UNbizplanner: Herramienta De Software Para Preparar Planes De Negocios

La serie de pasos por medio de los cuales se busca automatizar el desarrollo del plan de negocios de una manera adecuada sigue las etapas vistas en el apartado anterior (Figura 1, Tabla 1).

En cada una de las etapas, el usuario puede aplicar las siguientes fases:

1. Leer la guía de usuario detalladamente para tener suficiente conocimiento del tema que se está tratando.

2. Aplicar la guía de usuario en el respectivo campo de acción para obtener resultados del medio.

3. Hacer uso de las plantillas de edición contestando lo que se le pregunta en cuanto sea posible y tenga conocimiento.

4. Complementar la información dada por la guía de usuario consultando información externa de la compañía y completar preguntas de las plantillas de edición.

5. Hacer procesos de control y realimentar el sistema de lo ejecutado hasta el momento cada vez que el usuario considere necesario, regresando a la etapa que desee, esto para lograr una buena consistencia de la información.

6. Pasar a la siguiente etapa del plan de negocios. Volver a la fase 1 de la presente metodología y repetir los procedimientos hasta que el usuario considere que la información obtenida para esta etapa satisface sus necesidades.

7. Recopilar la información obtenida a través de las plantillas de edición.

Las siete fases de la metodología muestran una continua interacción con el usuario, en especial la fase número 5, en donde el responsable de la realimentación y control de la información que se recibe es el mismo usuario.

La Figura 2 muestra esta interacción, en donde el usuario inicia su labor con la metodología en determinada etapa del plan de negocios, aquí llamada etapa X, la cual está compuesta por las guías de usuario y las plantillas de edición; adicionalmente, el usuario es quien establece los mecanismos de control y realimentación del sistema con el objetivo de establecer las concordancias entre las distintas etapas del desarrollo. Igualmente, el usuario debe establecer un constante contacto con el medio que lo rodea, es decir, ha de obtener información exterior que le permita conocer el ambiente del mercado y las distintas alternativas presentes.

Se puede apreciar en la Figura 3 el diagrama de bloques con cada una de las fases que conforman la metodología. La fase de control no está ligada con un bloque específico. Su uso se puede dar en cualquiera de los bloques aquí expuestos. El objetivo final es obtener documentos sólidos que colaboren en la obtención de un plan de negocios apropiado.

La metodología se puede emplear, como se muestra en la Figura 4, para:

- Nuevas empresas que desean incursionar en el mercado con un bien o servicio nuevo, es decir, implantar un nuevo negocio.

- Empresas con cierta trayectoria y que tienen sus negocios establecidos pero que han visto la necesidad de ampliar sus fronteras estableciendo un nuevo bien o servicio en el mercado o abriendo una nueva sucursal, es decir, creando un nuevo negocio.

En general, la metodología adoptada tiene el objetivo de guiar al usuario en las diferentes etapas del plan, por medio de un proceso de aprendizaje cognoscitivo del entorno externo en el cual la empresa opera o funcionará.

Para la elaboración de la herramienta computacional se siguió el enfoque que se rige bajo el paradigma de análisis y diseño de sistemas haciendo uso del ciclo de vida de desarrollo de sistemas (Systems Development Life Cycle, SDLC, por sus siglas en inglés), con énfasis en las etapas de análisis, diseño e implementación.

Resultados

La aplicación desarrollada, llamada UNBizPlanner6, brinda al usuario la posibilidad de almacenar la información relacionada con su plan de negocios.

En el momento en que se inicia la aplicación, la herramienta ofrece la posibilidad de decidir qué tipo de actividad desea realizar en cuanto al manejo de los negocios o proyectos. Para esto se cuenta con dos actividades básicas: crear un nuevo proyecto, o abrir un proyecto existente (Figura 5):

- Crea un nuevo proyecto. En este momento se inicia un nuevo plan de negocio. Aplica tanto para una empresa nueva como para una empresa que ya tenga alguna trayectoria y quiera iniciar un nuevo negocio. Es en este instante cuando el sistema interroga al usuario de la ubicación del almacenamiento de su nuevo proyecto; la herramienta crea nuevas plantillas de edición junto con un archivo de texto, el cual servirá para identificar el nombre del proyecto y algunos otros datos del usuario. Posteriormente se accede a las guías del usuario7 y a las plantillas de edición8 a través de las interfaces. Adicionalmente, se crea una copia de la hoja de cálculo.

- Abrir un proyecto existente. Aquí la herramienta interroga al usuario acerca de la ubicación del proyecto, es decir, en qué lugar se encuentra ubicado el proyecto. Una vez se tenga la ubicación, se despliega la información contenida en el archivo que se creó anteriormente, recordando que este almacena los datos claves del usuario. El usuario puede entonces acceder a sus propias plantillas de edición y a su correspondiente hoja de cálculo.

Una vez que se haya seleccionado cualquiera de las dos opciones (Nuevo o Abrir), se desplegará una ventana tipo explorador en donde se encontrarán dos componentes principales (Figura 6):

- El directorio, ubicado en la zona izquierda de la aplicación, en el cual se podrán observar las etapas que conforman el plan de negocios de UNBizPlanner.

- El visor de documentos, ubicados en la derecha de la ventana. En esta parte se presentarán los contenidos correspondientes a cada etapa seleccionada en el directorio.

Para apreciar cada uno de los documentos basta con seleccionar con el puntero del ratón en el directorio el tema que se desee tratar e inmediatamente la información pertinente aparecerá en el visor de documentos (Figura 6). Para obtener una breve descripción de cómo se debe utilizar la herramienta se puede seleccionar la opción “Vea la guía rápida”.

En el menú principal, la opción “Análisis financiero” se emplea para ejecutar Excel con la hoja de cálculo correspondiente al proyecto que se esté ejecutando en ese momento.

El directorio se puede expandir para ver los temas concernientes a cada una de las etapas contempladas en el plan de negocios (Figura 7).

En la parte superior de UNBizPlanner aparece una barra de herramientas con cinco botones (Figura 8), los cuales facilitan el uso de la aplicación para: crear un nuevo proyecto, abrir un proyecto existente,

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