Manual de estandarización

SEDAPAL, a través de su Modelo de Gestión “Productividad con Calidad y Control Interno”, cuida que las acciones que realicen sus colaboradores tengan un alto grado de calidad en cumplimiento de su filosofía de gestión y sus valores. Un paso muy importante para asegurar ello, es estandarizar estructuralmente las actividades que se desarrollan en la Empresa, documentándolas y procediendo a realizar un control sistemático de las modificaciones que se realicen en el análisis de las mismas.

El Manual de Estandarización es una herramienta importante que permite orientar y concretar las acciones de la Empresa hacia una gestión integral de procesos, definiendo los principios, responsabilidades, criterios y parámetros de gestión documentaria que contendrán la forma y manera de llevar a cabo nuestras actividades. El esfuerzo orientado de manera común para el desarrollo y documentación de los procesos es un mecanismo que permite satisfacer los principios y objetivos del Sistema de Gestión Integrado, Buen Gobierno Corporativo y del Sistema de Control Interno, posibilitando así la incorporación paulatina de toda la Empresa al cumplimiento general y específico de los sistemas mencionados.    

Asimismo, el presente Manual tiene como objetivo el establecer lineamientos que permitan en el tiempo implementar un sistema único de materia administrativa para la identificación y estandarización del desarrollo de procesos y la debida administración de los documentos derivados de esta actividad a fin de cumplir de mejor manera nuestro compromiso, ser eficaces y eficientes, y asegurar la transparencia.

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  Jorge Barco Martínez

        Gerente General

                                                        Lima, Marzo del 2010

INDICE

1. Introducción

1. Objetivos

1. Objetivo General
2. Objetivos Específicos

1. Alcance

1. Alcance de la Estandarización

1. Referencias Normativas

1. Responsabilidades

1. Directorio/Gerencia General
2. Gerencias y Equipos/Proyectos
3. Equipo Productividad con Calidad
4. Equipo Registro y Control
5. Coordinadores del Sistema de Gestión Integrado
6. Equipo Asuntos Legales

1. Gestión por Procesos y la Estandarización

1. Principios del desarrollo del procesos
2. Gestión por procesos y la estandarización
3. Criterio estándar a seguir para el desarrollo de procesos
4. Pautas para el desarrollo de flujogramas de procesos
5. Beneficios de la estandarización

1. Criterios Generales del Sistema Documentario

1. Estructura del Sistema Documentario

1. Codificación de los Documentos
2. Estructura de los Documentos

1. Isosystem Document
2. Ciclo para la Formalización de Documentos

1. ANEXOS

1. Formularios para la Estandarización

PCCIFO001        Identificación de Procesos

PCCIFO002        Identificación de Actividades por Proceso

PCCIFO003        Elaboración del Flujo del Procesos y Definición de Responsabilidades

PCCIFO004        Seguimiento y Medición de los Procesos

1. Glosario de Términos
2. Estructura Documentaria de los Procedimientos
3. Estructura Documentaria de las Instrucciones
4. Formato de Identificación de los Documentos

1. INTRODUCCIÓN

¿Por qué estandarizar procesos?, porque constituye un acuerdo tácito sobre la mejor forma para crear un producto o realizar un servicio, de este modo, se espera que el flujo por el cual se realizan las actividades y tareas, que envuelven un proceso, conformen labores homologadas que permitan la mejora del trabajo en equipo.

Cabe mencionar, que algunos principios de gestión, como el enfoque basado en procesos, son promovidos por diferentes organizaciones, como la Organización Internacional de Estandarización - ISO, la cual bajo sus principios promueve la adopción del mismo cuando se desarrolla, implementa y mejora la eficacia de los sistemas de gestión.

En la misma dirección, la Estandarización de Procesos, encamina a toda la organización, dentro de un orden estructural en base a los siguientes principios: la gestión por procesos, la prevención de errores, la garantía de calidad y el control interno de las actividades y tareas.

La gestión por procesos es un sistema enfocado en la mejora continua mediante la identificación, selección, descripción, documentación, y optimización de los procesos claves y su interacción; permitiendo eliminar las barreras funcionales e integrando los procesos de la Empresa.

La prevención de errores, entendiéndose por error cualquier evento en que un producto o un servicio no logran cumplir los requerimientos del cliente, está orientada a la mejora de procesos, a través de la reducción, minimización y/o eliminación de errores con la finalidad de incrementar la productividad de la Empresa.

La garantía de calidad asegura que en el corto, mediano y largo plazo, el cliente recepciona el producto o servicio solicitado con las mismas propiedades y estándares de calidad requeridos, logrando la satisfacción del mismo.

El control interno se orienta a incrementar la eficiencia y eficacia de la Empresa, a través de la evaluación del cumplimiento de metas e indicadores de eficiencia productiva, de calidad y de costos de los procesos vitales de cada Gerencia, Equipo, Grupo Funcional y Clientes, en base al Modelo de Gestión de la Empresa.

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