Taller 4 Documentacion S.G.C

ACTIVIDAD GRUPAL SEMANA 4

DATOS GENERALES

Programa Programa Sistemas de Gestión de la Calidad ISO9001:2008

Modulo: Documentación de un Sistema de Gestión de la Calidad ISO9000

SENA REGIONAL SANTANDER

Puntaje 125 puntos, equivalentes al 100% de la nota acumulada de la semana 4.

Modalidad de La actividad Grupal

Objetivo de la Actividad Grupal:

Identificar y aplicar los conceptos básicos sobre el control de documentos y control de registros.

INTRODUCCIÓN

Ahora usted hace parte el comité de calidad de la empresa donde labora y como responsable del proceso de calidad ya conoce sobre los conceptos de calidad, los aspectos más importantes de la normalización, la documentación exigida por la norma ISO9001:2008, y ha desarrollado algunos documentos como el manual de calidad, el mapa de procesos, ha revisado los aspectos a tener en cuenta para la caracterización de procesos y elaboración de procedimientos. Igualmente, ha elaborado un diagnóstico frente a la documentación actual de la empresa, y en el surgió un análisis de acuerdo a las respuestas que obtuvo.

El reto con el desarrollo de la actividad grupal, es que junto co su equipo de trabajo (comité de calidad) logren definir y desarrollar dos de los seis procedimientos documentados obligatorios que exige la norma, estos procedimientos son: 4.2.3 Control de los documentos y 4.2.4 Control de los registros

Para el logro de lo anterior, se ha diseñado el desarrollo de la presente actividad grupal, donde usted junto con otros compañeros de curso realizarán un ejercicio interesante y enriquecedor para su aprendizaje.

PAUTAS GENERALES PARA EL DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD GRUPAL

Cada equipo de trabajo deberá realizar la siguiente actividad: (Los equipos de trabajo los conformará el tutor una vez termine la semana de inducción, la información será enviada durante los tres primeros días de la primer semana de estudio.)

Con base en la documentación presentada durante el desarrollo del curso Documentación de un Sistema de Gestión de Calidad:

1. Elaborar el diagrama de flujo del Procedimiento de Control de documentos que aplica o aplacaría en su empresa. (la empresa puede ser una de un estudiante)

ADJUNTE AQUÍ EL DIAGRAMA DE FLUJO CONTROL DOCUMENTOS

2. Escojan un proceso misional, diligencie el siguiente formato: Listado maestro de documentos, con los documentos del Proceso que escogió.

Código Nombre del Documento Responsable Versión Fecha de Aprobación

PE-001-CAR PLANEACION ESTRATEGICA GERENCIA 0 16/10/2008

HSEQ-001-CAR MEJORAMIENTO CONTINUO Y GESTION HSEQ HSEQ 0 16/10/2008

PC-001-CAR PROCESO DE CONTABILIDAD CONTADOR 0 16/10/2008

GC-001-CAR GESTION COMERCIAL JEFE DE OPERACIONES 0 16/10/2008

GAC-001-CAR GESTION DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y COMPRAS JEFE ADMINISTRATIVO 0 16/10/2008

PM-001-CAR CARACTERIZACION PROCESO DE NABTENIMIENTO JEFE DE OPERACIONES – AUXILIAR DE MANTENIMIENTO 0 16/10/2008

3. Elaborar el diagrama de flujo del Procedimiento de Control de Registros que aplica o aplacaría en su empresa. (La empresa puede ser una de un estudiante)

DIAGRAMA DE FLUJO CONTROL DE REGISTROS

4. Diligencien el siguiente formato: Listado maestro de Registros, con los documentos del proceso que seleccionaron:

Código Nombre del Documento Responsable Ubicación Acceso Tiempo de Retención Disposición Final

PE-001-FOR LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS HSEQ HSEQ DIGITAL 2 AÑOS DESTRUCCION

HSEQ. 001

FOR LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS INTERNOS HSEQ HSEQ DIGITAL MC 2 AÑOS DESTRUCCION

GC 001 FOR OPCION DE NEGOCIOS GERENCIA ADMON OPERATIVA GERENCIA ADMON OPERATIVA DIGITAL RED GC 2 AÑOS DESTRUCCION

GAC-001 FOR LISTADO DE PROVEEDORES APROBADOS HSEQ HSEQ DIGITAL 2 AÑOS DESTRUCCION

5. Comenten las por los menos dos dificultades que surgen al momento de establecer control sobre los registros y sobre los documentos del sistema y propongan por lo menos una solución a cada dificultad.

• Cuando las empresas son pequeñas no hay un responsable de calidad que haga el trabajo de actualizar documentos o controlar registros, terminamos con archivos obsoletos y a la final más papeles. La solución sería distribuirlas funciones, dejando en claro los responsables de llevarlas a cabo y las fechas de ejecución.

• El desconocimiento de la norma también puede ser un problema a la hora de realizar estas actividades de forma adecuada sin incurrir en exageraciones que a la final compliquen la labor. La solución es hacer capacitaciones y seleccionar adecuadamente a los líderes y responsables del proceso

6. De los Registros Requeridos Norma ISO 9001:2008, seleccione TRES de su preferencia y elabore un formato de registro para cada uno.

7.Genere por lo menos tres conclusiones como resultado del desarrollo de esta actividad.

El sistema de información que se implemente en una organización debe permitir una comunicación sencilla, fluida, con un idioma fácil de entender en todos los niveles de la empresa, trasmitiendo una información válida, oportuna y confiable, con el fin que todos los colaboradores participen de ella y puedan generar un concurso efectivo en el desarrollo del proceso.

Todos los colaboradores deben sentirse identificados con las políticas de la empresa y participar en forma activa en todas las etapas del proceso, con lo cual se genera un sentido de pertenencia y responsabilidad que facilitará lograr los objetivos propuestos por la organización para el diseño, implantación, seguimiento y mejoramiento del sistema de gestión adoptado por

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