PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN, ALMACENAIENTO Y DESPACHO.

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PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN, ALMACENAIENTO Y DESPACHO

BODEGA  EBSA

Junio, 2016

Cerro Navia, Chile

Objetivo

El presente procedimiento tiene como objeto definir y establecer las directrices para el proceso de administración de bodega: los criterios de almacenamiento, inventario y abastecimiento de los insumos y recursos en bodega central y verificación del insumo comprado/solicitado con los requisitos de compra establecidos.

Documentos de Referencia

• NCh 9001.Of2001 ISO 9001: 2000 “Sistemas de gestión de la calidad. Requisitos”.
• NCh 9000.Of2001 ISO 9000: 2000 “Sistemas de gestión de la calidad. Fundamentos y Vocabulario”

Alcance de la aplicación

El siguiente procedimiento regirá para el recinto de bodega EBSA S.A. ubicado en Carrascal 2371, Cerro Navia, desde el 1 de julio del 2016.

Definiciones

Bodega: Local o recinto destinado para el almacenamiento de materiales, equipos, herramientas y elementos de tránsito.

Inventario: Lista ordenada de bienes y demás cosas valorables, cuantificadas.

Proveedor: persona, empresa o institución encargada de suministrar los insumos necesarios para un fin determinado.

Insumo: materiales o conjunto de materiales

Recurso: herramientas, equipos y maquinaria que se requiere para desarrollar una obra.

1. REQUISITOS DE LAS INSTALACIONES

1. Será labor del supervisor revisar periódicamente, cada un mes, a partir del 1 de julio del 2016, que las instalaciones cuenten con las características que se describen. (ANEXO 1: PLANILLA DE SUPERVISIÒN)
2. Se deben definir espacios de dimensiones adecuadas para el almacenamiento de los equipos, materiales, herramientas y elementos en tránsito según área y obra. El bosquejo o plano de bodega con la definición de estos espacios de almacenamiento debe estar a la vista de todo el personal y ser de conocimiento de la supervisión.

(ANEXO 2: PLANO DE BODEGA)

1. Se debe instalar estantes, estanterías, repisas u otros medios suficientes, que permitan un almacenamiento seguro, sin riesgo de desplome, no caída del material.
2. Los medios de almacenamiento deben permitir realizar una clasificación adecuada, y ordenada, de los materiales equipos y herramientas de la bodega. Los insumos cubiertos por este procedimiento podrán clasificarse de acuerdo a los siguientes niveles, de no haber indicación explícita del fabricante o proveedor.

• Nivel A: Insumos que corresponden a unidades de difícil control por su pequeño tamaño en la obra. Requieren ser protegidos contra:

- Humedad (Contacto directo con el piso, otros)

- Daño físico

- Gases

 - Lluvia

Las condiciones de almacenamiento deben ser locales cubiertos, impermeables, estancos y bien ventilados. Lugares sin riesgo de inundaciones; suelo en buenas condiciones y con un adecuado sistema de drenaje.

• Nivel B: Insumos que corresponden a unidades de gran volumen y/o gran cantidad de ellos en la obra. Requieren ser protegidos contra:

- Humedad (Contacto directo con el piso, otros)

- Daño físico

- Gases

- Lluvia

Los insumos en este nivel pueden ser almacenados bajo cubierta o intemperie, dependiendo de las condiciones ambientales. En el último caso se deberán mantener dentro de su embalaje, separado del piso, y si se requiere, deberán estar cubiertos con elementos de protección tales como: carpas, toldos o cubiertas de polietileno en caso de lluvia.

• Nivel C: Corresponden a insumos que requieren ser protegidos principalmente de daños físicos.

Los insumos se pueden almacenar a la intemperie en una zona delimitada y controlada. Zona ubicada en lugares de escaso tráfico y donde se tenga buena visibilidad de ella desde la bodega y/u oficinas.

• Nivel D: Corresponden a insumos del tipo sustancias peligrosas e inflamables, tales como pinturas, solventes, combustibles, etc. Estas áreas deben estar ventiladas, marcadas con un distintivo que las identifique como tal y separadas del resto de los materiales y equipos.

