QUE ES MICROSOFT PROJECT

INTRODUCCIÓN

Microsoft Project, es una aplicación de Microsoft que ayuda al usuario a crear planes de proyectos, comunicarlos a otros usuarios y adaptarse a los cambios a medida que éstos se van produciendo. Es un sistema de planificación de proyectos versátil y fácil de utilizar. Funciona, en mucho sentidos, en forma similar a otras aplicaciones de Microsoft. Las barras de menús, los comandos, las barras de herramientas, los menús contextuales y los cuadros de diálogo tienen mucho en común con Microsoft Excel, Microsoft Word y Microsoft PowerPoint, lo cual facilitará los primeros pasos de su uso.

La versión 3.0 de Microsoft Project es exclusivamente en ingles. A partir de la versión 4.0 comienzan a editarse también en español. Esta versión implico varias mejoras respecto a su antecesora, especialmente en lo que hace a los cuadros de dialogo. Actividades como la introducción de las tareas del proyecto y sus duraciones, la organización de tareas en estructura jerárquica y la vinculación de tareas para diferentes tipos de relaciones están sumamente simplificadas.

La versión 4.0 apareció para Windows 95 y la ultima, es la que corre en Windows 98, aunque también puede hacerlo en Windows 95. Estas dos últimas versiones muestran muchas mejorías en la porción destinada a los recursos: se advierten cambios en las propiedades otorgadas a la distribución de las cargas horarias. en versiones anteriores estas eran uniformes. Por ejemplo, si un operario debía trabajar un total de 20 horas distribuidas en 5 días, el programa automáticamente le asignaba 4 horas de trabajo por día. Ahora, el usuario puede acomodar dicha carga en forma arbitraria.

En la versión 98, los informes se pueden obtener mejor logrados, con la posibilidad de personalizarlos en forma más que aceptable. También se incluyen prestaciones para crear hipervínculos y para aprovechar los servicios de Internet y páginas web. Su valor de plaza es de $720 aproximadamente.

¿QUE ES MICROSOFT PROJECT?

Es un software de administración de proyectos diseñado, desarrollado y comercializado por Microsoft para asistir a administradores de proyectos en el desarrollo de planes, asignación de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso, administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo. El software Microsoft Office Project en todas sus versiones (la versión 2013 es la más reciente a febrero de 2013) es útil para la gestión de proyectos, aplicando procedimientos descritos en el PMBoK (Project Management Body of Knowledge) del Project Management Institute.

La aplicación crea calendarización de rutas críticas, además de cadenas críticas y metodología de eventos en cadena disponibles como add-ons de terceros. Los calendarios pueden ser resource leveled, y las gráficas visualizadas en una Gráfica de Gantt. Adicionalmente, Project puede reconocer diferentes clases de usuarios, los cuales pueden contar con distintos niveles de acceso a proyectos, vistas y otros datos. Los objetos personalizables como calendarios, vistas, tablas, filtros y campos, son almacenados en un servidor que comparte la información con todos los usuarios.

Microsoft Project es un distinguido programa para la gestión de proyectos de gran envergadura, con él podemos realizar diagramas de GANTT y redes PERT de un proyecto así como prever los recursos que se destinarán al mismo.

En la actualidad no existen programas gratuitos tan completos como Microsoft Project. Sin embargo, existen programas libres y gratuitos que permiten responder a las necesidades de la mayoría de proyectos:

GANTT Project (en español)

Open Workbench (en inglés)

La programación de proyectos es importante, ya que es una parte integral del proceso de planificación del proyecto. Un proyecto no puede funcionar sin un plan de proyecto. La programación establece los plazos, la entrega y la disponibilidad de los recursos del proyecto, ya se trate de personal, inventario o capital. Por esta razón, cualquier proyecto sin un calendario es uno condenado a encontrar problemas en el camino. En relación con la gestión del proyecto, un programa del proyecto se define por la Empresa Boldt como "un horario en el que a las actividades del [proyecto] se les asigna una duración y son secuenciadas en un orden lógico". Cada actividad consistirá en una combinación de tareas, así como los recursos y el presupuesto necesarios para realizar las tareas. Los gerentes de proyecto deben definir estratégicamente cada actividad para asegurar que el proyecto se mueva suavemente y lógicamente con retrasos mínimos y paros laborales.

1) PROCESO DE PLANIFICACIÓN DE PROYECTO

La administración de proyectos es simplemente la planificación, organización y administración de tareas y recursos necesarios para llevar a cabo un objetivo definido, normalmente con limitación de tiempo y costos. Un plan puede ser tan simple como escribir en un bloc de notas una lista de tareas con sus fechas previstas de comienzo y fin. Un plan complejo, por otro lado, puede constar de miles de tareas y recursos, y de un presupuesto de millones. La mayoría de los planes de proyectos comparten elementos comunes, incluyendo la división del proyecto en tareas de fácil manejo, la programación de las tareas y los seguimientos del progreso del trabajo.

Normalmente, la Administración de proyectos está compuesta por tres fases:

Planificación del proyecto y creación de una programación: es la fase más importante. Incluye la definición de las tareas y sus duraciones, el establecimiento de relaciones entre tareas y, si se va a realizar el seguimiento del uso de recursos, la asignación de los mismos. Todas las fases posteriores del proyecto se basan directamente en la información que se les proporciona cuando se planifica el proyecto.

Adaptación a los cambios: esta fase es un proceso en constante desarrollo que comienza una vez que se halla creado una planificación, y concluye cuando el proyecto está terminado. La administración de un proyecto incluye el seguimiento y ajuste de la programación para que refleje los cambios que se hayan producido a lo largo del desarrollo del proyecto.

Comunicación de la información del proyecto: en esta fase se comunica la información del proyecto a los clientes, al personal y a la administración. Una de las ventajas de usar Microsoft Project es la posibilidad de crear informes atractivos. El usuario mantiene un control absoluto que le permite modificar el aspecto y el contenido de los informes, a fin de que muestren la información deseada en un formato conveniente para el usuario.

El ingrediente clave en el proceso de programación y planificación del proyecto es la experiencia.

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