ACTA DE INSTRUCCIÓN Y CONTROL PARA EL PROCEDIMIENTO SUMINISTRO COMBUSTIBLE A LOS VEHICULOS EN COMODATO EN ESTA METROPOLITANA Y DE PROPIEDAD DE LA POLICIA NACIONAL

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MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

POLICÍA NACIONAL

METROPOLITANA DE BOGOTA

ORDEN DEL DÍA

1. Verificación de Cuórum.
2. Lectura del acta anterior.
3. Verificación de los compromisos.
4. Tema a tratar.

DESARROLLO

1. El señor IT. EDGAR YESID TORRES HERRERA Responsable combustibles MEBOG y el señor PT. KEVIN JAIR USECHE VALENCIA, verifica la asistencia del personal comprometido en la realización de la presente acta de instrucción para control suministro combustibles.
2. No aplica acta anterior.
3. No aplican compromisos.
4. Tema a tratar:

En Bogotá, D.C., en las fechas indicadas en la firma, se reunieron en la Oficina de Combustibles del Grupo Movilidad de la MEBOG, los señores: IT. EDGAR YESID TORRES HERRERA, responsable del procedimiento de combustibles y el señor PT. KEVIN JAIR USECHE VALENCIA integrante de la oficina procedimiento combustible GUMOV y los señores conductores de los vehículos que más adelante se relacionan con el fin de hacer recomendaciones con respecto a los parámetros para el óptimo aprovechamiento del combustible, así:

1. Los conductores por regla primordial y obligatoria deberán bajarse del vehículo por las siguientes circunstancias así:

• Para informar al operador del surtidor que el vehículo es de la Policía Nacional y que el procedimiento de suministro de combustible, lo realiza con el dispositivo electrónico ya que, en ningún momento dicho procedimiento se debe realizar por fuera del sistema RUMBO TERPEL.
• Debido a que se vienen presentando muchos problemas y fallas de la digitalización del Kilometraje del Odómetro, se optó por que el conductor por obligación verifique personalmente que el señor operador digite en forma correcta, real y veraz el kilometraje plasmado en el odómetro.
• Por medidas de seguridad para prevenir cualquier accidente que ponga en riesgo la integridad del Policial, desde el momento de comenzar el procedimiento de suministro de combustible. En caso de que el policial no quiera bajarse o salir del vehículo el operador del surtidor no iniciara el procedimiento hasta que este lo haga.
• Deberán por obligación tomar foto del odómetro y del recibo cada vez que suministren combustible, y guardarlos como antecedente, en el caso cuando se solicite por parte de esta oficina dicha información por medidas de control y con el fin de verificar si coinciden el kilometraje registrado en el sistema vs el odómetro.  

1. Nunca se debe dictar, ni permitir digitar a los operarios de los surtidores de las estaciones de servicio, el kilometraje del odómetro en ceros, ni en cifras irreales, ni se tendrán en cuenta los dígitos en metros, estos datos van a un sistema administrativo de información, vital para ejercer controles del suministro combustible rendimiento kilometraje por galón y nunca debe ser adulterado, ni se debe inducir al error. Se le informa que en aplicabilidad de la LEY 1015 del 7 de febrero del 2016. Por medio de la cual se expide el “RÉGIMEN DISCIPLINARIO PARA LA POLICÍA NACIONAL”. TITULO VI, DE LAS FALTAS Y DE LAS SANCIONES DISCIPLINARIAS, CAPITULO I, Clasificación y descripción de las faltas, en el Artículo 34. Faltas gravísimas. En el Numeral 29. Es falta gravísima: EL afectar los sistemas informáticos de la Policía Nacional. 

1. En caso de que se digite mal el kilometraje del odómetro, se procederá a deshacer el procedimiento y se repetirá de nuevo hasta que se realice en forma correcta. Si por alguna circunstancia no se pudo corregir dicho error, deberá dirigirse a la oficina de procedimientos combustibles para que se le corrija o reinicie el sistema según la novedad presentada y se le informara el procedimiento a seguir. Si digitó mal el kilometraje por una sola vez tendrá que venir a la oficina de procedimientos combustible para que le socialicen el acta de instrucción, parámetros y control suministro combustibles; pero si es por dos o más veces deberá traer la siguiente anotación sin afectación al formulario de seguimiento del policial que incurrió en dicho erros, tomando el pantallazo del PSI donde figure la anotación y el grado, nombres y apellidos, así: Factor: Actividades de Servicio y Apoyo; Subfactor: eficiencia en el empleo de los recursos. ANOTACIÓN: Se realiza la presente afectación en el formulario de seguimiento del evaluado de conformidad con lo preceptuado en la Resolución No.04089  del 11 de septiembre de 2015, “Por la cual se establecen los parámetros para el diligenciamiento  de los documentos  en el proceso de evaluación  del personal uniformado, en su artículo 18 literal a COMPORTAMIENTO,  ítem Trabajo en equipo, teniendo en cuenta el reporte generado por el grupo de movilidad MEBOG, toda vez que se está induciendo al error, dictando o permitiendo digitar el kilometraje del odómetro en forma errónea e irreal en el momento de suministro de combustible en las estaciones de servicio autorizadas para dicho fin, según los reportes  arrojados  por el dispositivo electrónico para el suministro de combustible lo que evidenciado está afectando el servicio policial para la seguridad y convivencia en la jurisdicción asignada, Por lo tanto, se le sugiere realizar el procedimiento de suministro de combustible conforme a las recomendaciones y compromisos pactados y realizados para la verificación o control los cuales se encuentran estipulados en el Manual Logístico y en el Procedimiento 1LA-PR-0018, “ADMINISTRAR COMBUSTIBLE LIQUIDO Y GAS NATURAL VEHICULAR PARA VEHICULOS DE LA POLICIA NACIONAL”.