• Nivel E: Corresponden a artículos o elementos menores, tales como clavos, pernos, alambres, fitting PVC, etc. Éstos se colocarán en estanterías, jaulas o cajas, por medio de apoyos y soportes que reciban el peso, para evitar deterioro en los artículos.

1. Los accesos a la bodega deben permitir realizar un área de carga y descarga de materiales expedito y libre de obstáculos
2. Se debe contar y utilizar medios mecánicos de manipulación y traslado, cuando las cargas son mayores a 50 kg.
3. Se debe contar con extintores certificados en los lugares de almacenamiento de materiales inflamables y productos químicos combustibles. Los lugares donde se encuentren los extintores deben estar indicados en el bosquejo o plano de bodega.
4. Se debe contar con señaletica adecuada que permita a proveedores y personal interno el transito seguro e identificar el lugar de recepción y entrega de materiales, equipos o herramientas. Las áreas de transito de personal y recepción o entrega de materiales deben estar indicadas en el bosquejo o plano de bodega.
5. Todas las instalaciones deben permanecer en perfectas condiciones de orden y aseo.

1. RECEPCIÓN DE MATERIALES, EQUIPOS O HERRAMIENTAS

1. Al momento de la recepción de equipos, materiales o herramientas, el encargado de bodega debe asegurarse que estos vengan acompañados de una guía de despacho o factura, en la cual se indique la orden de compra que da origen a la compra de estos.
2. El encargado de bodega deberá verificar que la guía de despacho o factura cuadre con exactitud en cantidad, tipo  y calidad con los materiales, equipos o herramientas recepcionadas. De no ser así, deberá dejar la respectiva nota en la guía de despacho o factura, dando aviso a la administración de los descuadres entre lo indicado en guías o facturas y lo recepcionado.
3. Al momento de recepción de materiales y sustancias peligrosas, el encargado de bodega debe asegurarse que estos posean sus respectivas hojas de seguridad.
4. Al momento de recepción de equipos de protección personal (EPP), elementos de izaje a otros equipos o herramientas que lo ameriten, el encargado de bodega debe asegurarse que estos posean sus respectivos certificados.
5. El manejo manual de materiales se debe realizar solo si la carga no excede los 50 kilogramos. El bodeguero es responsable de ello, y puede ayudar el encargado de bodega. En los casos en que las cargas tengan un mayor peso, se deben utilizar apoyos mecánicos. En los casos que el proveedor entregue la carga sobre camión rampla, sin posibilidad de bajar los materiales a piso, se deberá no recepcionar dicha carga.
6. Los materiales solo se recibirán hasta las 15:00 y se despacharán hasta las 17:30 Será el encargado de bodega quien podrá autorizar una extensión de hasta 30 minutos en caso de inminente necesidad. El último día de cada mes, la recepción solo se hará hasta las 12:30 horas, sin extensión.

1. ALMACENAMIENTO DE MATERIALES, EQUIPO O HERRAMIENTA

1. Aquellos materiales que se almacenan en cubículos o estanterías superiores, se deben afianzar para disminuir el riesgo de caída o desplome.
2. Se debe realizar una clasificación de materiales, considerando tipo, uso estado, peligrosidad, inflamabilidad, riesgos de contaminación, perdidas en la calidad del producto u otros factores, tal como se ha definido en la letra A, punto 4, del presente procedimiento.
3. Se debe instalar leyendas informativas que faciliten la clasificación e identificación de los materiales, equipos y herramientas. Se deben identificar los elementos en tránsito según área u obra.
4. Se debe designar un lugar de almacenamiento de productos “Usados”, el cual se debe encontrar claramente delimitado y señalizado.

