LA GESTIÓN DE LOS ACTIVOS DE INFORMACIÓN Y EVIDENCIAS EN LA ERA DIGITAL

LA GESTIÓN DE LOS ACTIVOS DE INFORMACIÓN Y EVIDENCIAS EN LA ERA DIGITAL.

Un activo digital es una herramienta de valor que propicia la comunicación directa entre una marca y su audiencia a través de internet. En el ámbito de los negocios y según el diccionario de la RAE, es el conjunto de todos los bienes y derechos con valor monetario que son propiedad de una empresa, institución o individuo, y que se reflejan en su contabilidad. Al mismo tiempo, se entiende como digital, todo aquello relacionado a tecnología, al campo virtual o a internet, los activos digitales no sólo son propiedad de una empresa, institución o individuo, sino también, tratándose de plataformas de comunicación, pertenecen en cierto grado a los usuarios.

En primera medida debemos tener presente que la finalidad de la gestión de la información es ofrecer mecanismos que permitan a la organización adquirir, producir y transmitir, al menor costo posible, datos e información con calidad, exactitud y actualidad suficiente para servir a los objetivos de la organización, esto quiere decir que cada organización deberá  conseguir la información adecuada, para la persona que lo necesita, en el momento que lo necesita, al mejor precio posible para tomar la mejor decisión.

Las funciones de la Gestión de Información abarcan desde determinar las necesidades de información en correspondencia a sus funciones y actividades, mejorar los canales de comunicación y acceso a la información, mejorar los procesos informativos, y emplear los recursos eficientemente. En este contexto, la información se considera un recurso, un producto y un activo. La información como recurso tiene un costo y debe tener un rendimiento, la información como producto deberá tener unas exigencias de calidad y la información como activo implica que la organización se preocupe por poseerla, gestionarla y utilizarla.  

Es indudable que en nuestra actualidad el éxito de una empresa no dependerá únicamente de cómo maneje sus activos materiales, sino también de la gestión de los recursos de la información, por este motivo la organización que no sea capaz de enfrentarse al reto de gestionar la información, en el futuro perderá productividad y no logrará ser competitiva en un mercado global.

Uno de los retos principales en la planificación e implementación de un Sistema de Gestión para los Documentos  se centra en la gestión del riesgo asociado con los activos de información y evidencias, tanto físicos como digitales, ya que pueden ayudar a la empresa u organismo público a evitar o mitigar los riesgos inherentes con su gestión y, de esta manera, posibilitar que cumpla con sus obligaciones legales, regulatorias o normativas, asegurar el funcionamiento del negocio y rentabilizar el conocimiento corporativo. Su objetivo se centra en maximizar los efectos positivos y minimizar o anular sus efectos negativos.

Las organizaciones deben implementar los procesos de gestión documental que le permitan cumplir con sus propios objetivos, estos procesos documentales se realizan en aplicaciones de gestión documental, que en un gran porcentaje serán programas informáticos, que sean capaces de implementar los controles bien para la documentación en papel, o bien para los documentos electrónicos.

Antes de la implementación de los procesos de gestión documental, la metodología de sistemas de gestión requiere el diseño de los mismos, como una profundización más del proceso de planificación el cual consiste en fijar políticas, objetivos, riesgos, procesos, y controles. Como bien se menciona en el artículo, la responsabilidad del diseño e implantación de un sistema de gestión de activos de información y evidencias digitales no debería recaer exclusivamente en los departamentos de tecnologías de la información y comunicación, pues La Alta Dirección tendría que liderar el sistema y sería necesario que intervinieran de una forma transversal algunos de los siguientes departamentos: jurídico, de gestión de calidad, de administración, de gestión documental, de archivos, de recursos humanos, de gestión financiera, etc. Los procesos de gestión documental se deben diseñar analizando los procesos de trabajo con el fin de determinar los requisitos para la gestión de los documentos y la asunción de responsabilidades, evaluando los riesgos, especificando los procesos de gestión documental, analizando los agentes, determinando qué documentos se crearán y cómo, qué metadatos se incorporarán, cómo y cuándo se retendrán, eliminarán y preservarán en el tiempo.

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