1. El responsable del vehículo coordinara con el Jefe de Vehículos de su unidad, con el fin de informar a la  oficina de procedimiento combustibles oportunamente, cuando el vehículo se encuentre: fuera de servicio, en mantenimiento, siniestro, remesado a otra unidad que no pertenezca y/o Propuesto para baja ; por tal motivo, se realizara el bloqueo del dispositivo electrónico de suministro de combustible a los vehículos que presentan mencionadas novedades, para minimizar los riesgos de que se pueden presentar en el procedimiento suministro combustibles.

1. En el caso del que el vehículo sea propuesto para baja o remesado a otras unidades policiales; el conductor deberá verificar que se le haga el procedimiento de descargue del vehículo del SIGEA y el jefe de vehículos de su unidad.

1. Los Vehículos que tenga fuera de servicio o dañado el odómetro, no se les puede suministrar combustible y el conductor tendrá por obligación informar de dicha novedad a la oficina de procedimiento combustible para el bloqueo del dispositivo electrónico y solicitar su respectivo arreglo a los jefes administrativos, jefe de vehículos o jefe de combustibles de su unidad.

1. Los conductores de los vehículos de la Policía Nacional no pueden manipular los surtidores de suministro de combustible, ya que es trabajo y responsabilidad del personal de operadores de los surtidores que laboran en la estación de servicio (único personal capacitado para dicho procedimiento).

1. El dispositivo electrónico de suministro de combustible debe estar debidamente instalado en el vehículo. (Remachado), en ningún momento puede ser portado a la mano. En caso contrario no se suministrará combustible y se debe informar de dicha novedad.

1. El respeto es la base fundamental para dar o recibir un buen servicio.

1. Deberán por obligación plasmar la firma y post firma en el recibo de suministro (Boucher), lo mismo que el número de Cédula.

1. El suministro de combustible asignado para cada vehículo, es de acuerdo a la tabla de suministro combustible, es de su único uso e intransferible para otro vehículo, ni tampoco se puede llenar en recipientes ajenos al tanque de combustible del vehículo.

1. Por ningún motivo se suministra combustible en galones, bolsas, botella, canecas u otros recipientes.

1. En caso de que por algún motivo se dispare el surtidor, y el vehículo al que se encontraba suministrando combustible, no se le pudo entregar todo el combustible que tiene asignado diariamente, en ningún momento se le puede seguir suministrando combustible por fuera del sistema, en dicho caso la estación no puede resolverle el problema presentado y de deberá comunicarse con la oficina de procedimiento combustible para que, por el sistema autorice el combustible que le hizo falta.

1. En las ocasiones que se suministra combustible adicional por requerimiento del servicio a los vehículos de las cuentas de la SCJ o DIRAF también deberán regirse por los parámetros estipulados en el Procedimiento Combustibles y plasmados en la presente acta.

1. Siempre deberán realizar el procedimiento de suministro de combustible con transparencia, legalidad y enmarcado en los parámetros estipulados por la oficina de procedimiento combustibles antes mencionados.

1. Los policiales que tengan asignado vehículos de la PONAL, o que se encuentren al servicio de la policía nacional (vehículos en comodato), son los responsables llevar una buena  administración del combustible que se le suministra con el fin de cumplir con la misionalidad institucional y por dicha razón por obligación  deben de informar oportunamente  mediante comunicado oficial, todas las novedades que se presenten con el procedimiento suministro combustibles, ya que son directamente responsables de realizar una buena administración de dicho bien con el  fin de que se tomen las medidas pertinentes del caso para que no se sigan presentando.

1. En caso de ocurrir cualquier novedad informar al teléfono en horario de oficina a los celulares de números Nro. (LLAMADAS 350-3002809/IT.TORRES) - (WHATSAPP 350-3002809/PT. USECHE).

1. Se debe tener en cuenta la tabla de rendimiento por galón que deben realizar los distintos vehículos de acuerdo al cilindraje que representen, así:

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