Introducción EXCEL

Introducción

EXCEL

        Es una hoja de cálculo desarrollada por Microsoft, se trata de un software que permite realizar tareas contables y financieras por las funciones que contiene, en el cual puedes escribir, almacenar, calcular y organizar todo tipo de información ya sea numérico o en texto, Excel se encuentra ubicado dentro del paquete de herramientas o programas ofimáticos llamados office. A lo largo de la historia el programa ha ido evolucionando y mejorando, ya que su primera versión fue lanzada en el año 1985 para los ordenadores de Apple hasta la última versión disponible hoy en día.

        El Excel es una hoja de cálculo compuesto por columnas, filas y celdas, que nos permita hacer cualquier tipo de trabajo según la necesidad de un usuario. Por ejemplo:

• Gestion y control de la contabilidad de una empresa
• Diseños de modelos matemáticos
• Bases de datos
• Planificación de proyectos
• Generación de presupuestos

Historia

        La compañía de Microsoft empezó a comercializar básicamente con un programa para hojas de cálculo llamado Multiplan en el año de 1982, este modelo fue muy popular en los sistemas CP/M, pero en los sistemas MS-DOS desperdició su popularidad al frente de Lotus 1-2-3. Pero en 1985 surgió la primera versión de Excel para Mac, y la primera para Windows en 1987, facilitándole a la aplicación la ventaja sobre el Lotus 1-2-3, que tardó mucho en avanzar hacia dicho entorno virtual. Asimismo, Excel se convirtió en el mejor programa de hoja de cálculo por excelencia para las computadoras, superando incluso al popular Quattro Pro de la empresa Borland.

        Desde entonces, Excel ha ofrecido a su público una versión actualizada cada dos años, la versión actual tanto para la plataforma Windows y Mac OS X es el reciente Excel 2017.

Características

• Es una hoja de cálculo.
• Ofrece presentar los datos de una hoja de trabajo en diferentes tipos de gráficas.
• Se puede hacer cálculos largos.
• Posee celdas para ingresar datos, imitando así las hojas de los libros de contabilidad.
• Permite introducir fórmulas matemáticas en las celdas para realizar cálculos sobre otras celdas.
• Tiene limitaciones increíblemente pequeñas.
• Una tabla no es un reto para Excel.

Ventajas y desventajas de Excel

Ventajas:

• Puedes usar los datos de forma estética: usando varios tipos de borde y diferente tipo de letras
• Utilizar hojas para almacenar datos numéricos
• Utilizar las ordenes y herramientas para ejecutar cálculos con sus datos
• Puedes ordenar, reorganizar, analizar, conciliación, presentación gráfica, tablas dinámicas
• Sumar filas y columnas
• Crear fórmulas para realizar cálculos de sumas de dos columnas o más y encontrar la desviación de un valor concreto
• Podremos insertar y/o eliminar celdas, columnas o filas diferentes si trabajamos manualmente  

Desventajas:

• Solo es compatible con Windows y Mac
• Los archivos ocupan mucho espacio
• Es un programa de pago que, como muchos de Microsoft, no tiene un precio económico al alcance de todos.
•   Es un poco seguro, ya que sus documentos pueden ser abiertos y vistos por cualquiera.
• Como muchos programas para Windows, suelen presentar errores inesperados que hacen que el programa se cierre, perdiendo datos irrecuperables, y se tenga que comenzar el trabajo de nuevo.

Herramientas de Excel

• Barra de herramientas estándar: Contiene botones con las Opciones más utilizadas para manejar el archivo, está localizada justo bajo la barra de menú
• Comandos del menú archivo:

• Nuevo: Crear un nuevo documento
• Abrir: abrir un documento previamente guardado
• Guardar: guardar documento
• Permiso: crear documento con acceso restringido
• Correo electrónico: enviar por correo el documento activo
• Imprimir: Imprimir documento activo
• Vista Preliminar: Ver documento de manera de Impresión.

