Gestion De Proyectos

Proyecto:

Definiendo a un proyecto como un conjuntos de acciones a seguir, que no sean repetitivas, que sean únicas, con duración determinada, debidamente organizadas, y que utilicen recursos.

Aplicando los métodos de gestión de proyectos podría afirmar que un proyecto es una actividad que podemos dividir en tareas no repetitivas, que tengan precisión y con relaciones conocidas entre ellas.

Gestión de Proyectos:

Parte de la administración que trata específicamente de la planificación y el control de proyectos

Es así que la planificación viene a ser la determinación en el que se debe hacer?, como se debe hacer?, quien será el responsable? y porque tiene que hacerse?; y el control y seguimiento básicamente en la medición del progreso del proyecto.

Fases en la Gestión de Proyectos.

Para poder coordinar un proyecto se requiere coordinar en el tiempo según el gráfico:

Y para lograr esta coordinación las tareas se pueden dividir en 3 fases:

• Fase de creación y planificación.

• Fase de seguimiento y control del proyecto.

• Fase de comunicación del proyecto.

Creación y Planificación:

En esta fase podemos determinar 8 procesos:

1. Especificaciones del Proyecto:

En esta parte del proceso se debe detallar y describir el proyecto, así como determinar los objetivos, fijar una fecha de finalización, los productos que se obtendrán del proyecto, y los recursos que se utilizarán en el proyecto.

Se debe definir correctamente el proyecto para no tener imprecisiones en la planificación del proyecto.

2. Definición del calendario del Proyecto:

Seguidamente se debe fijar las horas que se dedicará al proyecto, y tener en cuenta que son las necesarias para poder lograr con el objetivo del proyecto, para ello se debe establecer horarios y turnos de trabajo, días festivos, periodos vacacionales.

3. Definición del esquema del proyecto – Análisis descendente:

Este proceso consiste en determinar las divisiones del proyecto en fases, las fases en actividades y las actividades en actividades más elementales, con la única finalidad de tener un control sobre cada actividad, de esta forma se tendrá el esquema del proyecto.

4. Determinación de las características de cada actividad:

Se recomienda tener en claro las características de cada actividad, como la cantidad de horas a utilizar, las fechas que puedan afectar a la actividad, los días que puedan afectar a la actividad, los recursos adicionales que se necesitarán y utilizarán, y la necesidad de horas adicionales.

Todas estas características deben estar debidamente documentadas para poder realizar una nueva planificación ante un imprevisto y evitar errores durante el proceso.

5. Localización de hitos o puntos clave de control:

Es la determinación de puntos o fechas del proyecto que se deben tener especial consideración; este punto no debe tener asignación de hora, (0 horas x punto)

6. Búsqueda de dependencias entre actividades:

Para el normal desarrollo de las actividades y sin inconvenientes, es necesario determinar las dependencias entre las actividades, es decir si para el inicio de una actividad (dependiente) depende el inicio o finalización de una actividad (precedente), ya sean (Inicio – Fin, Inicio – Inicio, Fin - Fin), así como los retardos en las dependencias (retardos positivos y negativos).

7. Determinación de los recursos que participarán en el proyecto:

Teniendo la premisa que un recurso es toda persona, empresa instrumento o material necesario para realizar una actividad, se debe establecer el calendario de disponibilidad de cada recurso y la asignación de cada recurso a cada tarea.

8. Revisión y análisis crítico del proyecto:

Este proceso consiste en resolución de conflictos de programación y conflictos de recursos, así como la verificación de plazos con proveedores y subcontratistas, verificación de plazos con departamentos implicados, y una búsqueda de posibilidades de optimización; obteniendo al final la planificación que servirá como marco de referencia para el desarrollo del proyecto.

Entendiendo como conflicto de programación a la no concreción de una actividad en el plazo o fecha estimada y conflicto de recurso a asignar más actividades a determinado recurso del as que pueda realizar en las horas que dispone.

Seguimiento y Control:

Lo fundamental de esta fase es que el proyecto se ajuste a la planificación inicial.

Tenemos los siguientes procesos:

1. Creación de un Plan de referencia:

En caso de que el proyecto se aleje del plan de referencia es necesario crear otro plan de referencia acorde a la realidad del proyecto.

El plan de referencia es la planificación inicial del proyecto, y se utiliza para comparar la evolución del proyecto real con la evolución del proyecto esperado.

2. Recolección de datos reales.

De acuerdo a la característica de las actividades se debe determinar el periodo de seguimiento, que podría ser diaria, semanal, quincenal o mensual.

Así también, se debe recolectar información de cada actividad como: fecha de inicio y finalización real, tiempo faltante para el inicio de las actividades, y recursos y gastos reales; estos datos deben ser lo más confiable y verificable para poder asegurar un real control del proyecto.

3. Análisis del seguimiento del plan original.

Se debe en lo posible obtener los datos reales en la utilización de los recursos, para poder reprogramar el presupuesto y sea más ajustado a la realidad del proyecto.

Realizar comparaciones de los datos, determinar los ajustes para la corrección de las desviaciones de la programación y en los recursos.

Comunicación:

La comunicación es primordial para realizar un proyecto, y su objetivo principal es la de comunicar a todos y cada uno de los integrantes del proyecto sobre la evolución del proyecto, como también el de intercambiar información y opiniones, esta comunicación se realiza mediante informes, y cuyo contenido dependerá a quien está dirigido.

Informes para la dirección:

Estos informes deben contener productos y resultados importantes, puntos de control definidos, los recursos necesarios para una buena marcha del proyecto y el coste del proyecto.

Informes para los responsables del proyecto:

Deberán contener información como la organización del trabajo, el flujo del trabajo e información, las fechas de inicio de cada actividad, y los recursos inmersos en cada actividad del proyecto.

Informes

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