SISTEMA DE GESTION DE ENVIO Y RECEPCION DE CORRESPONDENCIA

CASO DE ESTUDIO

La Fundación Universitaria de San Gil – UNISANGIL, requiere construir un Sistema de Información para gestionar el envío y recepción de correspondencia dentro de la institución. Se suministran los siguientes datos para la construcción del producto.

La institución está distribuida en tres sedes: San Gil (Principal), El Yopal, Chiquinquirá y los centros regionales en el Municipio de Mogotes y Suaita. Hay que resaltar que todas las sedes de UNISANGIL, cuentan con conectividad, distribuida desde la sede principal.

La organización está dividida en dependencias o departamentos, los cuales tiene un funcionario que la lidera y cuenta con una o varias personas que ocupan un cargo dentro de la dependencia. Hay que tener en cuenta que los funcionarios pueden estar adscritos a una o varias dependencias ocupando un cargo determinado. Cada dependencia tiene un funcionario que está encargado de recibir la correspondencia, dirigida a un funcionario de la dependencia que recibe.

Para la correspondencia se debe tener en cuenta lo siguiente: El emisor puede ser un funcionario, una persona particular o una empresa externa, la cual puede enviar la correspondencia a nombre de un empleado de dicha empresa. Las empresas pueden tener varios empleados que envían correspondencia a UNISANGIL. Una correspondencia puede ser enviada a uno o varios funcionarios de la misma o de diferente dependencia en cualquiera de sus sedes.

La correspondencia puede ser: Carta, Fax, correo electrónico o un objeto.

Cuando se envía una correspondencia se debe almacenar en el sistema el emisor, receptor (es), la fecha de envío, número de días para su respuesta (opcional), las observaciones (opcional) y el radicado, que debe ser generado automáticamente por el sistema; cada dependencia tiene una etiqueta que se antepone al radicado cuando se envía la correspondencia.

De una dependencia se deben almacenar los siguientes datos: nombre, extensión o número telefónico, mail, dirección por si se encuentra en un edificio diferente al de la sede.

El sistema debe cumplir con las siguientes expectativas del cliente:

Permitir a un usuario administrador ingresar la información propia para el funcionamiento del sistema como: crear, modificar y eliminar una dependencia, ingresar funcionarios a una dependencia, dar el rol a los funcionarios que reciben la correspondencia, et.

Debe permitir a los usuarios enviar correspondencia y que el funcionario que recibe pueda visualizar y recibir sólo la corresponde propia de la dependencia a la que pertenece.

Cada funcionario puede ingresar al sistema y consultar la correspondencia y verificar cual ha sido recibida.

La persona encargada de recibir y registrar la correspondencia externa es la recepcionista, además tiene la facultad de ingresar, modificar y eliminar los datos de los remitentes externos.

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