• Comandos de menú herramienta:

• Ortografía y gramática: comprueba la ortografía del documento
• Referencia: permite al usuario buscar en el diccionario, diccionario de sinónimo y enciclopedia.

• Comandos del menú edición:

• Cortar: cortar una selección de celdas
• Copiar: copia el texto, celdas o imágenes seleccionadas.
• Pegar: insertar el contenido de lo que fue copiado o cortado.
• Copiar formato: permite copiar el formato
• Deshacer: deshacer lo último realizado
• Rehacer: rehacer las acciones eliminadas

• Comandos del menú insertar:

• Insertar hipervínculo: enlaza el archivo a la internet
• Formula: abre un menú desplegable con las formulas. Suma, promedio, contar, max, min.

• Comandos de menú datos:

• Ordenar AZ: ordenar las celdas seleccionadas alfabéticamente ascendente de la A a la z.
• Ordenar ZA: ordenar a las celdas seleccionadas alfabético descendiente de las Z a la A

• Comandos adicionales:

• Zoom: permite seleccionar el nivel se zoom (200%, 100%, 75%, 50%, 25% o personalizado)
• Ayuda: abre un panel de tareas de ayuda
• Personalizar: permite personalizar la barra de herramientas estándar mediante la adición o eliminación de iconos de comandos.

Partes de las ventanas de Excel

1. Barra de título: Es el encabezado de la hoja de cálculo ubicado en la parte superior de la ventana

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1. Botones de control: son aquellos símbolos de la superior derecha de la ventana que permite modificar las etiquetas, minimizar, maximizar compartir o cerrar la hoja

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1. Barra de menú: debajo del icono guardar se visualizan unas etiquetas o barras que permiten modificar la hoja las cual ser conforman de archivo, insertar, diseño de página, formulas, datos, revisar

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1. Barra de herramienta: son una serie de elementos que forman parte de cada barra de menú, dependiendo de la barra seleccionada que presenta una serie de opciones acorde a su propósito

1. Cuadro de nombre: demuestra la ubicación de la celda, fila o columna activa se puede seleccionar más de una celda

1. Barra de fórmulas: te permite observar y editar la información ingresada en las celdas que se encuentran activa

1. Barra de desplazamiento: nos permite movilizar tanto vertical como horizontal la vista del documento

1. Zona de trabajo: constituye en su totalidad la hoja de cálculo con sus filas, celdas, columnas e información incorporada, mediante atajos podemos realizar actividades de la barra de herramientas o fórmulas de operaciones aritméticas

1. Barra de hojas: en la parte inferior se visualiza un texto que dice hoja1, esta barra de hoja nos explica que la hoja de cálculo que se está trabajando en el preciso momento por medio de esta podemos tener varias hojas

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1. Rotulo de columna: es una serie de cuadros organizados horizontalmente, las cuales se enumeran con letras del abecedario.

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1. Rotulo de filas: es la que está ubicada en la parte izquierda de la hoja donde se expresa una secuencia de números infinitamente

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1. Celdas: son aquellos paralelepípedos que dividen las hojas de calcula en varios de segmentos que permite separa las filas de las columnas

1. Barra de estado: está en la parte inferior de la ventana que nos indica si alguna información esta errónea, o el documento está listo para ser entregado

1. Barra de zoom: permite acercar o alejar un área en particular de la hoja de cálculo, la podemos visualizar con el icono de una lupa con los símbolos de (+) y (-).

Fórmulas de Excel

        Son muy variables y a partir de ellas se pueden realizar diversos cálculos aritméticos que ayudan ahorrar mucho tiempo y esfuerzo.

• La suma: sirve para realizar la suma de algunas celdas colocando los siguientes parámetros (=SUMA(A1; A10) le arrojara la sumatoria de dichas celdas
• BuscarV: permite buscar y encontrar un valor especifico en dos hojas de cálculo diferente (=BUSCARV ("matriz", A1:A10, 10. FALSO)
• Promedio: devuelve el valor de promedio aritmético de las celdas que pases o rango de celdas que pases como parámetros (=PROMEDIO (A1; A10)).

Importancia

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