Flujo de trabajo

Flujo de trabajo

El flujo de trabajo es el estudio de los aspectos operacionales de una actividad de trabajo: cómo se estructuran las tareas, cómo se realizan, cuál es su orden correlativo, cómo se sincronizan, cómo fluye la información que soporta las tareas y cómo se le hace seguimiento al cumplimiento de las tareas. Generalmente los problemas de flujo de trabajo se modelan con redes de Petri.

Objetivos de un sistema de flujo de trabajo:

 Reflejar, mecanizar y automatizar los métodos y organización en el sistema de información

 Establecer los mecanismos de control y seguimiento de los procedimientos organizativos

 Independizar el método y flujo de trabajo de las personas que lo ejecutan

 Facilitar la movilidad del personal

 Soportar procesos de reingeniería de negocio

 Agilizar el proceso de intercambio de información y agilizar la toma de decisiones de una organización, empresa o institución

El propósito de los sistemas de flujo de trabajo, es acercar personas, procesos y máquinas, con el objeto de reducir tiempo y acelerar la realización de un trabajo. Estos sistemas permiten trabajar en equipo desde diferentes lugares físicos. Los sistemas de flujo de trabajo facilitan la automatización de los flujos de trabajo entre procesos y permiten integrar los procesos de la empresa, rediseñados de acuerdo con ayuda de nuevas estrategias.

Objetivos

Conociendo los problemas, el objetivo principal consiste en suministrar la información necesaria que permita tomar y aplicar decisiones que logren aumentar al máximo el rendimiento entre los trabajadores, materias, herramientas y recursos; para lograr las metas propuestas por el sistema de las forma más eficiente posible. Se puede decir que el objetivo general es proporcionar uno o varios métodos que sirvan para una correcta administración de los recursos (humano y material) del sistema.

El equipo de trabajo (Multidisciplinaridad)

El equipo es una forma particular de organización del trabajo y no un tema que pueda aprenderse en un curso. En el sector empresarial como en otros, se han utilizado actividades puntuales de capacitación para generar la consolidación de un equipo de trabajo. Este tipo de intervención puede aportar conocimientos, pero no puede remplazar el desarrollo de actitudes para el trabajo en equipo. Las actitudes sólo pueden cambiar en la práctica, en la vivencia laboral, en la interacción de trabajo con los compañeros, no en espacios hipotéticos.

Para que un grupo se constituya en equipo son importantes las siguientes condiciones:

• El desempeño es el objetivo principal, el equipo sigue siendo un medio no el fin.

• La creación de una ética de desempeño del equipo por parte de los gerentes fortalece el trabajo de los propios equipos.

• Existe una tendencia cultural hacia el individualismo que no debería entorpecer el desempeño del equipo.

• La disciplina dentro del equipo y la organización crea las condiciones para el desempeño del equipo.

• El desempeño del equipo esta asociado con la calidad y la integralidad de sus respuestas en un ámbito cambiante como es la salud.

• El equipo cuenta con una variedad de conocimientos desde las diferentes profesiones que le permite interpretar la realidad y abordar los problemas desde diferentes ópticas y construir respuestas integrales e integradas.

Los nuevos conceptos de organización del trabajo descrito por la mayoría de los autores están basados en la actividad de equipo. El equipo se define como:

 Número pequeño de personas con habilidades complementarias que están comprometidas con un propósito común, con metas de desempeño y con una propuesta por las que se consideran mutuamente responsables.

 El equipo multidisciplinario se fundamenta en que las habilidades aportadas por los diversos profesionales aumentan la creatividad del grupo, ayudando a la innovación y potenciando la apertura de pensamiento de sus miembros, dando respuestas integrales.

 Aunque el equipo puede cambiar su composición a lo largo del tiempo, sus resultados serán mejores cuanto mayor sea la proporción de miembros estables en el grupo.

Solución y Políticas a seguir

Por lo que se requiere a este aspecto, la primera regla para atacar cualquier problema de sistemas y procedimientos, consiste en adoptar un enfoque integral, es decir, encaminar todo el problema relacionándolo con todo el organismo social y analizándolo con base en las normas conocidas de la administración.

Los problemas pueden resolverse analizando el organismo con base de las siguientes interrogantes: ¿Está la función mal ubicada? ¿Donde establecer una nueva unidad orgánica para aumentar la especialización? ¿Pueden cambiarse funciones similares?

Otro aspecto importante para dar soluciones a sistemas y procedimientos radica en la eliminación de funciones, esto es más productivo que la simplificación. Una función debe eliminarse si no contribuye al objetivo con más de lo que cuesta ejecutarla.

Conforme se analizan los hechos y se realizan diagramas de análisis, vienen a la mente creativa del analista, mientras intenta relacionar todos los detalles con el verdadero objetivo del sistema, métodos lógicos de solución de problemas, se han examinado los detalles

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