Sistemas Expertos

HOJA DE CONTROL DE DOCUMENTO

TITULO

Acta de constitución del proyecto

CODIGO FECHA REVISION

PRY_SISTRADOC

29/10/2013

REALIZADO POR FECHA FIRMA

Edwin Mijaíl Alarcón Huanaco

29/10/13

REVISADO POR FECHA FIRMA

Área de Coordinación y Planificación

29/10/13

APROBADO POR FECHA FIRMA

Área de Administración

29/10/13

1. INFORMACIO0N GENERAL

Enunciado del proyecto: Proyecto de Implementación y desarrollo de un sistema web para el control y trámite documentario de la Universidad Tecnológica de los Andes – Filial Cusco

ID del proyecto:

PRY_SISTRADOC

Sponsor: Universidad Tecnológica de los Andes – Filial Cusco Representante del sponsor: Dra. Orlinda Huisa Conchoy

2. INTERESADOS DEL PROYECTO

Cargo Nombre/Organización Teléfono E-mail

Representante del Sponsor

Program

Manager

Project

Manager

Cliente/Usuario

3. RESUMEN EJECUTIVO

Actualmente la Universidad Tecnológica de los Andes tiene limitaciones para la gestión documentaria y atención al estudiante y personal administrativo, no se cuenta con sistemas informáticos que permitan una adecuada recepción, atención, control y archivo de la documentación, la cual se registra de forma manual, así como el personal con las competencias adecuadas.

Por lo que se requiere modernizar la gestión documentaria para una rápida y oportuna atención a los estudiantes y personal que lo requiera.

Ante esta problemática es que se ha optado por la “Implementación y desarrollo de un sistema web para el control y trámite documentario de la Universidad Tecnológica de los Andes – Filial Cusco”. Este sistema será una solución global que permita mantener un óptimo flujo de la documentación, asegurando su seguridad e integridad de tal forma que la documentación ingresada llegue oportunamente a su destino, permitiendo su atención de manera eficaz y eficiente; así como también la posterior administración del documento en el Archivo Central de la Entidad.

4. JUSTIFICACION DEL PROYECTO

4.1 NECESIDADES DEL NEGOCIO

La Universidad Tecnológica de los Andes viene desarrollando un conjunto de actividades académicas, los mismos que tienen requerimientos de gestión documentaria que es necesario e indispensable implementar con el fin de garantizar:

1. La gestión y administración de toda la documentación que ingresa por Mesa de Partes como aquella que genera la Universidad.

2. Generar consultas y seguimientos en el proceso, permitiendo el acceso a los diferentes tipos de usuarios.

3. Cumplimiento de los plazos establecidos.

4. Operatividad total del sistema debe ser llevada en forma ágil, flexible y amigable, el sistema deberá gestionar, clasificar y distribuir los documentos y archivos de su organización.

5. Manejo de seguridad a través de niveles de roles y funciones.

6. Manuales y guías de usuarios y administradores del sistema.

4.2 OBJETIVOS DEL NEGOCIO

Tiene como objetivo principal:

Proporcionar una solución web de gestión documentaria para los estudiantes y personal administrativo de la Universidad Tecnológica de los Andes – Filial Cusco.

5. DESCRIPCION DEL PROYECTO

5.1 DESCRIPCION DEL PROYECTO

La implementación y desarrollo de un sistema web para el control y trámite documentario de la Universidad Tecnológica de los Andes – Filial Cusco, tiene como objetivo automatizar los procesos académicos de trámites documentarios y está conformado por el siguiente módulo:

Módulo de tramite documentario (traslados internos, egresados, bachillerato, convalidaciones, etc.)

El funcionamiento será a través de un entorno WEB desarrollado utilizando Visual Studio 2012 y la tecnología WFC.

5.2 ALCANCE PRELIMINAR DEL PROYECTO

El alcance del proyecto se ajustara a los siguientes aspectos:

• Generación de registros por concepto de trámites documentarios realizados

Por usuarios.

• Tener un control de documentos tramitados por los usuarios.

• Automatizar los procesos académicos de trámite documentario.

• Mejora de los servicios al alumno

• Reducción de costos de trámite documentario

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