1. ENTREGA DE MATERIALES, EQUIPOS O HERRAMIENTAS.

1. Al momento de la entrega de materiales, equipos, herramientas o elementos en tránsito, el encargado de bodega debe asegurarse que estos salgan acompañados del comprobante de entrega de materiales respectivo, en el cual se indique fecha, solicitante, obra de destino, detalle de los materiales, equipo o herramientas retirados y firma del que retira y su supervisor directo. Para los materiales, equipos o herramientas que lo ameriten estos deben ser acompañados con la respectiva guía de despacho como respaldo de su retiro y traslado.
2. Los materiales o equipos que siempre deberán ser acompañados por una guía de despacho, con la glosa de material en tránsito, en su entrega son: motores, bombas, estanques hidroneumáticos, manifold o cualquier material que exceda los 25kg o 150 litros.
3. Todo material entregado a un externo deberá ir con su respectiva guía de despacho con la glosa de material en transito
4. El manejo manual de materiales, se debe realizar solo si la carga no excede los 50kg, en los casos en que las cargas tengan un peso  mayor a los 50kg, se deben utilizar apoyos mecánicos.

1. GESTIÓN Y CONTROL DE INVENTARIO

Control de ingreso y salida de materiales, equipos y herramientas de inventario

1. El encargado de bodega deberá llevar un control diario de los ingresos y retiros de materiales, equipos y herramientas basándose en la documentación registrada, esto es, guías de despacho, facturas de ingresos, comprobantes de entrega de materiales y guías de salida de material. Este control utilizara como base hará el descuento o ingreso de materiales, equipos o herramientas el inventario físico realizado en mes anterior.
2. Este control de ingreso y salida de materiales, equipos y herramientas deberá identificar lo ingresado o retirado, su centro de gestión y cantidad.
3. Este control se utilizará cada mes para contrastar el inventario físico y conocer las desviaciones de este.

1. CONTROL DE INVENTARIO

1. El bodeguero debe realizar un inventario físico semanal, contando y anotando las existencias de la bodega. Como resultado de este proceso de inventario, se debe obtener un listado de inventario real contabilizado.
2. El encargado de bodega deberá realizar un inventario físico mensual, contando todos los materiales, equipos, herramientas y materiales en tránsito existentes en el día de inventario en la bodega. Al realizar este inventario deberá asegurarse de tener identificados los materiales, equipos, y herramientas ingresadas o retiradas el día anterior para poder realizar el cuadre posteriormente.
3. Los resultados físicos reales deben compararse con el control de ingreso y saluda de materiales, equipos y herramientas, para todos la aquellos que presenten diferencias, se debe revisar las cantidades para nuevamente compararlas con las que debiesen existir.
4. Todas las diferencias verificadas según el punto anterior, deben informarse encargado del área en un documento con las causales o explicaciones de las diferencias. (ANEXO 3: INFORME DE AJUSTES)
5. Se deben comparar los inventarios de meses anteriores identificar los materiales, equipos y herramientas si movimiento en los últimos 30, 60, 90 y mas días. (Listado de materiales de stock sin movimientos, ver anexo)
6. Se debe entregar el informe de stock critico y su variación de consumo semanal con el fin de realizar las provisiones de compras (Informe de stock critico, ver anexo) Y realizar su inventario físico con la misma periodicidad.
7. Como resultado de este proceso de inventario, se debe obtener lo siguiente:

1. Listado de inventario real contabilizado
2. Informe de ajuste de inventario (por cantidades y valorizado) con las explicaciones de las diferencias
3. Listado de materiales de stock sin movimiento en los últimos 30, 60, 90 días + de 90 días
4. Informe de stock critico

1. Una vez que el encargado del área autorice el ajuste del inventario (firmado) el encargado de bodega debe modificar las cantidades su planilla de control e inventario según lo aprobado. Esto en un plazo no mayor a las 24 Horas. Después de realizado el inventario.

1. SEGURIDAD Y MEDIO AMBIENTE

1. Se deben señalizar las vías de evacuación necesarias para las instalaciones estas deben estar despejadas y expeditas.
2. Se debe definir las formas de actuar en caso de emergencia las cuales se deben formalizar en el plan de emergencias.
3. Deben existir equipos de extinción de incendios suficientes según lo dispuesto en el DS 594.
4. Se debe asegurar un almacenamiento ordenado y sin riesgo de caída de material o                   desplome.

RESPONSABILIDADES

• Supervisor:

Velar porque se cumplan los criterios de las instalaciones

Velar por que se lleven a cabo los procedimientos de seguridad

• Jefe de bodega central

Elaborar, controlar y mantener Listado de maquinarias, equipos y herramientas

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