Introducción a Excel 2007

Introducción a Excel 2007

Este artículo nace del guión de una charla-coloquio celebrada el año pasado en la sede de Asetrad, donde esperaba iluminar a esos jóvenes estudiantes de Traducción ávidos de saber pero poco duchos en asuntos de ciencias (pensaba yo, ilusa de mí) como el manejo del programa de hoja de cálculo Excel. El artículo pretende ser tan solo una brevísima introducción y un repaso de las funciones más usadas para el neófito y para el que conoce este programa por encima. Espero que despierte el interés por profundizar algo más en su gran utilidad para tareas tan habituales en nuestro trabajo de traducción como elaborar facturas o glosarios, pues en mi humilde opinión este es el mejor diseñado del conjunto de los programas de Microsoft Office. De modo que, sea cual sea vuestra edad, espero que os ayude a vencer esa prevención que en ocasiones inspiran los programas que uno no conoce.

El programa Excel es una hoja o planilla de cálculo, un programa que permite manejar distintos tipos de datos y utilizarlos para realizar cálculos, agruparlos en tablas y representarlos de forma gráfica.

A simple vista, Excel aparece como un papel cuadriculado o como la representación del juego de los barquitos, donde cada una de las casillas se denomina celda. Al igual que en ese juego, las columnas están identificadas mediante las letras del alfabeto (hasta 16 000 columnas), y las filas (hasta 1 048 576), mediante números. De esta manera, a cada celda le corresponde una combinación única de letra y número, que la identifica. Se puede observar que, a medida que el cursor se desplaza por la cuadrícula, en la esquina superior izquierda se indica la designación de la celda en cuestión. Este espacio se denomina cuadro de nombres, porque, en lugar de la combinación de letra y número que se asigna automáticamente, se puede introducir un nombre si se desea identificar una celda de algún modo especial.

Para moverse por la hoja son válidas las mismas teclas que para cualquier otro programa de Office, las flechas, «AvPág», «RePág», etc.

Para localizar en Excel 2007 las opciones de las anteriores versiones del programa, ya que muchas han cambiado de ubicación, esta página web resulta de gran ayuda.

Libros de trabajo

Excel denomina libros a los documentos. Cuando abrimos un fichero nuevo de Excel, aparecen de forma predeterminada tres hojas de cálculo. La hoja activa aparece en negrita. Dentro de un fichero Excel podemos tener una o varias hojas, y se pueden añadir más a las tres habituales. También se pueden mover de sitio, cambiar de nombre, copiar, eliminar, etc. Para añadir una hoja de cálculo no tenemos más que pulsar la pestaña que aparece a continuación de la última hoja.

Barra de herramientas de acceso rápido

En el borde superior izquierdo se sitúa la barra de herramientas de acceso rápido, idéntica a la del programa Word. Esta barra de herramientas contiene de forma predeterminada los comandos «Abrir archivo», «Deshacer» y «Rehacer». Pulsando la flecha que se encuentra en su parte derecha, aparece un cuadro de diálogo en el que se ofrecen más opciones que se pueden añadir a la barra, con el objeto de personalizarla. En este cuadro de diálogo aparece la opción «Más comandos». Si abrimos esta opción, se nos desplegará una ventana con todos los comandos posibles del programa en su parte izquierda, mientras que la parte derecha nos mostrará las opciones que contiene la barra de acceso rápido en ese momento. Bajo las opciones actuales, se encuentra el botón «Restablecer»,

que nos permite devolver la barra a los ajustes predeterminados, es decir, solamente con las tres opciones mencionadas. Encima de las opciones actuales aparece un menú desplegable que nos permite aplicar la personalización de la barra a todos los documentos, es decir, que la barra será la misma siempre que abramos Excel, o aplicarla únicamente a un documento que elijamos. Esto último puede interesarnos en el caso de que en un determinado documento necesitemos realizar una tarea concreta con gran frecuencia y la hayamos añadido a la barra de acceso rápido.

El botón de Office

En el botón de Office, situado justamente en la esquina superior izquierda de la interfaz del programa, se incluyen todos los comandos básicos para el manejo de archivos en la columna de la izquierda. En la parte de la derecha aparece el acceso directo a los documentos que hemos abierto recientemente.

Es posible acceder a todas las funciones del programa mediante combinaciones de teclas. Al botón de Office se puede acceder pulsando la tecla «Alt» y a continuación «A». Observamos que si pulsamos la tecla «Alt» aparece una letra sobre cada opción de la cinta de opciones y sobre el «botón de Office». Al pulsar la letra correspondiente a continuación de la tecla «Alt» se abre el grupo de comandos de la opción correspondiente.

Vamos a repasar brevemente algunas opciones contenidas en el botón de Office.

Opción «Guardar como»: Excel nos permite guardar nuestros documentos con diversos formatos de archivo: Libro de Excel: es el formato predeterminado de archivo del programa, basado en XML. La extensión es .xlsx. Libro de Excel para macros: es el formato para archivos de Excel con macros, es decir, instrucciones de programación. La extensión es .xlsm. Libro binario de Excel: guarda los archivos en formato binario. Es adecuado para los documentos especialmente grandes, ya que se abren, cierran y se manejan con mayor rapidez. Libro de Excel 97-2003: se incluye este formato para facilitar la compatibilidad con usuarios que no dispongan de la versión 2007 de Excel. Hoja de cálculo de OpenDocument: formato de libre acceso. Archivo PDF o XPS: archivos no modificables para presentación de datos. Otros formatos: Excel admite el guardado en otros formatos además de los mencionados, entre ellos el texto tabulado. También se encuentran en esta opción los tipos de archivo plantilla.

En la parte inferior del cuadro de diálogo vemos un botón denominado opciones de Excel. Si lo pulsamos, se abre un cuadro de diálogo en el que podemos modificar características de funcionamiento del programa. En primer lugar aparece la opción «Más frecuentes», donde podemos cambiar entre otras las opciones de visualización de la interfaz. También se pueden configurar el tipo de letra y su tamaño, el tipo de vista (normal, impresión, salto de página), el nombre del usuario y los idiomas de trabajo.

En la opción «Revisión» podemos modificar las opciones de autocorrección a nuestro gusto. Es interesante la opción de reemplazar determinadas combinaciones de teclas por algo. Se puede usar, por ejemplo, para añadir las comillas españolas, de las que carece Microsoft Office. También

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