TECNICAS DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN DEL PROYECTO

TECNICAS DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN DEL PROYECTO

1. INTRODUCCIÓN.

Durante el análisis de sistemas, se dan respuestas más específicas a las preguntas: por qué, dónde, quién, cuándo, y especialmente a la pregunta qué?

La fase de evaluación responde a la pregunta cuál?. Durante las fases del diseño general de sistemas y el diseño detallado de sistemas se responde a la pregunta cómo?

1. ANÁLISIS PRELIMINAR DE SISTEMAS.

Después de iniciar un proyecto de sistemas, el analista trata de definir su avance y desarrollar un enfoque profundo en los requerimientos de los usuarios. El documento que resulta de este análisis preliminar es el “Documento de Visión y Alcance”.

1. RAZONES PARA INICIAR EL ANÁLISIS DE SISTEMAS.

Los analistas deben entender en primer lugar, porqué se va a realizar un trabajo de sistemas, Las razones básicas para iniciar un análisis de sistemas son los siguientes:

1. Mejora de los sistemas de información estratégica. Trae consigo una mayor productividad, mejor diferencia de productos y servicios, una mejora en el desempeño gerencial, reducción de costos y reportes más rápidos y más completos.
2. Nuevo requerimiento. Un nuevo requerimiento significa que debe hacerse un trabajo en sistemas para satisfacer ese nuevo requerimiento. (Ej. Nuevas leyes de impuestos, nuevos procesos contables, nuevas clausulas en nómina, etc.)
3. Aplicación de una nueva idea o tecnología. El analista de sistemas puede realizar un trabajo durante el análisis y diseño del sistema para determinar una nueva forma de hacer las cosas o si  un nuevo componente tecnológico puede mejorar el rendimiento o reducir los costos. (Ej. El analista podría investigar el empleo de código de barras para el control de inventarios, etc.)
4. Solución y mantenimiento de problemas no planeados. Por lo general en las compañías el trabajo realizado en sistemas, comienza con una necesidad por cubrir una falla que requiere corrección o un problema que necesita solución. Estas tareas están relacionadas con un alto grado de urgencia debido a que no se desarrollan planes de sistemas de información que pudieran ayudar a anticipar y coordinar los proyectos de sistemas.

1. DEFINICION DEL ALCANCE DE ANÁLISIS DE SISTEMAS.

Las actividades y eventos que comprenden el análisis de sistemas se dirige en su mayor parte a responder a la pregunta ¿Qué va a incluir el nuevo sistemas?, o con mayor precisión ¿Qué más va a incluir el nuevo sistemas?. Además el analista debe incluir otras como:

        Qué información se necesita?

        Quién la necesita, cuándo dónde?

        En qué forma?

        En dónde se origina? Cuándo?

        Cómo puede obtenerse?

Además el alcance del sistema puede variar ampliamente en términos de duración, complejidad y gastos.

En la práctica, con frecuencia un analista de sistemas que no logra definir correctamente el alcance del análisis fracasa en el logro de los objetivos o los alcanza con gran pérdida de tiempo y dinero.

1. CONCLUSIÓN DEL ANÑALISIS PRELIMINAR DE SISTEMAS.

Una vez que el analista completa las entrevistas iniciales y determina que deberá realizarse el análisis de sistemas, se deben comunicar formalmente al solicitante y a la propia gerencia , el entendimiento de lo que debe realizarse y el enfoque general hacia esa meta. Esto se denomina: Visión y alcance del sistema.

Esto proporciona un punto de verificación en el cual el solicitante puede avaluar si el analista entiende o no claramente lo que se desea y le da a la gerencia la oportunidad de evaluar el enfoque y la cantidad de recursos que se van a emplear durante el análisis.

1. FUENTES DE DATOS PARA EL ANÁLISIS DE SISTEMAS.

Hay 3 categorías de hechos de estudio que son:

1. SISTEMAS ACTUALES.

        Principales ventajas de analizar los sistemas actuales:

• Eficacia del sistema actual. Esto determina si el sistema es satisfactorio, requiere alguna reparación menor, si requiere mantenimiento considerable o debe ser remplazado.
• Ideas de diseño. El análisis del sistema anterior puede proporcionar al analista una fuente inmediata de ideas para el diseño. El analista puede obtener una mayor comprensión de la forma en que el sistema de información actual sirve  a la función de toma de decisiones así como para determinar relaciones clave.
• Reconocimiento de recursos. El examen del sistema actual le permite al analista identificar los recursos disponibles para el nuevo sistema o subsistema. Puede incluir: talento gerencial, talento del personal de oficinas y el equipo que posee actualmente y está en operación.
• Conocimiento de conversión. Cuando se implementa el nuevo sistema el analista tiene la responsabilidad de haber determinado las tareas y actividades que se irán abandonando gradualmente en el sistema anterior y empezar a operar en el nuevo sistema.

Para identificar estos requerimientos de conversión, el analista debe conocer no solamente qué actividades ser realizarán sino también cuáles se realizaban.

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