menú archivo, en la opción: Nuevo.

2° En esta ventana se elige Libro en blanco o la plantilla que desees abrir.

3° Hacer clic en crear.

B.-Guardar un libro de trabajo.

Se debe guardaren una unidad de disco, el procedimiento para guardar el archivo requiere de la ubicación y el nombre del Libro, el cual va de acuerdo con la información contenida.

Procedimiento para Guardar un Libro:

1° Se da clic en el Menú Archivo, elige la opción: Guardar como…

2°Se selecciona la carpeta en donde se desea grabar el archivo.

3° Se teclea el nombre del archivo.

4° Se elige en el tipo de archivo, la versión de Excel en la que deseas guardar el archivo con la finalidad de que se pueda abrir en otras versiones de Excel o si deseas guardarlo como un archivo PDF( Solo lectura), etc.

5° Se da clic en el botón Guardar.

C.- Abrir un Libro de trabajo existente.

Para abrir un libro que ya ha sido guardado anteriormente realiza lo siguiente:

1° Se da clic en el Menú Archivo, selecciona la opción: Abrir.

2°Localiza la carpeta en donde se encuentra el archivo a abrir.

3° Selecciona el archivo y da clic en el botón Abrir.

Procedimiento para Abrir un archivo creado recientemente:

1° Se da clic en el Menú Archivo, selecciona la opción Reciente.

2° Da clic en el archivo que deseas abrir.

D.- Visualizar varios libros abiertos

Para visualizar los diferentes Libros de trabajo que se abrieron en Excel y con la finalidad de que se pueda intercambiar datos de un Libro a otro, se utiliza la Cinta de Opciones Vista y el Grupo Ventana.

Procedimiento para visualizar un libro de Trabajo:

1° Se da clic en la cinta de opciones vista.

2° Selecciona del grupo Ventana el botón de comando Cambiar ventanas.

3° Selecciona con un clic el archivo que se va a visualizar.

Nota: El número de libros de trabajo que se pueden abrir y visualizar en Excel es en función de la memoria disponible y los recursos del sistema.

3.2.2 HOJA DE CÁLCULO

El número de hojas de cálculo que contiene un Libro nuevo se puede modificar dependiendo de las necesidades del Libro de trabajo, además, puedes modificar el nombre a las hojas de cálculo. Lo anterior se realiza con la Cinta de Opciones Inicio y el Grupo Celdas.

A.- Insertar Hoja

Para insertar hojas de cálculo

1° Se da clic en la Cinta de Opciones Inicio.

2° Selecciona del Grupo Celdas el botón de comando Insertar.

3° Se selecciona la última opción Insertar Hoja.

B.- Eliminar Hoja

1° Se da clic en la cinta de opciones Inicio.

2°Selecciona el botón de comando Eliminar del grupo Celdas.

3°Selecciona la última opción Eliminar Hoja.

C.- Cambiar

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