Metodologia Diseño Diagrama de Procesos

DISEÑO ESTÁNDAR DE DIAGRAMAS DE FLUJO

ÁREA PROCESOS OPERACIONALES

1. Objetivo

Establecer para el área de Procesos Operacionales un estándar de diseño de diagramas de flujos.

1. Herramientas

Microsoft Visio.

1. Normas

1. Preparar Formato  de Hoja

Orientación: Horizontal, éste se obtiene al seleccionar la ruta, Archivo/Configurar página, elegir la opción. “Horizontal”.

Fondo: El fondo de la hoja de trabajo será de color blanco, éste se obtiene al seleccionar la ruta, Archivos/Formas/Extras de Visio/Fondos, elegir la opción: “Solido de fondo”.

Tamaño: El tamaño de la hoja dependerá del diagrama de flujo que de desarrolle, sus dimensiones pueden ser adecuadas según las necesidades del diagrama.

Formato general: El formato general del diagrama de flujo lo dará la opción “Banda funcional” al ser añadida a la hoja de trabajo. Ésta se obtiene al seleccionar la ruta, Archivos/Formas/Diagrama de flujo/Formas horizontales para diagramas de flujos de funciones cruzadas, elegir opción: “Banda funcional”.

Márgenes: Los márgenes superior, derecho e izquierdo, serán de 5 mm. El margen inferior será de 5 mm. y estará definido por las imágenes de documentos y archivos insertados a la hoja de trabajo, según cada diseño de diagrama (ver punto 3.2. Modelo de Proceso-Documentos, de este documento)  

La determinación del margen se hará utilizando la “Regla de márgenes” que bordea la hoja de trabajo.

Título: Éste estará escrito en el espacio que se genera al insertar la aplicación Banda funcional a la hoja de trabajo (ruta descrita en el punto 3.1. Preparar Formato de Hoja - Formato general). El espacio para escribir el título del diagrama está especificado con .

La letra de título será Arial, 14pto, sencilla, alineada a la izquierda.

Ejemplo nº 1: Preparar formato de hoja (Orientación, Fondo, Tamaño, Formato general, Márgenes, Título).

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1. Modelo de Procesos:

El modelamiento de procesos cuenta con 6 elementos a distinguir: Generalidades, Personas, Niveles de Procesos, Entradas y Salidas, Documentos, Sistemas Tecnológicos. A continuación se describe como modelar los 6 aspectos:

Generalidades:

Letra: Toda letra del diagrama de flujo, tanto las que van dentro como fuera de los símbolos, y además las letras de las flechas de decisión, serán Arial, 7pto, color negro, sencilla.

Tiempos de respuestas a nivel de hoja: Las fases de tiempos serán establecidas de acuerdo a cada proceso. Éstas serán delimitadas por Separador, que se obtiene al seleccionar la ruta, Archivos/Formas/Diagrama de flujo/Formas horizontales para diagramas de flujos de funciones cruzadas, elegir opción: “Separador”.

La letra de cada fase de tiempo será Arial, 12pto, sencilla, alineada al centro.

Ubicación de los elementos del diagrama: Éstos estarán alineados a la parte superior de cada Banda funcional, en caso de que una caja genere documentos y/o bases de datos, estos estarán en forma paralela a la caja correspondiente y alineada a la parte inferior de la Banda funcional.

Conectores: Estos serán de acuerdo a la especificación de entradas y salidas de este documento, además dependerá de cuáles son los símbolos que está conectando. Las opciones de flechas conectores a usar están especificadas en el punto 4 de este documento. Las opciones de conectores a utilizar se obtienen al seguir la siguiente ruta, Archivo/Formas/Extras de Visio/Conectores, elegir la opción adecuada. 

Personas:

Diferenciación de cargos: Se diferenciará por cargo en forma horizontal a lo largo del diagrama por medio de la aplicación Banda funcional. El número de cargos dependerá de cada proceso por esto, en caso de ser necesario, se recurrirá a ampliar el tamaño de la hoja de trabajo. El ancho de cada fila será el predeterminado por la función Banda funcional y éste no se modificará.

Nota: Los nombres de los cargos deben ser los correspondientes al catalogo de cargos de la empresa, que se encuentran en Carpetas compartidas, \\Santiago\procesos operacionales.

Niveles de Procesos:

Actividades: Será el conjunto o agrupación de operaciones, acciones o tareas, que forma parte de un proceso y que realiza una persona, rol o entidad, que se ejecutan y representan la perspectiva del individuo respecto al funcionamiento, realizado con un único propósito y responde a la pregunta: ¿qué se hace?

Subprocesos: Éste corresponderá al conjunto o serie de acciones, operaciones y/o actividades interrelacionadas e interdependientes que conforman una función e involucran uno o mas roles tendientes a la consecución de un determinado fin, sea este un producto o un servicio a través del uso óptimo de recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos, normalmente de una operación continua.

Macroprocesos: Conjunto de Procesos interrelacionados y con un objeto general común.

Procesos externo: Proceso que genera una entrada al Diagrama de procesos pero que no es desarrollado en éste (su desarrollo no está dentro del alcance del Diagrama de flujo).

Descripciones: Mediante comentarios añadidos a cada figura del diagrama de flujo (Actividades, Subprocesos, Macroprocesos, Decisiones), se especificará lo siguiente:

• Descripción: descripción del macroproceso, subproceso, proceso o actividad al            cual se hace referencia.
• Tiempo de Respuesta: Especificación del tiempo de reacción de los participantes en atender el macroprocesos, subproceso, proceso o actividad.
• Tiempo Ejecución: Especificación del tiempo que toma desarrollar el  macroprocesos, subproceso, proceso o actividad, de acuerdo al alcance de éste.
• Reglas del negocio: Especificación de cuáles son las reglas que aseguran que la actividad de la empresa se lleva a cabo de acuerdo a las restricciones impuestas desde el entorno (leyes o normas) o desde dentro de la organización.
• Sistema: Descripción de el(los) sistema(s) tecnológicos que se utilizan en el macroprocesos, subproceso, proceso o actividad y cuál es su funcionalidad.
• Documentos: Descripción el(los) documento(s) que se utilizan en el macroprocesos, subproceso, proceso o actividad y cuál es su funcionalidad.

La ubicación del cuadro de comentarios ira en la parte superior derecha de cada figura.

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