SUBSISTEMA DE CUENTAS POR COBRAR

INTRODUCCIÒN

La siguiente Guía tiene por finalidad explicar, de una manera fácil y didáctica el manejo del Subsistema de Cuentas por Cobrar de manera que los usuarios puedan operar y administrar fácilmente todas las bondades que tiene este moderno modulo sistema de información.

Dicho modulo se encarga del registro de documento necesarios entre ellos elaboración de reportes y seguimientos de gestión de cobros, temas que será explicados a continuación.        

SUBSISTEMA DE CUENTAS POR COBRAR

El Módulo de Cuentas por cobrar se utiliza para registrar la información y actividades involucradas en la generación del cobro de los productos que manufactura, distribuye o que presta servicio a una empresa. Entre las ventajas que proporciona el módulo de Cuentas por Cobrar están:

∙ Manejo fácil y seguro de las transacciones de Cobro de los movimientos deudores.

∙ Administra la operación de los movimientos que generan ingresos a la empresa y no están saldados.

∙ Control de ingresos y Conocimiento de las características de cada uno de ellos.

∙ Control y seguimiento de deudas de los clientes y proveedores (Internos y externos).

∙ Facilita la generación de la cobranza con la detección de clientes morosos.

∙ Control de saldos a través de fechas, sobre cargos, descuentos, e intereses.

∙ Controla las cuentas por cobrar y las devoluciones generadas por área, sucursales o empresas.

∙ Facilita la consulta rápida de los movimientos que involucran las cuentas por cobrar a través de reportes específicos, los cuales reflejan el comportamiento diario de esta actividad.

∙ Permite exportar datos a Excel® y Acrobat®.

Cuentas por Cobrar se integra por movimientos los cuales reciben datos directa e indirectamente para generar información confiable, la cual permite actualizar el saldo del cliente para obtener la conexión contable requerida al módulo de contabilidad directamente. Los datos de entrada serán aquellos que provienen de varios módulos como lo es entre otros el de ventas con los movimientos tipo factura, requisición, nota, especificando una condición de pago/cobro a determinado tiempo, cuyo concepto será identificado como cuenta por cobrar, generando una afectación en el Módulo de Cuentas por Cobrar respectivamente.

FUNCIONES DEL SUBSISTEMA DE CUENTAS POR COBRAR

El Subsistema de Cuentas por Cobrar mantiene constantes Funciones que ayudan a el movimiento de las cuentas ayudándose entre sí con otros subsistemas.

Entre algunas de las funciones que mantiene este Subsistema tenemos:

• Elaboración Automática de reportes.
• Gestión de Cobros de Clientes Deudores.
• Elaboración de Notas de créditos y débitos.
• Creación de Clientes en el Sistema.

DATOS NECESARIOS PARA EL SUBSISTEMA DE CUENTAS POR COBRAR

Para trabajar en este módulo se requieren una serie de datos utilizados para el complemento de cada información, estos datos pueden propios del subsistema o datos que manejamos en nuestro subsistema, pero provienen de otros.

Datos Propios

A la hora de Crear un cliente

• Código de Cliente
• País
• Referencias
• Tipo de Cliente
• Límites de Créditos
• Límites de Días.

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Ejemplo de Ventana de Creación de Cliente

Datos de Otros Subsistemas

Del Subsistema de Facturación para la elaboración de Notas de Créditos/ débitos

• Referencia de Mercancía
• Cantidades de Mercancía
• Precio de la mercancía
• Numero de factura
• Fecha de factura
• Numero consecutivo de Nota de Crédito o Debito

Del Subsistema de Caja

Datos requeridos para la elaboración de Notas de Créditos o Débitos y Recibos de Pago.

• # Consecutivo de recibo
• Fecha
• Monto de Pago del Cliente

INTEGRACIÓN CON OTROS SUBSISTEMAS

Dentro del módulo del Subsistema de Cuentas por cobrar tenemos información que llegan a nosotros mediante la creación de ellos en otros subsistemas.

Debido a estos movimiento o información el Subsistema de cuentas por Cobrar se integra con el Subsistema de Facturación.:

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