La realidad de la Digitalización Documental

La realidad de la Digitalización Documental

Cuando decidí desarrollar este tópico en el blog; previamente leí varios portales referentes a la digitalización de documentos; encontré muchos y todos apuntan a sus ventajas y beneficios la gran mayoría de estos portales son asociados a alguna marca en específico de scanner, software de captura o de la venta propia del servicio de digitalización (outsourcing), y es cierto lo que todos concluyen como beneficios más notables los siguientes asociados a Reducir costos, ser más eficientes y productivos:

• Reducir costos

¨Less paper¨ Menos y mejor uso del papel

Es común escuchemos acerca de la digitalización y la orientación de muchas compañías a la nueva estrategia de ahorro enfocada a campañas de sostenibilidad ambiental, y en suma y resta significa gastar menos en comprar papel, menos pagos en hojas impresas, y / o en suministros de impresión.

Consultas inmediatas o Facilidad de Búsqueda, disminución de espacio físico

Independientemente del giro del negocio, una vez que los documentos estén digitalizados y bien procesados con una excelente estrategia de indexación están al acceso de un clic, evitando también espacios llenos y llenos de cajas de archivo, así como el ahorro del tiempo evitando que el recurso humano pase largos tiempos en archivos físicos en búsqueda de los documentos de x años anteriores.

• Eficiencia y productividad

Desde que reducimos tiempo en el recurso humano evitando que busque en cerros de papeles estamos hablando de mejoras de productividad, si a eso le sumamos que vamos a obtener históricos de manera inmediata a sólo la búsqueda en un campo o un click mejorando respuestas que antes tomaban más tiempo para la organización cambia por completo la imagen de cualquier compañía a nivel interno y externo. Automáticamente mostramos eficiencia en el manejo de la información.  

Aquí hago una pausa imaginemos un caso real como llegar a un banco a renovar un crédito de corto plazo y sólo tengas que firmar una solicitud actualizada porque todos tus documentos personales iniciales ya reposan en sus archivos.  En este simple caso se muestra el ahorro en papel, tinta, tiempo y se nota la eficiencia y la productividad de ese banco, pero lo mejor es como en un solo cliente queda una buena impresión de los procesos efectivos que mantienen.

Hoy en día es tendencia escuchar o leer sobre la transformación digital y los retos que representan para las compañías y muchos podrán estar pensando y eso que tiene que ver con apostarle a la digitalización de documentos básico los 5 retos de la transformación digital según expertos^[1] son:

1. Oficinas abiertas y homogéneas ¨Open Spaces¨
2. Autoaprendizaje (¨Selflearning¨)
3. Madurez Digital,
4. Smart Visual Data y
5. Inteligencia Artificial (Sobre este hay un buen post en el blog^[2])

y como tomarnos de estos retos para avanzar en los proyectos de digitalización que las empresas quieren empezar, pero se estancan en negociaciones de servicios innecesarios o en los altos costos que piensan pueden incurrir o la mas común no entienden como armar el proceso de digitalización de su data.

Si revisamos los retos de la trasformación digital y los asociamos como dije a la digitalización de documentos al diseñar espacios abiertos y homogéneos se crea la necesidad de guardar tu información digital y por ende es imprescindible liberar espacios físicos innecesarios de archivos.  

Los documentos físicos siempre se van a necesitar hasta por políticas fiscales deben las compañías almacenar sus documentos los últimos cinco o siete años, pero fuera de eso muchas compañías tienen cientos o miles de documentos adicionales que guardan ¨por si acaso¨ y dónde esa data de pronto serviría más para analizar información para por ejemplo toma de decisiones o cambios de giro de negocios e inmediatamente  esto se asocia a otro reto Smart Visual data en el artículo en mención de los especialista en retos de TD^[3]  plasman así este concepto son paneles visuales de trabajo donde se ve la historia (data e info)  de la empresa y todo lo relevante a cada unidad de negocio en tiempo real donde predomina la comunicación trasparente y empoderada debido a la disponibilidad inmediata de la información para tomar decisiones con acierto.  

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