Metodologia seleccion de contenidos para biblioteca digital

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METODOLOGÍA PARA EL PROCESO DE SELECCIÓN

DE CONTENIDOS PARA BIBLIOTECAS DIGITALES

El proceso que rige la gestión de las bibliotecas digitales y su información corresponde a una serie de directrices convenidas entre expertos de las ciencias de la información de gran cantidad de países a propósito de la puesta en vigor de la Agenda 2030 del Desarrollo Sostenible de la Organización de las Naciones Unidas.

Estas son sólo recomendaciones, ejemplos, modelos de comportamiento, servicios y buenas prácticas a tener en cuenta, no existe una solución única. Sin embargo, esperamos que las mismas ayuden a impulsar la creatividad y a promulgar ideas que se adapten a las condiciones locales y particulares.

Es importante su conocimiento para proponer medios que hagan a las bibliotecas digitales más eficaces a la hora de satisfacer las necesidades de información y de gobierno abierto para las autoridades, el personal, y la ciudadanía.

Adicionalmente, debe existir una política de desarrollo de las colecciones que sea guía para los funcionarios en general vinculados a la biblioteca digital, para llevar a cabo las tareas de seleccionar y adquirir los materiales asi como facilitar la comunicación con los usuarios, dirigida y supervisada por un cuerpo colegiado.

Esta política se constituye en la determinación anticipada de las características de la unidad de información, plantear objetivos en concordancia con las aspiraciones o necesidades de la comunidad de usuarios a la que se pretende prestar el servicio, la evaluación de la colección a intervalos regulares, para descartar o relegar los materiales de poco o ningún uso y detectar necesidades de información no satisfechas y sobre todo la búsqueda de procedimientos para satisfacerlas, tanto con fondos documentales propios como mediante convenios para uso compartido. Generalmente aplica en cuatro (4) ámbitos: El Depósito Legal, la compra, la donación y el archivo Web (usos compartido convenido)

Las políticas de desarrollo de colecciones están sujetas a ajustes y actualizaciones permanente, según requiera la dinámica propia de la unidad de información, la demanda de los usuarios y la variedad e innovaciones de la oferta bibliográfica, así mismo, la demanda generada por nuevas necesidades, características y prioridades de las autoridades, el personal, y la ciudadanía, implementación de nuevos servicios y programas especiales. Es por ello que debe realizarse una constante revisión, adaptación y actualización de dichas políticas de forma sistemática para que la unidad de información logre sus objetivos y brinde un constante aprendizaje y crecimiento a sus usuarios.

Se tiene un modelo general procedimental apoyado en esta o estas políticas, convenido como directrices o estándares que se describirá de forma breve y luego se abordará el punto específico de la forma cómo seleccionar los contenidos para una biblioteca digital.

Como proceso general las bibliotecas generales comprenden tres (3) pasos en concreto (Ver Imágen 1):

1. Recopilación: Comprende la selección y adquisición del material que ingresará a la colección o las colecciones que ingresarán a la biblioteca, considerando diversos criterios definidos previamente en la política de desarrollo de colecciones.  

1. Selección: es la evaluación y la elección de los materiales que se incorporan a la colección. Implica un proceso complejo, que lleva una interpretación ajustada de las políticas de la unidad de información y variados criterios.
2. Adquisición:  es la actividad mediante la cual se tramita el ingreso de los materiales a la colección.

1. Preservación: procedimiento que agrupa las consideraciones gerenciales y financieras, así como pautas para almacenamiento y ubicación, niveles del personal, políticas, técnicas, y métodos aplicables a la preservación de los materiales de archivo y bibliotecas y a la información que ellos contienen. En tal sentido, podemos entender la preservación como el principal mecanismo de protección mediante el mantenimiento y la conservación de las colecciones de la manera más intacta y utilizable posible.
2. Disposición o descarte: procedimiento que consiste en retirar del acervo de documentos no pertinentes, en mal estado o que no contribuyan a alcanzar el objetivo de la política de desarrollo de colecciones, a fin de recuperar espacio para alojar nuevo material. Para la disposición es necesario contar con algunos criterios, que nos permitan llevar a cabo la selección adecuada de los materiales a desincorporar, tales como el contenido temático, la necesidad de espacio, el cambio en los intereses o en las líneas de investigación, la previsión de uso, la redundancia, la disponibilidad, materiales desactualizados y el estado físico.[pic 2]

Imagen 1. Proceso General de Gestión de Bibliotecas Digitales

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  Preservación/Disposición

Fuente: elaboración propia. 2021        

Ahora bien, el punto de interés del presente apartado corresponde focalmente a la recopilación de los contenidos que van a ingresar a la biblioteca digital.

La recopilación inicia con la selección de los contenidos la cual estipula, una estimación de la demanda potencial de los usuarios, la disponibilidad de fuentes para conocer la existencia de títulos convenientes, formatos de publicación y la exploración de las posibilidades de acceso al documento mediante convenios de reciprocidad con otras instituciones, siempre apegado a la política establecida en este sentido.

A continuación, ya establecida la selección de contenidos, se procede a realizar la adquisición de éstos incrementando y completando las colecciones de forma ágil y rápida. Las formas de adquirir pueden ser mediante compra, canje, donación y depósito legal., Debe contar con un alto nivel de eficiencia (ver cuadro 1).

Cuadro 1. Selección/Adquisición de Contenidos para Biblioteca Digitales Aspectos a Considerar

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