OficiNA IN PAPEL

Hacia la oficina sin papeles

*por Víctor Feingold

Hace casi 35 años, en junio de 1975, aparecía por primera vez la expresión "paperless office"

en un artículo de la revista norteamericana Business Week titulado "La Oficina del Futuro". En

este artículo, George Pake, por entonces responsable del Xerox Palo Alto Research Center,

predecía con notable clarividencia que en 1995 la tecnología permitiría a los usuarios convocar

documentos en la pantalla de una computadora "pulsando sólo un botón". Según Peak, esto

eliminaría la necesidad de gran parte del papel impreso -aunque no todo- que saturaba los

espacios de trabajo.

Tres décadas y media después, el imperativo económico y ambiental para reducir el consumo

de papel es mucho más urgente y real; una meta que toda empresa debería tratar de

alcanzar.

A principios de la década del 90, con el boom de Internet, el sueño de la oficina completamente

computarizada y sin papeles parecía estar más cerca que nunca. Sin embargo, las estadísticas

muestran que, aún hoy en día, el 90% de la información se encuentra en soporte de papel y que,

paradójicamente, mientras el empleo del e-mail y de los documentos digitales es cada vez más

cotidiano, el consumo de papel crece un 20% cada año.

Aunque de acuerdo con estos datos la “oficina sin papeles” parece sólo una ilusión, poniendo en

funcionamiento las prácticas adecuadas las empresas pueden aspirar a disminuir su consumo, lo cual,

además de representar un aporte a la reducción del impacto ambiental, puede generar importantes

beneficios económicos.

Uno de los principales recursos reside en convertir los procesos que tradicionalmente se soportan en

papel y que forman parte, en gran medida, de las tareas administrativas y contables de una

organización (facturas, presupuestos, contratos, memos, informes, etc.) en formatos digitales.

Además, el rápido aumento de la cantidad de documentos que se producen, se reciben y se almacenan

en las organizaciones hace necesaria la búsqueda de soluciones para una adecuada gestión de la

información que permita contar con un sistema organizado para recuperar los datos en forma rápida y

ágil utilizando la tecnología.

Cuando los documentos se guardan en forma electrónica en lugar de tener copias físicas almacenadas

en algún fichero, los requerimientos de espacio para el archivo físico disminuyen drásticamente. Esta

estrategia puede redundar en un gran ahorro para las empresas situadas en áreas urbanas donde el

espacio para oficinas y los lugares de almacenamiento y guardado tiene un alto costo económico.

Sin embargo, debido a su fácil acceso, su simplicidad de uso y su excelente calidad de lectura, el papel

sigue siendo un instrumento difícil de reemplazar y la evolución hacia la oficina sin papeles es un

camino mucho más largo de lo que parecía hace años. Pese a todo, esto no debería convertirse en una

excusa para no iniciar los procedimientos, prácticas y acciones tendientes a disminuir su uso, y a evitar

el despilfarro y el abuso.

La tercerización

El espacio físico dentro del ámbito de trabajo de una organización, representa una variable

fundamental en la determinación de los costos de operación y demuestra que desperdiciar espacio en

archivos es muy caro. Existen en el mercado empresas dedicadas a la administración y custodia de la

información que almacenan y protegen los documentos, lo cual ayuda a liberar a las oficinas de papeles

y reduce los costos de insumos, espacios y personal.

Estas empresas se ocupan de inventariar todos los documentos en formato de papel; luego el cliente

define qué parte de estos deberían digitalizarse en base a criterios tales como la frecuencia de

consulta, la simultaneidad de uso, la localización y el origen.

También se puede optar por la digitalización para todos los papeles con valor respaldatorio exigidos por

una autoridad de contralor o de importancia vital para la organización. Los documentos se llevan a las

plantas de las empresas tercerizadoras donde se guardan bajo estrictas condiciones ambientales -en

salas especialmente acondicionadas con temperatura y humedad controladas a fin de evitar su

deterioro y preservar las condiciones originales- y de seguridad. Algunas empresas ofrecen la opción de

una plataforma online donde se puede consultar la imagen de todos los documentos por Internet,

configurando distintos perfiles de usuario para controlar el acceso de los empleados a la información.

Estas empresas también se encargan de destruir en forma segura aquellos documentos que no se

desea conservar para evitar que la información confidencial sea puesta en la calle y pueda llegar a

manos equivocadas.

Sistemas de Gestión Electrónica de Documentos (GED)

A principios de la década del 80 aparecieron los primeros programas de computadora para la gestión

de archivos, basados fundamentalmente en registros de papel, cuya finalidad era facilitar el trabajo de

las personas que se dedicaban a esta tarea.

En la actualidad, muchas organizaciones han comenzado a manejar grandes volúmenes de registros

corporativos que incluyen, además de los tradicionales mensajes de correo electrónico, los documentos

adjuntos a estos, documentos creados con un procesador de textos, hojas de cálculo, etcétera.

De esta forma, el concepto de sistema para la gestión de archivos se ve asociado al uso efectivo, la

reutilización y también la disponibilidad de la información en formato digital, cuestión vital para la

empresa.

Un sistema de Gestión Electrónica de Documentos (GED) es un software que permite guardar toda la

información de una empresa; por un lado la que procede de los archivos físicos en papel -previamente

digitalizada- y por otro, la que se encuentra contenida en archivos digitales. El sistema permite crear

una serie de estructuras clasificatorias para organizar la información

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