SISTEMAS CONTABLES

1) Ingreso de los Datos: se realiza a través de los comprobantes. Cada comprobante contiene dos o más registros, sean débitos o créditos. Estos registros se denominan asientos de diario, de esta forma un comprobante de diario esta formado al menos por dos o más asientos de diarios. Los comprobantes de diario pueden ser de dos tipos: manuales y mecanizados.

Manuales: Un comprobante manual implica necesariamente que los registros en él realizados, sean conformados o validados a través del ingreso de datos en un terminal de captura de datos.

Mecanizados: Esto implica que se debe utilizar un medio de almacenamiento magnético para poder transferir los registros contenidos en los comprobantes de diario, sea vía disquetes o cinta magnética.

2.) Validación de Datos: La validación de datos verifica que los datos ingresados cumplen con ciertos parámetros previamente establecidos para el control de los datos. Un aspecto importante en todo sistema contabilidad es asegurar que no fallan los controles sobre la integridad de los datos. El principal problema que se puede encontrar en un sistema de contabilidad es que no capture todas las transacciones: se podría decir en términos de riesgo, que hay poca confianza en que las cifras reveladas por los estaos financieros sean razonables y correctas.

3.) Actualización de Registros: La actualización de registros consiste en el traspaso de los movimientos del diario general a cada una de las cuentas del mayor. La actualización de registros puede efectuarse de dos maneras:

* Interactivamente: Esta hace que los movimientos del diario se contabilicen en el momento que el operador esta gravando el detalle de cada una de las transacciones.

* En lote: Los datos se acumulan, se validan y luego son actualizados.

4.) Emisión de Reportes: La emisión de reportes es una de las funciones principales de un sistema contable y consiste en el procesamiento de la información contable que ha sido gravada, validad y actualizada. Un software de contabilidad debe poseer la facilidad que le permita al contador diseñar la propia estructura de sus informes. Todo reporte debe poseer, cuadre totales, titulo y encabezado del reporte, unidades monetarias.

Hay programas que incluyen la opción de índices financieros, que se calculan con base en los saldos que presentan las cuentas en una fecha determinada, algunos de los índices mas comunes son: solvencia, prueba de ácido, rotación de c x c, rotación de inventario, entre otras. También hay que muchos que permiten la emisión de gráficos de barras, de líneas, de puntos y otros, en los cuales es conveniente explicar claramente el contenido de los gráficos y su significado.

El procesamiento de información consiste en realizar las siguientes operaciones en un sistema:

Operaciones de entrada, procesamiento, almacenamiento de datos, salida y mantenimiento de datos.

Procesamiento en lote

También conocido como procesamiento BATCH, se caracteriza porque las transacciones son agrupadas en lotes y almacenadas para posterior tratamiento y/o procesamiento.

Este fue el primer método de procesamiento de información que se origino, los primeros sistemas contables que utilizaron computadoras recibían la información atreves de las desaparecidas tarjetas perforadas y los registros contables eran grabados en localidades distantes físicamente del lugar en el cual se centralizaba y procesaba la información. Actualmente este sistema solo se justifica en casos en que sea mayor costo/beneficio debido al desarrollo de las telecomunicaciones.

Procesamiento interactivo

Esta es una forma de procesar la información en un sistema de computo que consiste en actualizar la información de forma inmediata en los archivos de datos.

Su mayor ventaja es la rápida capacidad de respuestas que tiene el sistema ante el ingreso de un dato específico. Mediante este sistema en el momento en que se afecta una cuenta, en ese instante el saldo del mayor se actualiza.

Estos sistemas también son llamados ON-LINE o sistemas en líneas uno de los factores que mas ha influido en su incremento es el uso de terminales o pantallas con los cuales se puede interactuar inmediatamente con la información almacenada en el computador.

En un sistema interactivo se registra y actualiza las operaciones en el momento en que se realizan por lo que su mayor ventaja es el tiempo de respuesta que tiene en comparación con los sistemas en lotes.

Sistemas Independientes.

Los sistemas administrativos han satisfecho una gran cantidad de requerimientos de información, dentro de lo que es el proceso de automatización de las empresas.

Un sistema que funcione perfectamente en una empresa no asegura, que funcionará

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